Le carnet de bord véhicule de société est une stratégie qui aide à améliorer la sécurité des conducteurs de flotte. Chaque véhicule de société doit comporter un carnet de bord, établi par l’employeur, lors de la remise des véhicules. Il doit être scrupuleusement complété par le conducteur.

Grâce aux liasses autocopiantes en triplicata, des vérifications des concordances entre les carnets de bord des véhicules de société et les fiches de frais/factures du personnel pourront être effectuées.

Pourquoi Utiliser un Carnet de Bord pour Véhicule ?

Un carnet de bord pour véhicule est un outil précieux autant pour les particuliers que pour les entreprises. Destiné à maintenir le suivi détaillé et régulier de chaque utilisation du véhicule, il s'avère être d'une aide précieuse pour une multitude de raisons.

Pour suivre le contrôle de circulation et du carburant

Il permet tout d'abord de conserver un historique de l'itinéraire de chaque voyage effectué. C'est un document essentiel pour suivre et optimiser le kilométrage ainsi que l'usage de carburant, que ce soit de l'essence ou du diesel.

Dans le cadre professionnel, cela représente non seulement un excellent moyen de contrôle pour l'entreprise, mais également une source précieuse d'informations pour optimiser l'utilisation de chaque véhicule et assurer son bon entretien.

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Pour suivre le relevé d'entretien et des réparations

Un autre avantage important d'un carnet de bord est le suivi de l'entretien du véhicule. Il permet en effet de garder un journal précis de chaque intervention de maintenance, que ce soit une vidange de l'huile moteur, le remplacement des pneus, le nettoyage du filtre à air ou toute autre réparation.

C'est une véritable assurance pour la sécurité et la fiabilité du véhicule, permettant de prévenir toute panne éventuelle et de garder un contrôle rigoureux sur les coûts d'entretien.

Véhicule de Fonction et Avantage en Nature

De nombreux salariés utilisent un véhicule de fonction à titre privé. C’est en effet le principe même de l’intérêt de cette option : le véhicule est mis à la disposition de l’employé à la fois pour ses déplacements professionnels et personnels.

Il s’agit d’un avantage contractuel et devient ainsi un élément du salaire, le véhicule est alors placé sous la responsabilité d’un salarié. C’est la différence avec le véhicule de service, ce dernier est en effet utilisé par un salarié uniquement dans le cadre de déplacements professionnels.

Mais le recours à une voiture de fonction ou voiture de société est au regard de la fiscalité considéré comme un avantage en nature. À ce titre, le véhicule est ainsi soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales.

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Dans le but d’évaluer cet avantage, il existe deux manières : l’évaluation forfaitaire ou bien l’évaluation d’après la valeur réelle. Dans ce dernier cas, il est alors nécessaire de tenir un carnet de bord pour le suivi des déplacements ou plus simplement un carnet de suivi kilométrique.

De plus, l’entrepreneur ou la société peut aussi récupérer la TVA sur les frais de carburant, mais ce n’est pas automatique et des conditions doivent être respectées. Les dépenses personnelles ne peuvent faire l’objet d’une déduction ou récupération de TVA.

Ainsi il est nécessaire de distinguer l’utilisation du véhicule de fonction entre son usage professionnel et son usage privé. Pour ces deux points, il est donc important de respecter plusieurs exigences de l’administration fiscale.

Découvrez ici ce à quoi vous devez faire attention pour cette évaluation et pour tenir correctement un carnet de bord de suivi des déplacements. Vous pouvez aussi télécharger gratuitement notre modèle de carnet de bord sous forme de fichier Excel ou PDF.

Évaluation d’après la valeur réelle : utilisation d’un carnet de suivi kilométrique

La mise à disposition d’une voiture de fonction est une pratique assez courante en France, notamment pour les cadres et les commerciaux. Quand le véhicule est utilisé par le salarié à titre personnel, pendant les vacances ou le week-end notamment, l’administration fiscale considère cela comme un avantage en nature.

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Il existe alors deux méthodes pour calculer cet avantage : la manière forfaitaire ou bien d’après la valeur réelle du véhicule.

Le mode de calcul au réel va dépendre de plusieurs paramètres :

  • Est-ce un véhicule acheté ou un véhicule de location ?
  • Le véhicule a-t-il plus ou moins de 5 ans ?

Ainsi, la tenue d’un carnet de bord du véhicule est, dans certains cas, plus avantageuse sur le plan fiscal que la variante forfaitaire, mais exige toutefois un certain effort. Le législateur impose en effet des exigences assez strictes et un livre de bord de suivi des déplacements doit être en permanence complété et doit indiquer les trajets effectués, c’est pourquoi la manière forfaitaire est majoritairement utilisée.

Un livret de bord distinct doit être tenu pour chaque véhicule. Les informations nécessaires dans le carnet de route comprennent le numéro d’immatriculation et le kilométrage au début et à la fin de l’année ou au début et à la fin de l’utilisation du véhicule.

Concernant la fiscalité et plus particulièrement la déduction et la récupération de la TVA sur les véhicules de société, vous pouvez retrouver de plus amples informations sur le site de Bpifrance.

Obligations Relatives à la Tenue d’un Carnet de Bord de Suivi des Déplacements

L’administration fiscale demande plusieurs conditions de formes et de fonds. Ainsi, il est nécessaire de tenir précisément un registre de route ou livret de bord du véhicule de fonction en respectant les points suivants :

  • Un carnet de bord distinct doit être réalisé pour chaque véhicule.
  • Si le véhicule est utilisé par plus d’une personne, le nom du conducteur doit apparaitre et cela pour chaque trajet.
  • La date du trajet doit clairement figurer sur le document.
  • L’adresse de départ et l’adresse de destination sont obligatoires.
  • Le nombre de kilomètres parcourus par trajet doit être inscrit.
  • Enfin, le nombre total de kilomètres parcourus par jour doit être relevé.

Tous les renseignements contenus dans le carnet de bord du véhicule doivent être complets, même pour les trajets habituels ou de routine, ces informations sont obligatoires à chaque fois. Pour une bonne vérification par l’administration fiscale, le journal de bord doit être aussi clair que possible et chaque inscription doit être lisible.

Nous rappelons ici que les kilomètres parcourus entre le domicile et le lieu de travail sont considérés comme des kilomètres « privés ».

Modèle de Carnet de Bord - Suivi des Déplacements : Téléchargement et Consignes

Vous pouvez télécharger gratuitement le modèle de journal de bord suivant sous forme de fichier Excel ou PDF et l’utiliser immédiatement :

  • carnet_de_bord_modele.xlsx
  • carnet_de_bord_modele.pdf

Les instructions suivantes indiquent comment remplir correctement le document :

  1. Dans le coin supérieur gauche du carnet de bord du véhicule, inscrivez le numéro d’immatriculation du véhicule en question.
  2. Inscrivez à coté de « Conducteur » votre nom ou celui de l’employé qui va utiliser le véhicule la plupart du temps.
  3. Notez le kilométrage du véhicule au début de la période d’utilisation respective dans le coin supérieur droit.
  4. N’oubliez pas d’ajouter le kilométrage final avant de remettre votre carnet de bord à l’administration fiscale.
  5. La ligne en dessous définit la période exacte d’utilisation du véhicule
  6. Dans les lignes suivantes, vous noterez maintenant pour chaque trajet individuel le nom du conducteur, la date, le kilométrage au début et à la fin du trajet et la distance totale parcourue.
  7. Vous devez également préciser s’il s’agit d’un déplacement professionnel ou privé et le but du déplacement.
  8. Dans le cas des détours, il peut également être utile d’expliquer l’itinéraire plus en détail.

Cependant, n’oubliez pas que les carnets de bord sous Excel peuvent être modifiés à volonté et que ces changements sont difficiles à retracer, ils ne sont donc pas idéals pour les remettre de manière électronique aux autorités fiscales. Ceci s’applique même si vous remplissez le journal de bord sur votre PC et que vous l’imprimez par la suite.

Vous pouvez utiliser notre modèle de livre de bord pour véhicule créer votre propre journal de bord papier, mais n’oubliez pas d’écrire toutes vos entrées à la main.

Quels sont les différents types de carnets de bord pour véhicule ?

Il existe de nombreux types de carnets de bord pour véhicule, chacun répondant à des besoins spécifiques selon le type d'activité et l'usage du véhicule.

Les carnets de bord pour Véhicule de service

Un carnet de bord est un livret de suivi des Kilomètres et de l'Entretien des véhicules de service d'une administration ou d'une société. On y consigne l'identité du conducteur, de la date, de l'heure de départ et de retour, du kilométrage, du carburant utilisé, du motif du déplacement par véhicule, du lieu et de la signature du conducteur.

Le carnet suit le véhicule en cas de changement d'utilisateur. Il permet une traçabilité de chaque véhicule et est un outil de contrôle précieux pour l'établissement.

Les carnets de bord pour le transport de marchandises

Un carnet de bord pour le transport de marchandises est principalement destiné à suivre le trajet, la distance parcourue et le poids des marchandises transportées. Il aide les chauffeurs à surveiller l'efficacité du trajet, les coûts en carburant, ainsi qu'à garder un enregistrement précis du kilométrage pour la maintenance et les inspections techniques.

Les carnets de bord pour le transport routier

Dans le transport routier, les conducteurs utilisent le carnet de bord pour enregistrer les heures de conduite, les heures de repos, les arrêts pour l'entretien et les réparations, ainsi que pour garder une trace précise des itinéraires suivis et des dépenses liées à chaque voyage. Livret Individuel de Contrôle (LIC) pour des Convoyeurs et des Conducteurs de transports routiers (Camions, etc.). Carnet conforme au Cerfa 47-0100.

Les carnets de bord pour les chariots élévateurs

Les entreprises de manutention et de logistique qui utilisent des chariots élévateurs ont souvent recours à un carnet de bord spécifique. Il contient des informations essentielles sur l'utilisation quotidienne des machines, permettant un suivi précis des opérations, la planification de la maintenance périodique et l'identification rapide de toute anomalie ou panne.

Est-il obligatoire d'avoir un carnet de bord de véhicule pour une entreprise ?

La question de l'obligation d'un carnet de bord pour véhicule dans une entreprise peut varier en fonction du secteur d'activité et du pays. Cependant, il est largement admis que quelle que soit l'obligation légale, l'utilisation d'un carnet de bord présente de nombreux avantages pour les entreprises.

Un carnet de bord bien tenu donne un aperçu détaillé des itinéraires empruntés par les différents utilisateurs du véhicule, du kilométrage effectué, des dépenses de carburant et des coûts d'entretien. Il peut également servir de preuve en cas de litige concernant le temps de conduite ou le nombre d'heures travaillées par le chauffeur.

De plus, un carnet de bord joue un rôle crucial dans la maintenance et les réparations du véhicule. Il permet un suivi précis des dates de service et des types de services effectués, ce qui peut faciliter la planification de l'entretien futur et minimiser la durée d'immobilisation du véhicule.

En conclusion, que ce soit une obligation ou non, un carnet de bord pour véhicule est un outil précieux que chaque entreprise véhiculée devrait envisager pour optimiser la gestion de sa flotte de véhicules (Voiture, Camion, Utilitaire ou Chariot élévateur).

Carnet de Bord Véhicule : Un Outil Essentiel

Le carnet de bord véhicule est un outil essentiel pour la gestion et le suivi des véhicules d’une entreprise ou d’un parc automobile. Professionnels ou particulier, choisissez les produits qui correspondent à vos besoins.

Nous vous proposons des articles issus de grandes marques (Elve, Exacompta, etc.) au meilleur prix. Commandez et recevez vos achats rapidement ; la livraison est gratuite à partir de 125 euros HT, soit 150 euros TTC. Profitez également de nos tarifs dégressifs et faites des économies.

Exemple de produit : Carnet de bord ELVE 2094bis

  • Carnet autocopiant en 2 exemplaires
  • Modèle : Suivi kilométrique Véhicules
  • Carnet de bord pour société
  • Nombre de feuilles : 50
  • Format : 297 x 210 mm
  • Modèle ELVE 2094bis
Quantité HT TTC
50 10,07 € 12,08 €
5 10,60 € 12,72 €

Délai de livraison: 3 à 6 jours

Carnet de bord A4 de suivi kilométrique des Véhicules remis au Personnel. N° article 2094bis

  • Permet le suivi du parc des Voitures et autres véhicules de service ou de fonction.
  • Feuilles autocopiantes duplicata.
  • Nombre de feuilles : 50.
  • Cahier à spirale.
  • Modèle : Suivi kilométrique des véhicules.
  • Carnet de bord pour l'inscription de 550 trajets.
  • Format du carnet : 297 x 210 mm.
  • Indications : Conducteur, KM départ et arrivé, KM parcourus, Plaque d'immatriculation, Lieu de déplacement, etc.
  • Produit vendu uniquement au conditionnement indiqué.
  • Fabrication française.
  • Référence fabricant : ELVE 2094 BIS
Référence fabricant 2094bis
Code Barre 3416790209498
Marque ELVE CARNET
Délai de livraison 3 à 6 jours
Pays de livraison France continentale, Corse, Monaco, Belgique, Luxembourg, Suisse et DOM-TOM
Mode de livraison Par transporteur ou Colissimo
Produit écologique Oui
Normes PEFC + FSC
Pays de Fabrication France
Carnet autocopiant Dupli
Dimensions 297 x 210 mm - A4
Format A4

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