En France, les entreprises ont la possibilité de fournir des véhicules à leurs employés, que ce soit des véhicules de service ou de fonction. Comprendre les distinctions entre ces deux types de véhicules et les règles qui les régissent est essentiel pour une gestion efficace et conforme à la législation.
Différence entre Véhicule de Service et Véhicule de Fonction
Il est crucial de distinguer un véhicule de service d'une voiture de fonction :
- Véhicule de service : Il est utilisé exclusivement pour les trajets professionnels, comme se rendre du siège de l’entreprise sur un chantier. L'utilisation à des fins personnelles n'est pas autorisée, sauf exception précisée dans le contrat de travail.
- Véhicule de fonction : Il est confié au salarié non seulement pour les déplacements professionnels, mais aussi personnels. Le salarié peut l’utiliser en dehors de son temps de travail, le week-end par exemple. Cette mise à disposition est considérée comme un élément de la rémunération.
En résumé :
- Un véhicule de service est destiné exclusivement aux déplacements professionnels.
- Une voiture de fonction est attribuée à un salarié ou un dirigeant pour un usage professionnel et privé.
Règles d'Utilisation et Tolérance de l'Employeur
En principe, un véhicule de service est réservé aux déplacements professionnels. L’employeur peut par exemple accepter qu’un salarié l’utilise pour ses trajets domicile-lieu de travail. Lorsque l’employeur tolère une telle utilisation, il s’engage tacitement à ne pas la reprocher au salarié par la suite. Toute sanction sera considérée comme injustifiée (Cass. Soc. 14 septembre 2016, n°15-13.740).
Mais si vous avez toléré un usage plus large, vous ne pourrez pas ensuite sanctionner le salarié pour ce dépassement. Normalement un véhicule de service ne doit être utilisé par le salarié que pour les déplacements professionnels et pour les trajets domicile-lieu de travail.
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En revanche, il conserve le droit de retirer à tout moment le véhicule de service au salarié, sans que cela puisse être considéré comme une modification du contrat du travail.
Responsabilité en Cas d'Accident
En principe, le salarié n’est pas tenu responsable d’un accident subi avec son véhicule de service. Les coûts de réparation du véhicule et de franchise d’assurance sont à la charge de l’employeur. La clause du contrat de travail qui stipulerait le contraire est nulle (Cass. Soc. 6 mai 2009, n°07-44.485).
La réparation des dommages causés aux éventuelles victimes de l’accident incombe également à l’employeur. Mais dans certains cas, l’amende devra être acquittée par l’employeur. Par ailleurs, en tant que propriétaire de la carte grise, l’employeur reste redevable des amendes pour stationnement gênant, pour excès de vitesse et pour non-respect des feux tricolores. En aucun cas l’employeur ne peut procéder à une retenue de salaire pour compenser l’amende dont il s’est acquitté. Une clause du contrat de travail qui oblige le salarié à rembourser ses amendes est nulle (Cass. Soc.).
Aspects Fiscaux et Déclaratifs
En France, le recours à des véhicules de service en entreprise permet de profiter de règles fiscales avantageuses. La fiscalité appliquée aux véhicules de service en France vise à inciter les entreprises à opter pour des véhicules moins polluants.
Depuis 2022, de nouvelles taxes annuelles ont remplacé l’ancienne taxe sur les véhicules de Service (TVS). À présent, elle comprend 2 composantes :
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- La première est calculée en fonction des émissions de chaque véhicule. Les véhicules électriques, quant à eux, sont totalement exonérés de cette taxe.
- La seconde taxe sur les émissions de polluants atmosphériques tient compte des émissions d’autres polluants et concerne principalement les véhicules thermiques.
L’amortissement d’un véhicule de service est variable selon son type et sa motorisation. Ainsi, si un véhicule utilitaire peut être intégralement amorti, une voiture de tourisme est soumise à un plafond de déductibilité. Celui-ci est, là aussi, plus favorable aux véhicules électrifiés. D’une part le plafond est supérieur (30 000 € contre 18 300 € maximum pour un véhicule thermique). D’autre part, la voiture électrique permet un amortissement séparé du véhicule et de sa batterie.
La récupération de la TVA sur le carburant est variable, avec des taux plus élevés pour les véhicules utilitaires et les modèles électriques, facilitant une gestion plus économique des flottes. Ainsi, vous pouvez récupérer 80 % de la TVA sur le gasoil ou l’essence pour un véhicule de tourisme thermique ou 100 % de la TVA pour un véhicule utilitaire ou pour une voiture électrique.
Enfin, une nouvelle taxe annuelle incitative relative à l’acquisition de véhicules légers à faibles émissions est entrée en vigueur à compter du 1er mars 2025. Cette mesure vise à inciter les grandes entreprises, possédant une flotte de plus de 100 véhicules, à intégrer un nombre croissant de véhicules à faibles émissions dans leur flotte. Elle repose sur un calcul complexe, basé sur plusieurs facteurs. Néanmoins, les entreprises déjà en conformité avec les quotas de véhicules à faibles émissions imposés par la loi LOM ne seront pas concernées par cette nouvelle taxe.
Pour les entreprises souhaitant réduire leur impact environnemental, les véhicules électriques offrent des avantages fiscaux importants. La taxe sur les émissions de polluants atmosphériques, par exemple, n’est pas applicable aux véhicules électriques. La taxe sur les émissions de CO2 ne s’applique pas non plus aux véhicules électriques.
Obligations Déclaratives
Les entreprises possédant des véhicules de service doivent respecter des obligations déclaratives annuelles :
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- La déclaration des taxes annuelles sur les émissions de CO2 et sur les polluants atmosphériques doit être effectuée avant le 30 septembre pour l’année précédente.
- Les entreprises soumises au régime réel normal ou n’étant pas redevables de la TVA doivent remplir le formulaire n° 3310 A en annexe de leur déclaration TVA, accompagné du télérèglement des taxes dues.
- Les entreprises doivent tenir un état récapitulatif des véhicules affectés à leur activité professionnelle. Ce document doit inclure des informations détaillées sur chaque véhicule, comme la motorisation, la date de première immatriculation, les périodes d’affectation et les éventuels motifs d’exonération. Cet état récapitulatif est essentiel pour calculer les taxes sur les véhicules de service et doit être mis à jour chaque année.
Clause Contractuelle
Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut être amené à réaliser des déplacements réguliers ou occasionnels pour le compte de l’entreprise. Cependant, il est essentiel de bien encadrer cette mise à disposition dans le contrat de travail afin de définir clairement les règles d’utilisation, les responsabilités et les obligations du salarié.Ensuite, vous devrez rédiger soigneusement la clause contractuelle du contrat de travail du salarié (ou son avenant) pour encadrer cette mise à disposition. Indiquez le titre de cette clause et la nature de la voiture. S’agira-t-il d’une voiture de fonction ou de service ? Exemple de formulation : « La Société Y met à disposition de Monsieur Z (nom et prénom), un véhicule de fonction/service qui appartient à la Société.
Il faut maintenant indiquer la finalité de l’attribution du véhicule. Si vous avez choisi le véhicule de service, l’attribution doit être réalisée à titre professionnel exclusivement. Vous pouvez également prévoir des éléments plus techniques. Le véhicule de fonction est attribué à titre professionnel et à usage personnel. Exemple de formulation sur les frais d’essence et de garage : « Les frais d’essence et de garage sont pris en charge par la Société Y sous réserve de présentation par Monsieur Z des justificatifs et factures afférentes. Exemple de formulation sur le montant de l’avantage en nature : « L’usage privé du véhicule constitue pour Monsieur Z un avantage en nature.
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