Lorsqu’une infraction au code de la route est réalisée par un salarié au volant d’un véhicule mis à sa disposition par sa société, c’est le représentant légal de la société qui reçoit la contravention. Vous avez un véhicule de société ? Vous n'êtes pas à l'abri d'une amende pour excès de vitesse ou stationnement non réglementaire bien entendu, mais qui est responsable ? La personne qui conduit ? La société propriétaire du véhicule de fonction ? La personne physique ou morale inscrite sur la carte grise ? Il existe des règles strictes à ce sujet.

Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur l'amende pour un véhicule de société, comment la contester, l'obligation de désignation du conducteur et les risques si vous ne payez pas à temps.

Immatriculation d'un véhicule de société

Quelle que soit la catégorie du véhicule terrestre : une camionnette, véhicule de tourisme, utilitaire ou camion, il doit obligatoirement être immatriculé. Lorsque vous achetez un véhicule pour votre société, vous devez l'immatriculer au nom de la société. En cas de changement de votre situation ou de la propriété du véhicule, vous avez un mois pour changer l'immatriculation au nom de la société.

Voici les situations qui requièrent l'intervention du représentant légal de l'entreprise pour créer ou changer l'immatriculation :

  • Achat du véhicule au nom de la société, neuf ou occasion
  • Vente du véhicule
  • Changement d'adresse de l'entreprise
  • Modification du nom de l'entreprise (raison sociale)
  • Perte, vol ou dégradation de la carte grise
  • Modification du véhicule (transformation en utilitaire par exemple)

Les informations spécifiques à carte grise du véhicule d'entreprise

Sur une carte grise, on trouve une appellation dans la rubrique J.1 qui désigne le type de véhicule et sa fonction, voici les codes couramment trouvés :

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  • CAM pour un utilitaire ou camion au PTAC de plus de 3,5 tonnes
  • CTTE pour une camionette, utilitaire ou véhicule de société de moins de 3,5 tonnes
  • VP pour une voiture particulière (ex: voiture de fonction)
  • Deriv-VP si le véhicule particulier n'a que 2 places, et a une utilisation professionnelle

Les amendes et les infractions

Il existe 5 classes d'infractions au code de la route, impliquant chacune une amende et dans certains cas, des points retirés au permis, menant à un retrait de permis dans les cas les plus graves.

Voici les différents échelons d'amendes qu'un conducteur en véhicule d'entreprise peut recevoir :

  • 1ère classe (jusqu'à 38 euros) : non respect du stationnement
  • 2ème classe (jusqu'à 150€) : changement de direction sans clignotant, non-paiement d'un péage, absence d'attestation d'assurance
  • 3ème classe (jusqu'à 450€) : Excès de vitesse inférieur à 20 km/h (si la vitesse autorisée maximale est au dessus de 50km/h), dispositif de freinage non-conforme
  • 4ème classe (jusqu'à 750€) : Usage d'un téléphone portable tenu en main, circulation sur la bande d'arrêt d'urgence, conduite sans ceinture de sécurité, refus de priorité, non-respect d'un feu rouge ou stop, franchissement/chevauchement d'une ligne continue, absence de visite technique périodique, conduite en état alcoolique, circulation en sens interdit, non-respect de la distance de sécurité, excès de vitesse inférieur à 50km/h, dépassement dangereux, circulation sans éclairage, absence du certificat d'immatriculation (carte grise)
  • 5ème classe (jusqu'à 1500€ ou 3000€ en cas de récidive) : Excès de vitesse supérieur à 50km/h

Certaines contraventions des 4 premières classes sont punies d'une amende forfaitaire qui peut aller de 11€ à 135€.

Obligation de désignation du conducteur

En cas d'infractions sans interception (par appareil de contrôle automatique), dans le cas d'un véhicule appartenant à un particulier, il n'y a aucune obligation de dénoncer la personne qui était au volant pour contester une amende, si elle ne correspond pas à la carte grise par exemple. Mais ce n'est pas le cas pour une entreprise ! En effet, si le véhicule appartient à une société et que le nom sur la carte grise désigne une personne morale, il est obligatoire de désigner la personne physique qui conduisait le véhicule. L'administration doit ensuite éditer un nouvel avis de contravention qui remplace le premier, cette fois au nom de la personne.

C’est donc au dirigeant de la société de respecter l'obligation de désignation du conducteur, y compris s’il s’agit de lui-même. Une règle reste commune : la contestation doit être effectuée dans les 45 jours suivant l’envoi de l’avis de contravention.

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L'amende pour non-désignation du conducteur

L'obligation de désignation du conducteur n'est pas à prendre à la légère ! En cas de non-désignation du conducteur responsable par le représentant légal dans les 45 jours suivant l’envoi de l’avis de contravention, la personne morale s’expose à une amende supplémentaire.

Cette amende forfaitaire de 675 EUR, qui peut être minorée à 450€ ou majorée à 1875 EUR selon la date de paiement. Si l'amende est adressée au représentant légal, son montant peut s’élever à 750 EUR.

Ces amendes s'ajoutent au montant sur l'avis de contravention initial (infraction à l'origine de la première amende) dont le représentant légal est seul responsable en l’absence de désignation, et tenu de payer sur ses propres deniers.

Attention : si le titulaire de la carte grise est une personne physique ayant immatriculé le véhicule en tant que personne morale, il faudra clarifier la situation avec l’administration en fournissant une copie de la carte grise du véhicule au nom de la personne physique, ainsi que ses coordonnées.

A savoir qu'une fausse déclaration (désigner le mauvais conducteur par exemple) peut coûter jusqu'à 15 000€ d'amende et 1 an de prison.

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Depuis le 1er janvier 2017, l’article L121-6 du Code de la route impose aux employeurs de désigner formellement le conducteur qui était au volant au moment de l’infraction. Cette obligation de désignation concerne toutes les infractions constatées par des appareils de contrôle automatique (radars fixes, mobiles, feux rouges, etc.) sans interception du conducteur.

La désignation s’effectue généralement en ligne sur le site de l’ANTAI (Agence Nationale de Traitement Automatisé des Infractions) ou par courrier recommandé avec accusé de réception.

Qui paie l'amende ?

Le représentant de l’entreprise qui est titulaire de la carte grise, est responsable pécuniairement de ces infractions. C’est donc à l’entreprise de les payer.

Dans les faits, il serait logique que le conducteur ayant fait une entorse à la réglementation ait à rembourser à son employeur l’amende qui en découle. Lorsqu’il s’agit du dirigeant lui-même, généralement non lié à la société par un contrat de travail, pas de difficultés particulières. Il est fort peu probable qu’il décide ensuite de contester cette demande de remboursement…puisqu’elle émane de lui-même.

Avec un salarié, cela se complique. En effet, cela pourrait être assimilé à une sanction pécuniaire et est lié au fait que l’employeur engage la responsabilité du salarié. Mais ce n’est en principe possible que dans le cas d’une faute lourde. En l’espèce, il paraît risqué de s’engager dans cette démarche. Évidemment, ceci ne vaut que dans le cadre de l’utilisation professionnelle du véhicule. Si le salarié en a la disposition à titre personnel, les amendes reçues dans cette situation lui incombent.

Rappelez vous également que les amendes ne sont fiscalement pas déductibles. Cela signifie que la société les paie, mais qu’elle ne viennent pas diminuer son résultat fiscal pour le calcul de l’impôt. C’est en quelques sorte, une double sanction…

Si la perte de points concerne exclusivement le conducteur désigné, qu’en est-il du paiement de l’amende ? L’employeur ne peut pas légalement effectuer une retenue sur salaire pour récupérer le montant d’une amende payée pour le compte d’un salarié. L’entreprise peut néanmoins choisir de prendre en charge volontairement le paiement de l’amende.

Comment contester une amende ?

Une fois l'amende reçue, le mandataire social a 45 jours pour désigner le conducteur responsable de l'infraction routière ou contester l'amende. Attention : même si vous contestez l'amende, il faut d'abord désigner le conducteur du véhicule.

Pour contester une amende adressée à votre entreprise, il faut envoyer au ministère public des preuves que le représentant légal ou le salarié en cause n'était pas présent dans le véhicule à l'heure de l'infraction routière. Cela peut être une déclaration sur l'honneur de la présence de l'employé dans les locaux, ou un récépissé d'un dépôt de plainte, déclaration de perte du véhicule réalisé en gendarmerie par exemple.

Pour contester une amende pour non désignation du conducteur, vous devez avoir un document prouvant que vous avez désigné le conducteur bien entendu. Il faudra donc une copie du courrier et une preuve de l'envoi du courrier (avis de réception) au ministère public. En cas de déclaration sur internet, une capture d'écran de votre déclaration de désignation, avec la date et les coordonnées peuvent aussi prouver que vous avez bien désigné le conducteur, dans le temps limite de 45 jours après réception de la contravention.

Il est aussi possible de dématérialiser la requête et de la faire directement sur le site www.antai.gouv.fr

L’employeur doit alors s'opposer au paiement et à la prise en charge du procès-verbal dans un délai maximum de 45 jours. L’envoi doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception.

En tant que personne morale, c’est à vous, entreprise, de déclencher la procédure de dénonciation de l’auteur de l’infraction. Vous avez ainsi 45 jours, à compter du jour où la contravention a été dressée à l’encontre de votre salarié, pour transmettre à l’administration concernée :

  • les coordonnées complètes du conducteur responsable de l’infraction,
  • son numéro de permis de conduire.

NB : ce même délai s’applique si vous devez déclarer le vol du véhicule ou tout événement permettant de contester la légitimité de cette contravention.

Si votre salarié vous le demande de bonne foi, il vous est également possible d’engager une procédure de contestation de l’infraction, au risque de recevoir une amende majorée si la demande est rejetée.

Retrait de points

Puisque les amendes d'infraction routière retombent toujours sur le conducteur au volant du véhicule au moment de l'infraction, il en est de même pour le retrait de points. Le salarié ou associé de l'entreprise qui était au volant doit non seulement payer l'amende mais aura aussi, dans certains cas, des points retirés de son permis personnel.

Les autorités compétentes renverront ensuite un avis de contravention directement au salarié. Il devra s’acquitter de l’amende prévue et pourra avoir un retrait de points.

En matière de contravention avec un véhicule de société, la règle est claire : c’est le conducteur désigné qui perd les points sur son permis de conduire. En l’absence de désignation, l’entreprise s’expose à une amende majorée pour non-désignation, mais aucun point n’est retiré.

La loi a changé afin de responsabiliser les conducteurs de voiture de société. En cas d’infraction, le retrait de point, bien qu’il concerne une voiture de société, est appliqué au conducteur du véhicule de votre flotte.

Les infractions concernées par l'obligation de désignation

En application de la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016, en cas d’infraction au Code de la route, l’employeur a obligation de révéler l’identité du salarié responsable. Cette disposition légale ne concerne que certaines infractions commises au volant d’un véhicule de fonction.

Voici la liste des infractions concernées. Celles-ci sont liées :

  • à l’utilisation de la ceinture de sécurité
  • à l’utilisation du téléphone tenu en main
  • à la circulation sur une route ou une section dédiées à des catégories d'usagers autres que celle du véhicule
  • à la conduite sur les bandes d’arrêt d’urgence
  • au non-respect de la distance de sécurité
  • au fait de franchir et/ou de chevaucher des lignes continues
  • au non-respect des dispositifs de signalisation qui nécessitent l’arrêt des véhicules
  • au respect des vitesses autorisées par le Code de la route
  • aux dépassements dangereux
  • à l’engagement dans l’espace réservé aux deux roues, compris entre les lignes d’arrêt à un feu tricolore

Voici les infractions que doit dénoncer une entreprise si elles sont commises par un employé conducteur de sa flotte automobile. Elles sont toutes sanctionnées par le Code de la route :

  • L’utilisation du téléphone portable ;
  • Le non-port de la ceinture ;
  • Le dépassement des vitesses maximales autorisées ;
  • Le stationnement, l’arrêt ou la circulation sur des couloirs de sécurité ;
  • Le franchissement ou le chevauchement d’une ligne blanche continue ;
  • L’emprunt des voies de circulation réservées à d’autres véhicules (bus, tramway, etc.) ;
  • Le manquement aux règles de distance de sécurité imposée entre des engins motorisés ;
  • Le franchissement d’un signal d’arrêt de circuler ;
  • Le manquement aux règles relatives aux dépassements ;
  • L’absence de détention d’assurance de responsabilité civile.

Seules les infractions qui sont réalisées avec une voiture qui appartient à une organisation privée ou louée en son nom sont concernées. De plus, ces infractions doivent être observées avec un appareil de contrôle automatique homologué.

Procédure pour l'employeur

L’employeur a dorénavant 45 jours dès la réception de l’avis de contravention pour indiquer à l’autorité qui figure sur l'avis les informations concernant le contrevenant. C’est l’arrêté du 15 décembre 2016 qui indique quelles sont les informations à transmettre et leurs modalités de transfert.

Pour cela, l'employeur peut opter pour l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou utiliser le système de déclaration dématérialisée en ligne. Dans tous les cas, il devra impérativement indiquer le nom, le prénom et les coordonnées de l'usager qui conduisait le véhicule, mais également joindre une copie de son permis de conduire pour faciliter les vérifications, ainsi que l’édition d’un nouvel avis de contravention. Celui-ci sera adressé directement par voie postale au domicile du salarié concerné.

S’il ne respecte par la procédure, l’employeur peut être sanctionné par une amende de 4e classe dont le montant peut atteindre 750 € maximum pour l’employeur lorsqu’il s’agit d’une personne physique et 3 750 € pour l’entreprise lorsqu’il s’agit d’une personne morale.

Cependant, cette obligation pourra être levée dans le cadre d'une procédure pour le vol, l’usurpation de plaques d’immatriculation, ou en cas de force majeure avérée, à condition qu’il en apporte les preuves.

Voiture de fonction : Rappel

Une voiture de fonction est un véhicule mis à la disposition d’un salarié par son employeur. Si l'employeur accepte que la voiture désignée comme étant le véhicule de fonction puisse servir à la fois dans le cadre des déplacements professionnels et des déplacements privés du salarié, alors cette voiture est considérée comme étant un avantage en nature, et doit donc être intégrée aux cotisations sociales du salarié.

Le salarié n’est pas propriétaire du véhicule de fonction. La voiture est en effet possédée ou louée par la société qui emploie l’usager, et qui doit également se charger de la majorité des démarches, comme la souscription au contrat d’assurance auto qui doit couvrir l’usager dans le cadre de ses déplacements professionnels.

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