Bon nombre de salariés sont amenés à se déplacer quotidiennement dans le cadre de leur activité professionnelle. Bien souvent, et notamment dans certaines professions (commerce, BTP, etc), l’employeur préférera cette seconde solution, moins coûteuse. Choix N°1 : Demander au salarié d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles. Choix N°2 : Mettre à disposition du salarié un véhicule appartenant à l’entreprise.

Différences entre véhicule de fonction et véhicule de service

Quelles sont les différences entre un véhicule de fonction et un véhicule de service ? Il est essentiel de distinguer ces deux types de véhicules, car ils impliquent des conditions et des obligations différentes pour l'employeur et le salarié.

Véhicule de service

En principe, un véhicule de service est donc réservé aux déplacements professionnels. L’utilisation du véhicule de service est strictement professionnelle. Le véhicule de service, lui, est beaucoup moins permissible. Il doit seulement être utilisé pour les déplacements professionnels. La mise en place de ce type de véhicule doit être faite par écrit (règlement intérieur, note de service, contrat de travail) précisant l’interdiction d’utilisation à des fins personnelles.

Ce véhicule est mis à disposition pour un usage strictement professionnel. Le salarié doit donc le restituer lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congé.

En principe, un véhicule de service est utilisé exclusivement pour les trajets professionnels : pour se rendre du siège de l’entreprise jusque sur un chantier par exemple. En revanche, il conserve le droit de retirer à tout moment le véhicule de service au salarié, sans que cela puisse être considéré comme une modification du contrat du travail.

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Véhicule de fonction

Une voiture de fonction est confiée au salarié non seulement pour ces déplacements professionnels mais aussi personnels. Une voiture de fonction est un avantage en nature qui permet au salarié de l’utiliser tant pour ses déplacements professionnels que personnels. Ce véhicule est mis à la disposition du salarié de façon permanente. Il peut donc l’utiliser aussi bien pendant le temps de travail qu’en dehors. Il peut l’utiliser en dehors de son temps de travail, le weekend par exemple.

Cette mise à disposition est considérée comme un élément de la rémunération. Étant donné les coûts associés à un véhicule de fonction (entretien, assurance, carburant, etc.), ce dernier est considéré comme un revenu pour le salarié. Étant assimilé à un élément de rémunération, il ne peut être supprimé unilatéralement en cas de suspension du contrat de travail (quelle qu’en soit la cause). De plus, étant un avantage en nature, l’employeur ne peut pas retirer ce véhicule de manière unilatérale.

Obligations et responsabilités

Les conditions d’utilisation d’une voiture de société doivent être clairement définies dans le contrat de travail ou un avenant spécifique à cet effet.

Obligations du salarié

  • Utilisation appropriée : L’employé a l’obligation d’utiliser la voiture de société conformément aux règles établies par l’employeur.
  • Entretien régulier : L’employé est responsable de maintenir la voiture de société en bon état en effectuant un entretien régulier tel que recommandé par le constructeur.
  • Respect des règles de sécurité : L’employé doit respecter les règles de sécurité routière lors de la conduite de la voiture de société.
  • Signalement des problèmes : L’employé a l’obligation de signaler tout problème ou défaut de la voiture de société à l’employeur dès qu’il en prend connaissance.

Obligations de l'employeur

  • Fournir une voiture de qualité : L’employeur a l’obligation de fournir à l’employé une voiture de société en bon état, répondant aux normes de sécurité et régulièrement entretenue.
  • Formation et sensibilisation : L’employeur doit fournir une formation adéquate aux employés quant à l’utilisation et à l’entretien de la voiture de société.
  • Couverture d’assurance appropriée : L’employeur a l’obligation de souscrire une assurance appropriée pour la voiture de société, couvrant les risques liés à l’utilisation de la voiture par l’employé.
  • Support et assistance : L’employeur doit être accessible pour fournir un support et une assistance aux employés en cas de besoin.

Il est important que tant l’employé que l’employeur respectent leurs obligations respectives pour garantir une utilisation responsable et sécurisée de la voiture de société.

Avantages et inconvénients

La voiture de société est un avantage considérable pour les employés, mais qu’en est-il pour les employeurs ?

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Pour l'employé

  • Économies financières : L’un des principaux avantages pour l’employé est les économies financières qu’il peut réaliser en utilisant une voiture de société.
  • Mobilité professionnelle accrue : La voiture de société offre à l’employé une plus grande mobilité professionnelle.
  • Confort et flexibilité : Avoir une voiture de société offre également un plus grand confort et une plus grande flexibilité dans les déplacements quotidiens.
  • Avantages fiscaux imposables : L’utilisation d’une voiture de société est souvent soumise à des avantages fiscaux imposables.
  • Limitation personnelle de l’utilisation du véhicule : Dans certains cas, l’employé peut être limité dans l’utilisation personnelle de la voiture de société.
  • Dépendance par rapport à la voiture : Le fait d’avoir une voiture de société peut entraîner une certaine dépendance vis-à-vis de celle-ci.

Pour l'employeur

  • Attraction et rétention des talents : Fournir une voiture de société peut être un réel avantage pour attirer et retenir les meilleurs talents.
  • Image de marque de l’entreprise : Une voiture de société est un excellent moyen de promouvoir l’image de marque de l’entreprise.
  • Réduction des frais de déplacement : En fournissant une voiture de société, les employeurs peuvent réduire les frais de déplacement des employés.
  • Amélioration de la productivité : Les employés disposant d’une voiture de société peuvent se déplacer plus facilement et plus rapidement, ce qui peut améliorer leur productivité globale.
  • Coûts élevés : Fournir une voiture de société peut représenter un coût élevé pour l’employeur.
  • Gestion complexe : La gestion d’une flotte de voitures de société peut être complexe pour les employeurs.
  • Responsabilité en matière de sécurité : L’employeur est également tenu responsable de la sécurité des employés lorsqu’ils conduisent une voiture de société.
  • Impact sur l’environnement : L’utilisation de voitures de société peut avoir un impact sur l’environnement en raison des émissions de gaz à effet de serre.

Aspects fiscaux

Les véhicules de société sont soumis à diverses taxes en fonction de leur utilisation. Par ailleurs, si le salarié utilise la voiture de société pour ses déplacements personnels, il devra s’acquitter d’un avantage en nature correspondant à cette utilisation privée.

La mise à disposition de véhicule constitue une prestation de services. Elle est taxable si elle donne lieu à une contrepartie, même forfaitaire, prélevée sur le salaire ou facturée distinctement au salarié.

Le rescrit publié précise ainsi que cette notion de contrepartie et donc d’imposition à la TVA s’applique lorsque le salarié bénéficie d’un véhicule en contrepartie d’un prélèvement sur son salaire brut ou net. En effet, le salarié renonce dans ce cas à une fraction de sa rémunération en argent en échange d’un avantage individualisé, à savoir la mise à disposition du véhicule.

En revanche, si l’usage du véhicule est exclusivement professionnel ou mis à disposition gratuitement, sans lien avec la rémunération, la TVA n’est pas exigible.

Base d’imposition et récupération de la TVA en amont

Lorsque la mise à disposition est taxable, la base d’imposition à la TVA correspond à la totalité de la contrepartie reçue.

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L’entreprise peut, dans ce cas, déduire la TVA grevant les dépenses afférentes au véhicule, sous réserve des règles de droit commun et des exclusions prévues à l’article 206, IV du CGI, notamment pour les véhicules de tourisme. En effet, l’achat ou à la location d’un véhicule de tourisme est en principe exclut de la récupération de la TVA.

En revanche, lorsque le véhicule est destiné à être donné en location, la TVA est récupérable selon le IV-2-6°-b de l’article 206 du CGI. Ainsi, lorsque le véhicule est destiné, dès son acquisition par l’entreprise, à être mis à la disposition permanente, avec contrepartie, d’un de ses salariés, la TVA relative à cette acquisition n’est pas exclue du droit à déduction.

Clause contractuelle

Ensuite, vous devrez rédiger soigneusement la clause contractuelle du contrat de travail du salarié (ou son avenant) pour encadrer cette mise à disposition. Indiquez le titre de cette clause et la nature de la voiture. S’agira-t-il d’une voiture de fonction ou de service ?

Exemple de formulation : « La Société Y met à disposition de Monsieur Z (nom et prénom), un véhicule de fonction/service qui appartient à la Société.

Si vous avez choisi le véhicule de service, l’attribution doit être réalisée à titre professionnel exclusivement. Le véhicule de fonction est attribué à titre professionnel et à usage personnel.

Exemple de formulation sur les frais d’essence et de garage : « Les frais d’essence et de garage sont pris en charge par la Société Y sous réserve de présentation par Monsieur Z des justificatifs et factures afférentes.

Exemple de formulation sur le montant de l’avantage en nature : « L’usage privé du véhicule constitue pour Monsieur Z un avantage en nature.

Gestion des amendes et accidents

En principe le salarié n’est pas tenu responsable d’un accident subi avec son véhicule de service. Les coûts de réparation du véhicule et de franchise d’assurance sont à la charge de l’employeur. La clause du contrat de travail qui stipulerait le contraire est nulle (Cass. Soc. 6 mai 2009, n°07-44.485).

La réparation des dommages causés aux éventuelles victimes de l’accident incombe également à l’employeur. Mais dans certains cas, l’amende devra être acquittée par l’employeur. Par ailleurs, en tant que propriétaire de la carte grise, l’employeur reste redevable des amendes pour stationnement gênant, pour excès de vitesse et pour non-respect des feux tricolores.

En aucun cas l’employeur ne peut procéder à une retenue de salaire pour compenser l’amende dont il s’est acquitté. Une clause du contrat de travail qui oblige le salarié à rembourser ses amendes est nulle (Cass. Soc.

Utilisation du véhicule de service pour les trajets domicile-travail

Toutefois, il est toléré que le salarié puisse l’utiliser pour effectuer les trajets entre son domicile et son lieu de travail. Dans ce cas, l’employeur devra démontrer que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n’est pas desservi ou est mal desservi, soit en raison de conditions ou d’horaires particuliers de travail.

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