Le Carnet de Bord Véhicule de Société : Tout Ce Qu'il Faut Savoir pour Être en Règle !

Le carnet de bord véhicule de société est un document essentiel pour toutes les entreprises possédant un ou plusieurs véhicules de société. Il est obligatoire et permet de répertorier toutes les informations relatives à l'utilisation du véhicule.

Qu'est-ce qu'une Voiture de Fonction et une Voiture de Service ?

Pour bien comprendre l'importance du carnet de bord, il est crucial de distinguer deux types de véhicules mis à disposition par l'entreprise :

Voiture de Fonction : Une voiture de fonction est mise à disposition permanente par l'entreprise à l'un de ses salariés ou dirigeants. Elle peut être utilisée lors de déplacements professionnels et personnels. Le salarié ou le dirigeant est libre d'utiliser cette voiture comme il le souhaite en dehors des heures de travail et pour des déplacements personnels, y compris le soir, la semaine, le week-end, les congés et les vacances. En contrepartie, un avantage en nature sera calculé et imposé.
Voiture de Service : En revanche, une voiture de service ou voiture de société est mise à disposition par l'entreprise pour un usage exclusivement professionnel, comme visiter un chantier ou des clients. Elle ne peut pas être utilisée pour des déplacements personnels.

Pourquoi Avoir une Voiture de Fonction ou de Service ?

Avantages pour le Salarié

Voiture de Fonction : Une voiture de fonction peut être synonyme d’économies personnelles, car il n'est pas nécessaire d’acheter et d’entretenir une voiture personnelle. Le véhicule peut être neuf, haut de gamme, offrant un confort supérieur.
Voiture de Service : La voiture de service, dédiée aux missions professionnelles, assure une mobilité efficace sans impact sur les finances personnelles. Le salarié n’a pas à gérer les frais liés aux déplacements (assurance, carburant, etc.).

Avantages pour l'Entreprise

Proposer une voiture de fonction peut être un avantage attractif permettant de recruter et fidéliser les salariés. Elle garantit la mobilité des salariés/dirigeants.
Les frais du véhicule (entretien, assurance…) sont des charges déductibles permettant de diminuer le résultat et donc l’impôt sur les bénéfices.
La voiture de service permet d’assurer la mobilité des salariés tout en ayant une vue et une maîtrise sur les frais de déplacements. Si le véhicule est un utilitaire (ou une voiture de société avec seulement 2 places), la TVA est totalement déductible.

Comparaison Pratique : Usages, Fiscalité et Gestion

Le tableau suivant résume les différences entre une voiture de fonction et une voiture de service :

	Voiture de Fonction	Voiture de Service
Usage	Professionnel et personnel	Uniquement professionnel
Fiscalité	Pour le salarié/dirigeant : un avantage en nature est calculé selon les frais réels ou un forfait, il est soumis à l'impôt sur le revenu, aux cotisations sociales et aux charges patronales.	Il n’y a pas d’avantage en nature. Pour l’entreprise, les règles fiscales sont identiques et dépendent de la nature du véhicule (utilitaire ou de tourisme).
Gestion	Mise à disposition de manière permanente au salarié	Appartient à la flotte de l'entreprise

Avantages et Inconvénients pour Chaque Type de Véhicule

	Avantages	Inconvénients
Voiture de Fonction	Économies financières : le salarié n’est pas obligé d’acheter et d’entretenir une voiture personnelle. Les frais liés à la voiture, comme l'assurance, l'entretien et le carburant, sont à la charge de l'employeur. Flexibilité et mobilité. Garant de l'image de marque de l'entreprise.	Avantage en nature : il est soumis au paiement des cotisations sociales et à l'IR. Il est important de tenir un carnet de bord permettant de distinguer l’usage professionnel/personnel, notamment pour justifier du calcul de l’avantage en nature.
Voiture de Service	Il est possible de partager l’utilisation du véhicule entre plusieurs salariés. Non soumis au versement de cotisations sociales.	En général, le choix entre les 2 utilisations : la voiture de fonction est pertinente pour les cadres et dirigeants, la voiture de service est utilisée par les salariés pour des missions professionnelles.

Règles Fiscales des Voitures de Fonction et de Service

Les obligations fiscales liées à la mise à disposition de véhicules de fonction ou de service sont :

La TVA : Elle est récupérable sur les véhicules utilitaires et leurs frais. Pour les véhicules de tourisme, elle n’est pas récupérable sauf dans certains cas tels que les taxis, auto-école…
La Taxe sur les véhicules : Elle est due pour les véhicules de tourisme utilisés par la société.
Considérée comme un avantage en nature, la voiture de fonction est intégrée à la rémunération du salarié et figure dans son bulletin de paie. Elle est donc soumise à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.

Obligations Légales pour les Employeurs et les Employés

La mise à disposition par l'entreprise d'une voiture de fonction ou d'une voiture de service à ses salariés engage les deux parties à respecter les obligations suivantes :

Pour les 2 Types de Véhicules

L’assurance est obligatoire : L’employeur doit souscrire une assurance adaptée.
L’entretien et la conformité : L’employeur est responsable de l’entretien (réparations, contrôle technique…) et de la conformité (pneus, éclairage, freins…).
L’employeur doit fournir les documents obligatoires : la carte grise, l’attestation d’assurance…

Pour les Véhicules de Fonction

Déclaration de l’avantage en nature.
L’employeur peut établir une politique d’utilisation incluant des règles sur l’usage personnel.

Pour les Véhicules de Service

L’employeur doit préciser que l’usage est strictement professionnel.
Il peut demander la tenue d’un carnet de bord pour justifier l’usage.

Pour le Salarié

Il doit respecter les règles d’utilisation fixées par l’employeur.
Il doit signaler tout problème mécanique et respecter les règles d’entretien définies par l’employeur.
Restitution du véhicule selon les modalités prévues par l’employeur. Pour les véhicules de fonction, il doit déclarer l’avantage en nature sur son revenu imposable.

Les Modalités d'Évaluation de l'Avantage en Nature d’un Véhicule de Fonction

L'avantage en nature d'une voiture de fonction peut être évalué de deux manières :

Soit en valeur réelle en fonction des dépenses réellement engagées par le salarié.
Soit de manière forfaitaire basée sur un barème kilométrique défini par l'autorité fiscale.

Il convient de préciser que le calcul n'est pas le même pour une voiture neuve et une voiture d'occasion. L'entreprise doit opter pour la solution la plus avantageuse pour son salarié.

Évaluation au Réel

Si l'entreprise est propriétaire du véhicule :
- Véhicule ≤ 5 ans, le coût global = 20% du prix d’achat TTC + assurance + entretien.
- Véhicule > 5 ans, le pourcentage est réduit à 10%.
Si l'entreprise est locataire du véhicule : Coût global = coût annuel de location TTC + assurance + entretien.

La formule est la suivante : (Coût global x km personnels / km totaux) + frais de carburant utilisé pour un usage personnel payés par l'entreprise.

Le Carnet d’Entretien : Un Document Essentiel

Le carnet d’entretien pour les voitures est comme un carnet de santé. Il récapitule toutes les informations nécessaires depuis la construction du véhicule. Le carnet d’entretien est alors donné par le constructeur lors de l’achat d’un véhicule neuf. Sur chaque livret d’entretien, vous trouverez toutes les informations nécessaires suivantes permettant d’assurer une bonne maintenance de vos véhicules de société.

Dans le carnet d’entretien, le constructeur a réuni toutes les informations de base sur les véhicules : années de construction, type de pièces et de moteur, date de la 1ère immatriculation, nombre de CV, etc. Si votre flotte automobile est composée de plusieurs véhicules, le carnet d’entretien est très utile pour la maintenance. Il assure que les réparations sont effectuées sur chaque voiture et que les usagers peuvent l’utiliser en toute sécurité. Afin d’établir un suivi clair et d’éviter une usure prématurée de certaines pièces, le carnet d’entretien permet de récapituler toutes les révisions faites et à faire.

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Le carnet d’entretien sert aussi de preuve en cas de problème sur le véhicule. Si vous avez effectué un changement de pièce ou toute autre réparation, vous pouvez le justifier auprès d’une assurance en cas de panne ou auprès du garagiste. D’un point de vue légal, le carnet d’entretien n’est pas obligatoire lorsqu’il y a un changement de propriétaire. Si vous souhaitez acheter une voiture d’occasion pour votre flotte automobile, il est fortement recommandé de le demander au propriétaire précédent.

Étant donné qu’il n’est pas obligatoire, le carnet d’entretien n’est pas obligé d’être détenu par le collaborateur. Pour un long déplacement ou un prêt occasionnel, le véhicule de société peut avoir quelques problèmes inattendus. Si vous souhaitez revendre une auto de votre flotte automobile, le carnet d’entretien peut fortement aider à évaluer sa côte. Le carnet d’entretien peut donc jouer en votre faveur lors de la vente. Dans le cas contraire, le carnet d’entretien permettra d’informer le prochain propriétaire des révisions et réparations qui ont dû être faites durant les dernières années.

Le Carnet de Bord et l'Avantage en Nature

De nombreux salariés utilisent un véhicule de fonction à titre privé. C’est en effet le principe même de l’intérêt de cette option : le véhicule est mis à la disposition de l’employé à la fois pour ses déplacements professionnels et personnels. Il s’agit d’un avantage contractuel et devient ainsi un élément du salaire, le véhicule est alors placé sous la responsabilité d’un salarié. C’est la différence avec le véhicule de service, ce dernier est en effet utilisé par un salarié uniquement dans le cadre de déplacements professionnels.

Mais le recours à une voiture de fonction ou voiture de société est au regard de la fiscalité considéré comme un avantage en nature. À ce titre, le véhicule est ainsi soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales. Dans le but d’évaluer cet avantage, il existe deux manières : l’évaluation forfaitaire ou bien l’évaluation d’après la valeur réelle. Dans ce dernier cas, il est alors nécessaire de tenir un carnet de bord pour le suivi des déplacements ou plus simplement un carnet de suivi kilométrique.

De plus, l’entrepreneur ou la société peut aussi récupérer la TVA sur les frais de carburant, mais ce n’est pas automatique et des conditions doivent être respectées. Les dépenses personnelles ne peuvent faire l’objet d’une déduction ou récupération de TVA. Ainsi il est nécessaire de distinguer l’utilisation du véhicule de fonction entre son usage professionnel et son usage privé.

Pour ces deux points, il est donc important de respecter plusieurs exigences de l’administration fiscale. Découvrez ici ce à quoi vous devez faire attention pour cette évaluation et pour tenir correctement un carnet de bord de suivi des déplacements.

Évaluation d’Après la Valeur Réelle : Utilisation d’un Carnet de Suivi Kilométrique

La mise à disposition d’une voiture de fonction est une pratique assez courante en France, notamment pour les cadres et les commerciaux. Quand le véhicule est utilisé par le salarié à titre personnel, pendant les vacances ou le week-end notamment, l’administration fiscale considère cela comme un avantage en nature. Il existe alors deux méthodes pour calculer cet avantage : la manière forfaitaire ou bien d’après la valeur réelle du véhicule.

Le mode de calcul au réel va dépendre de plusieurs paramètres :

Est-ce un véhicule acheté ou un véhicule de location ?
Le véhicule a-t-il plus ou moins de 5 ans ?

Ainsi, la tenue d’un carnet de bord du véhicule est, dans certains cas, plus avantageuse sur le plan fiscal que la variante forfaitaire, mais exige toutefois un certain effort. Le législateur impose en effet des exigences assez strictes et un livre de bord de suivi des déplacements doit être en permanence complété et doit indiquer les trajets effectués, c’est pourquoi la manière forfaitaire est majoritairement utilisée.

Un livret de bord distinct doit être tenu pour chaque véhicule. Les informations nécessaires dans le carnet de route comprennent le numéro d’immatriculation et le kilométrage au début et à la fin de l’année ou au début et à la fin de l’utilisation du véhicule.

Obligations Relatives à la Tenue d’un Carnet de Bord de Suivi des Déplacements

L’administration fiscale demande plusieurs conditions de formes et de fonds. Ainsi, il est nécessaire de tenir précisément un registre de route ou livret de bord du véhicule de fonction en respectant les points suivants :

Un carnet de bord distinct doit être réalisé pour chaque véhicule.
Si le véhicule est utilisé par plus d’une personne, le nom du conducteur doit apparaitre et cela pour chaque trajet.
La date du trajet doit clairement figurer sur le document.
L’adresse de départ et l’adresse de destination sont obligatoires.
Le nombre de kilomètres parcourus par trajet doit être inscrit.
Enfin, le nombre total de kilomètres parcourus par jour doit être relevé.

Tous les renseignements contenus dans le carnet de bord du véhicule doivent être complets, même pour les trajets habituels ou de routine, ces informations sont obligatoires à chaque fois.

Pour une bonne vérification par l’administration fiscale, le journal de bord doit être aussi clair que possible et chaque inscription doit être lisible.

Les kilomètres parcourus entre le domicile et le lieu de travail sont considérés comme des kilomètres « privés ».

Comment Remplir Correctement le Carnet de Bord

Inscrivez le numéro d’immatriculation du véhicule.
Inscrivez à coté de « Conducteur » votre nom ou celui de l’employé qui va utiliser le véhicule la plupart du temps.
Notez le kilométrage du véhicule au début de la période d’utilisation respective dans le coin supérieur droit. N’oubliez pas d’ajouter le kilométrage final avant de remettre votre carnet de bord à l’administration fiscale.
La ligne en dessous définit la période exacte d’utilisation du véhicule
Dans les lignes suivantes, vous noterez maintenant pour chaque trajet individuel le nom du conducteur, la date, le kilométrage au début et à la fin du trajet et la distance totale parcourue. Vous devez également préciser s’il s’agit d’un déplacement professionnel ou privé et le but du déplacement.
Dans le cas des détours, il peut également être utile d’expliquer l’itinéraire plus en détail.

Obligation de Sécurité de l'Employeur

Le chef d’entreprise est tenu à une obligation de sécurité à l’égard de ses salariés. Le Code du travail est clair à ce sujet : “L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs” (Article L.4121-1).

Pour ce faire, il doit veiller au respect des règles de la part de ses salariés conducteurs, contrôler voire sanctionner leur non-respect des règles applicables, mais il doit aussi être vigilant sur le véhicule qu’il leur fournit et qui est aussi leur outil de travail.

Documents Obligatoires à Présenter Lors d'un Contrôle

Outre son permis de conduire, le conducteur d’un véhicule d’entreprise doit pouvoir présenter, lors d’un contrôle, plusieurs documents que le chef d’entreprise doit mettre à sa disposition. Le cas échéant, il devra aussi être en possession du contrat de location. D’autres documents tels que : l’horaire de service, le livret de contrôle et le registre de délivrance sont obligatoires pour l’utilisation d’un véhicule léger effectuant des missions spécifiques de transport routier.

Responsabilités et Sanctions

Le conducteur est responsable pénalement des infractions commises au volant. Si le chef d’entreprise donne au salarié des directives incompatibles avec le respect du Code de la route, il est susceptible d’engager sa responsabilité.

Contrôle Technique et Entretien

La mise à disposition d’un véhicule permettant des conditions de travail dans les normes de sécurité incombe à l’employeur au titre de son obligation de sécurité vis-à-vis du salarié. Il en va de même pour le contrôle technique effectué à l’initiative du propriétaire, dans les délais prescrits et à ses frais.

Un véhicule mal entretenu est potentiellement un véhicule dangereux. Le gilet de haute visibilité et le triangle de signalisation sont les deux équipements de sécurité obligatoires dans un véhicule.

Surcharge du Véhicule

La surcharge d’un véhicule engage par principe le chef d’entreprise. Il a donc intérêt à fixer des poids maximums de chargement en fonction de la carte grise du véhicule.

Conséquences en Cas d'Accident

En cas d’accident, la responsabilité pénale de l'employeur peut être engagée pour mise en danger d’autrui par négligence ou imprudence (charge de travail excessive par exemple). Un accident aura une incidence sur le taux de cotisation accident de travail/maladie professionnelle (AT/MP) de l’entreprise. Enfin, en cas d’accident d’un salarié sans permis ou si celui-ci n’est plus valide, l’employeur ne sera pas couvert par l’assurance automobile de l’entreprise, en application d’une déchéance de garantie.

Véhicule de Société : Législation Stricte

Aussi appelé voiture de service, un véhicule de société est soumis à une législation stricte en France. Pour les chefs d’entreprise, il est impératif de respecter ces directives pour chaque véhicule appartenant à la flotte de la compagnie. Cela concerne à la fois l’immatriculation des véhicules, les conditions d’utilisation par les salariés, leur entretien, les taxes spécifiques à payer ou encore la responsabilité dans le cas où une infraction au volant serait commise.

Immatriculation au Nom de l'Entreprise

Lorsqu’un véhicule est employé à des fins professionnelles ou commerciales, il est obligatoire de l’immatriculer au nom de l’entreprise. Cette mesure s’applique également pour les véhicules qui servent aux déplacements ou aux livraisons de marchandises pour une société. Les chefs d’entreprise doivent passer pour cela par l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). Cet organisme public prend en charge toutes les demandes de titres administratifs en France, aussi bien pour les particuliers que pour les entreprises. Avec la réforme Plan Préfectures Nouvelle Génération datant de 2017, toutes ces démarches se font aujourd’hui exclusivement en ligne. La création d’un compte ANTS PRO est nécessaire pour une première demande.

Conditions d'Utilisation

Un véhicule de société ne peut pas être utilisé en permanence par les salariés ou les dirigeants. Son recours se limite aux seuls déplacements professionnels. Il faut voir un véhicule de société comme un pur outil professionnel, dont l’utilisation n’est possible que pour les déplacements en lien direct avec l’activité de l’entreprise. Un salarié ne pourra pas utiliser une voiture de société en dehors des heures de travail, pendant des jours de RTT ou durant des congés payés.

Équipements Obligatoires

Plusieurs équipements sont obligatoires dans ce type de véhicule. Depuis 2012, chaque voiture de société doit posséder un éthylotest en vertu du décret n° 2012-284. Il est préférable d’en avoir au moins deux à tout moment, non utilisés et dont la date de péremption n’est pas dépassée. Depuis 2008, le triangle de signalisation et le gilet de sécurité sont là aussi obligatoires. Si le véhicule doit être immobilisé, le conducteur devra porter le gilet pour être visible sur la route. En cas de panne, le triangle de signalisation se place à au moins 30 mètres de la voiture à l’arrêt.

Taxe Annuelle sur les Véhicules de Société (TVS)

Pour tous les véhicules professionnels, les dirigeants sont soumis à l’obligation de payer la taxe annuelle sur les véhicules de société. Cette taxe ne concerne pas les entreprises individuelles et les micro-entreprises. Le montant de la taxe fait l’objet d’un calcul par trimestre qui dépend du barème écologique du véhicule, estimé en fonction de son taux d’émission de CO2 (pour les véhicules en service depuis 2006) ou de sa puissance fiscale (pour ceux datant d’avant 2006).

Frais d'Utilisation

Qu’il s’agisse de l’assurance, du carburant, de l’entretien ou des réparations, tous les frais relatifs à l’utilisation du véhicule sont à la charge de l’employeur uniquement. Il est considéré comme légalement responsable en cas d’accident causé par un défaut d’entretien. La charte doit indiquer les opérations qui incombent aux salariés, comme le contrôle des niveaux et de la pression des pneus. Des procédures sont aussi à respecter pour le dépôt du véhicule au garage.

Désignation du Salarié en Faute

Depuis 2017, la loi impose aux employeurs de désigner le salarié en faute en cas d’infraction au code de la route.

La législation en vigueur demande la plus grande vigilance aux entreprises pour la gestion de leurs véhicules de société. Une immatriculation spécifique est à mettre en place, de même qu’une utilisation strictement limitée aux activités professionnelles de l’entreprise.

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Le Carnet de Bord Véhicule de Société : Obligations et Informations Essentielles