Nous aborderons dans une série d’articles les différents sujets cadrant l’activité du négoce. En effet, tous les négociants automobiles qui possèdent des véhicules d’occasion sont dans l’obligation de tenir jour par jour un livre de police.
Qu'est-ce qu'un Livre de Police ?
Le livre de police est un cahier qu’un revendeur d’objets d’occasion doit tenir quotidiennement. Il est également connu sous les appellations de registre des objets mobiliers (ROM), registre de brocante. Ce registre de police permet ainsi d’identifier les objets détenus en dépôt-vente et les personnes qui les ont vendus ou déposés. De ce fait, il permet d’enregistrer les transactions. Et ce, tout en conservant une trace de la provenance de l’objet et de son coût d’acquisition. Autrement dit, c’est un instrument pratique et efficace pour lutter contre la fraude fiscale et le recel d’objets volés.
Achat du Livre de Police
Les papeteries spécialisées vendent en magasin et sur internet des livres de police. Il y a des registres spécialisés en fonction de l’activité : livre de police automobile, pour bijoutiers, pour les métaux, pour les brocanteurs (registre de police d’objets mobiliers), etc. Ces cahiers de police spécifiques permettent de présenter l’information de manière optimisée pour l’activité en question.
Tenue d’un livre de police : qui sont les professionnels concernés ?
Qu’il soit commerçant autoentrepreneur, gérant de société ou simple particulier, tout revendeur d’objets usagés est assujetti à la tenue d’un livre de police. Et ce tant que la revente de ces objets lui apporte une plus-value. En tout cas, cette obligation concerne particulièrement les activités suivantes :
- Brocante et vente d’antiquités
- Dépôt-vente d’objets d’occasion (friperie, bijoux, vide grenier, galerie d’art…)
- Achat et revente d’objets précieux (bijoux en or, en argent…)
- Négoce automobile ou revente de véhicules d’occasion (livre de police automobile)
- Récupération et revente de fers et métaux…
En revanche, elle ne s’applique pas aux particuliers qui achètent ou revendent leurs objets personnels dans les vide-greniers ou sur internet. De fait, cette action ne leur offre aucun profit.
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Comment Remplir un Livre de Police Automobile ?
Un livre de police en bonne et due forme doit contenir des pages numérotées et inamovibles. Ceci étant pour empêcher la dissimulation et l’arrachage de certaines feuilles. Les pages du registre se présentent sous forme de tableaux qu’il faut remplir après chaque transaction. Ces colonnes comprennent :
- Le numéro d’ordre ou référence, c’est-à-dire le numéro d’entrée de l’objet
- La date des entrées
- L’origine des achats : nom, prénom, adresse et qualité du fournisseur (vendeur ou déposant)
- La désignation des objets vendus ou confiés et/ou le numéro d’inscription dans un catalogue comptable officiel : description de l’objet et signes distinctifs (numéro de série, signature)
- La nature des objets achetés ou confiés par les tiers : type d’objet, poids des métaux précieux (si nécessaire)
- La date de sortie des objets revendus
Chaque page du livre/registre de police inclut également une colonne pour les observations.
Il convient de toujours remplir le carnet de police de façon séquentielle avec de l’encre ineffaçable. Aucune page blanche ne doit donc être laissée. Il est également important d’éviter les ratures et les abréviations. Ainsi, toute erreur d’écriture doit être barrée à l’aide d’une règle pour faciliter le contrôle et montrer l’erreur de saisie manuscrite. Néanmoins, en cas d’erreur, une rature claire doit être visible.
Comme les autorités peuvent contrôler à tout moment le livre de police, il est primordial qu’il soit accessible facilement sur le lieu de l’établissement.
À noter qu’avant toute utilisation du registre, il est impératif qu’il soit coté et paraphé par l’autorité compétente : commissariat de police, gendarmerie ou la mairie.
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Informations Spécifiques au Livre de Police Automobile
Comme précisé auparavant, le négoce automobile ou la vente de véhicules d’occasion (VO, voitures ou scooters) est soumis à la tenue régulière d’un livre de police garage. Appelé également registre automobile, ce document doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de l’autorité préfectorale ou sous-préfectorale, suivant l’article R.321-1 du Code pénal.
En outre, en cas de plusieurs exploitations par la même personne physique ou morale, chaque point de vente ou garagiste est dans l’obligation de tenir et de remplir ce registre de police. Il doit indiquer les informations suivantes :
- L’identification du véhicule
- Numéro de police (numéro d’entrée du VO)
- Date d’entrée du véhicule dans le parc automobile (et non sa date d’achat)
- La description du véhicule
- Marque, modèle, version, couleur, kilométrage, type mine, immatriculation, numéro VIN et le pays d’origine du véhicule.
- L’identité du fournisseur
- Si c’est un professionnel : numéro de SIRET et coordonnées complètes.
- Dans le cas d’un particulier : numéro de pièce d’identité et adresse
- Le montant de l’achat du véhicule
- Coût d’acquisition du VO
- Mode de règlement
- La sortie du VO du livre de police automobile garage
- Identification de l’acheteur final et date de sortie du véhicule
- Destination : vente, dépôt-vente, restitution (annulation de vente)
- Coût de la vente
- Date de la vente
Livre de Police Numérique
Depuis 2013, les revendeurs d’objets d’occasion peuvent tenir leur registre de police de manière informatisée. L’utilisation d’un logiciel spécialement conçu à cet effet est ainsi requise. Toutefois, la fiabilité et la conformité à la loi de ce livre de police numérique doivent pouvoir être prouvées. Il faut donc qu’il génère des écritures chronologiques infalsifiables. Mais aussi des feuilles informatiques numérotées et datées sans aucune possibilité de modification. En plus, la loi impose au revendeur l’impression journalière de chaque nouvel enregistrement de ce carnet de police électronique.
De notre côté, nous sommes partisans de la saisie informatique, vous vous en doutez ! Moins répandu, le livre de police informatique tenu par un logiciel est beaucoup plus pratique car cela évite la ressaisie des véhicules. L’utilisateur doit être capable de le présenter à tous moments, sous format informatique de type PDF ou imprimé.
Bon à savoir : en vertu de l’article 23 de la Loi 78-17 du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’utilisation de ce type de fichier informatique doit faire l’objet d’une déclaration à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
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Sanctions en cas de Non-Respect des Obligations
Bon à savoir : comme le livre de police est une obligation légale, ne pas tenir un livre/registre de police peut faire l’objet d’une sanction. Cela vaut aussi pour la falsification de ce document. Le revendeur d’objets d’occasion risque alors de payer une amende qui peut aller jusqu’à 30 000 €. À cela s’ajoute une peine d’emprisonnement de 6 mois.
Durée de Conservation du Registre
À sa date de clôture, un registre de police version papier devra être conservé pendant encore 5 ans. Pour les versions informatisées, par contre, les données enregistrées dans un livre de police devront être sauvegardées pendant 10 ans.
Le livre de police automobile est à conserver au minimum 5 ans après la clôture de la société et doit être maintenu en bon état.
FAQ Livre Registre de Police
Voici quelques questions fréquemment posées concernant le livre de police :
- Combien coûte un livre/registre de police ? Il faut débourser entre 25 à 50 € pour l’acquisition d’un livre de police.
- Où acheter un registre de police automobile ? Les registres de police sont disponibles dans les librairies, les maisons de presse et bien évidemment sur internet.
- Est-ce qu’il est obligatoire de faire signer le livre de police en mairie ? Oui, il faut coter et parapher le livre de police en mairie ou à défaut par la gendarmerie ou le commissariat de police avant son utilisation.
- Faut-il un registre de police pour un auto-entrepreneur ? A partir du moment où l’auto-entrepreneur fait de la vente, achat ou dépôt d’objets d’occasion, oui, il doit tenir un carnet de police.
- Comment parapher un livre de police ? Il faut faire signer le cahier de police avant de commencer à le remplir par le maire ou le commissaire.
- Peut-on trouver un livre de police dématérialisé gratuit ? Non. Vous trouverez peut-être une version d’essai gratuite d’un livre de police numérique. Mais au final ce sera payant.
- Où trouver un exemple de livre de police rempli ? Tapez exemple livre police rempli dans Google, puis cliquez sur Images.
- Un livre de police PDF à télécharger ? Une telle solution ne sera pas validée. Votre carnet de police doit être relié afin de garantir la chronologie des entrées et l’intégrité des données.
Exemples de Livres de Police et Registres Disponibles
Pour répondre aux obligations légales d’une entreprise, E-Statuts propose des Livres de Police et des Registres pour les Achats-Ventes d'objets d'occasions : Antiquité, Automobile, Moto, Vêtement, Bijoux, Livre, Ferraille, etc.
Livre de Police pour Objets Mobiliers - Antiquaire et Brocanteur
Référence : AF03-4440-ES
Registre - Livre de police, relié et toilé.
Activités : Dépôt/vente, antiquaires, brocanteurs.
100 pages numérotées. Format : 320 x 240 mm vertical.
Exacompta : 4440E.
Livre de Police Spécial Garagistes et VO - Exacompta
Référence : AF03-4441-ES
Livre de police VO, VN obligatoire pour les garages, revendeurs, etc.
Registre relié et toilé. 100 pages numérotées. Format : 240 x 320 mm horizontal.
Exacompta : 4441E.
Registre Bijoutier Fabricant - Livre de Police Métaux Précieux ELVE
Référence : AF02-14162
Registre pour Bijoutier, Joaillier, Créateur, etc.
Activités : Fabrication d'objets précieux en or et argent.
Livre de police relié et toilé. 200 pages numérotées. Format : 210 x 297 mm.
Référence : ELVE 14162.
Registre Bijoutier Réparateur - Livre de Police Métaux Précieux ELVE
Référence : AF02-14182
Livre de police relié et toilé. Registre pour les bijoutiers, joailliers, créateurs.
Activités : Réparations d'objets précieux.
200 pages numérotées. Format : 210 x 297 mm.
Référence : ELVE 14182.
Registre Bijoutier - Bulletins de Dépôt ELVE
Référence : AF02-14192
Registre de bulletins de dépôts de Bijoux. Pour Bijoutier, Joaillier, etc.
Livre relié et toilé. 1008 bulletins numérotés, détachables. Format : 210 x 310 mm - vertical.
Référence : ELVE 1419-2.
Registre Vide Grenier - Manifestations Publiques ELVE
Référence : AF02-1415
Registre pour l'inscription des participants.
Livre de police pour manifestations publiques ou d'échange d'objets mobiliers.
Pour vente au déballage, braderie, marché aux puces, brocante, Vide-grenier et foire-à-tout.
Piqûre 80 pages.
Livre de police Automobile - Garage ELVE 1414
Référence : AF02-1414
Registre objets mobiliers obligatoire V.O. Pour les garages, revendeurs, etc.
Registre noir relié et toilé. 100 pages numérotées. Format : 250 x 320 mm horizontal.
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