Le transport, en tant que secteur coûteux, représente un défi majeur pour les entreprises soucieuses de rationaliser leurs dépenses opérationnelles. Dans ce contexte, la mise en place d’une gestion rigoureuse du parc automobile devient un impératif.

Qu'est-ce qu'un Parc Automobile?

Un parc automobile englobe l’ensemble des véhicules possédés ou loués par une entreprise pour ses activités. Cette flotte peut être dédiée au transport de marchandises ou de personnes, selon les besoins spécifiques de l’organisation. La gestion de parc automobile, aussi appelée fleet management, implique la supervision complète des véhicules tout au long de leur cycle de vie au sein de la flotte.

La gestion de parc auto permet à un dirigeant ou à un gestionnaire désigné d’obtenir une vue d’ensemble de tous les moyens de mobilités que son entreprise possède. L’intérêt ? Quels sont les enjeux de la gestion de parc automobile ?

Les Défis de la Gestion de Parc Automobile

La gestion de parc automobile présente des défis majeurs pour les entreprises.

Calcul et Compréhension du TCO (Total Cost of Ownership)

Calculer et comprendre son TCO (Total Cost of Ownership) est essentiel pour évaluer et gérer efficacement les dépenses liées à chaque véhicule de la flotte. Qu’est-ce que le TCO ?

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Le Total Cost of Ownership, soit coût total de possession en français, désigne la somme totale qu’a dû dépenser l’utilisateur d’un bien au cours de son cycle de vie dans l’entreprise.

Dans le cas d’une gestion de parc automobile, le TCO englobe tous les coûts concernant les véhicules, en incluant notamment l’achat ou la location, l’entretien, le stockage, etc. Le calcul du TCO prend en compte les coûts directs et indirects. Cet indicateur est intéressant à calculer pour maîtriser les coûts d’un parc auto.

Réglementations Environnementales

Les réglementations entrées en vigueur en Europe concernant les émissions de gaz polluants, elles contraignent donc les entreprises dans la gestion de leur parc. En France, la Loi d’Orientation des Mobilités exige aux entreprises privées ayant une flotte de plus de 100 véhicules, d’atteindre des quotas de véhicules à faibles émissions lors du renouvellement de leur parc. Afin d’être en conformité avec ces réglementations, plusieurs solutions peuvent être envisagées.

Importance de la Charte Automobile (Car Policy)

La gestion d’une flotte de véhicules est une fonction essentielle puisqu’elle influence les profits et le fonctionnement général de l’entreprise. La charte automobile, aussi connue sous le nom de Car Policy, joue un rôle essentiel dans la définition des règles d’utilisation et d’attribution des véhicules au sein d’une entreprise. Elle permet de proposer aux collaborateurs un catalogue de véhicules présélectionnés correspondant à leurs besoins spécifiques.

Rédigée en collaboration par la direction générale, le gestionnaire de la flotte automobile, les conducteurs et le service financier de l’entreprise, elle réglemente l’utilisation des véhicules dans le cadre des activités professionnelles. Bien que la mise en place d’une charte automobile ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé d’en rédiger une pour impliquer tous les intervenants et rendre la gestion quotidienne de la flotte plus sûre et plus simple.

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Outils et Technologies pour la Gestion de Flotte

Boîtiers Télématiques

Il est possible d’installer des boîtiers télématiques dans vos véhicules utilitaires ou autres ! Ces boîtiers permettent de faire remonter de nombreuses informations pertinentes à la gestion d’un parc auto. Et pour cause, ils enregistrent les itinéraires, mais aussi les comportements des conducteurs (respect des limitations de vitesse, des itinéraires définis par le gestionnaire du parc, etc.).

Avec, le gestionnaire peut déduire des informations sur la consommation de carburant ou la durée de vie des pièces, par exemple.

Logiciels de Gestion de Flotte Automobile

Les logiciels de gestion de flotte automobile offrent une solution complète pour optimiser efficacement la gestion efficace d’un parc automobile, en collectant et centralisant des informations précises. Les logiciels de gestion de flotte intègrent automatiquement ces données, ce qui évite la saisie manuelle fastidieuse et offre des fonctions de calcul automatique pour les taxes, les amortissements non déductibles (AEN), etc.

GAC Car Fleet est un exemple d’un tel logiciel qui accompagne les gestionnaires de flotte dans leurs tâches quotidiennes. Il couvre l’ensemble du processus de pilotage d’un parc automobile, depuis la réception du véhicule jusqu’à sa restitution ou sa vente. Certains logiciels offrent la possibilité de calculer et de suivre le TCO, ce qui vous permet de mieux comprendre vos dépenses. Avec GAC Car Fleet, cette vision est quotidienne, mensuelle et globale. Le TCO est calculé pour chaque véhicule ainsi que pour l’ensemble de votre flotte de véhicules.

Les fonctionnalités de calcul, de suivi et d’analyse des coûts vous permettent d’optimiser votre TCO, ce qui se traduit par des économies significatives. Aussi, il existe des bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser votre TCO.

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Tous les indicateurs liés à une gestion de flotte sont essentiels mais parfois difficiles à réunir… L’idéal ? Centraliser les différentes informations et les rendre accessibles à toutes les parties prenantes en interne avec un logiciel dédié ! Bien sûr, vous avez la possibilité de gérer les accès en créant des profils spécifiques pour les différents collaborateurs : administrateur, lecture seule ou encore limiter l’accès à certains modules seulement.

Géolocalisation par GPS

La géolocalisation par GPS est essentielle pour le suivi en temps réel des véhicules. Des systèmes comme le logiciel de suivi de flotte par GPS utilisent cette technologie pour fournir des données précises sur la localisation des véhicules, améliorant ainsi la gestion des itinéraires et la sécurité.

Analyse de Données

L'analyse de données transforme les informations collectées en informations actionnables grâce à des plateformes dédiées. Ces systèmes permettent de générer des rapports détaillés et des alertes, aidant les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur la maintenance préventive, les comportements de conduite et l'optimisation des ressources.

Internalisation vs. Externalisation de la Gestion de Flotte

D’un côté, une entreprise à la possibilité de faire appel à un prestataire externe, appelé fleeter. D’un autre côté, l’internalisation implique de désigner une personne au sein de l’entreprise comme gestionnaire de flotte automobile. Elle sera entièrement dédiée à ses missions, car elles exigent une polyvalence et une attention constante.

L’objectif principal, dans les deux cas, est de maintenir le TCO (Total Cost of Ownership) au plus bas.

Missions et Responsabilités du Gestionnaire de Flotte Automobile

Le gestionnaire de flotte automobile est chargé de veiller au respect de la loi de roulage pour chaque véhicule constituant la flotte de l’entreprise, notamment dans le cadre de contrats de location longue durée (LLD). Et pour cause, les montants des loyers sont basés sur le kilométrage prévu, mais ce dernier peut varier, faussant ainsi la loi de roulage.

La gestion de l’entretien des véhicules est l’une des missions clés du gestionnaire de flotte. Cela permet d’éviter des frais supplémentaires et d’assurer une durée de vie optimale des véhicules. Bien que les entretiens constructeurs ne soient pas obligatoires, ils sont fortement recommandés pour garantir le bon fonctionnement des moteurs, prolonger la durée de vie des véhicules et éviter la perte de la garantie constructeur.

En plus de surveiller l’état des moteurs et des freins, le gestionnaire de flotte doit accorder une attention particulière aux pneus. Il est essentiel de contrôler régulièrement leur état et de maintenir une pression optimale. Le gestionnaire d’un parc automobile a pour mission de gérer les sinistres. Cela implique de contacter l’assureur pour déclarer les sinistres et déclencher l’indemnisation, ainsi que de veiller au prêt d’un nouveau véhicule si nécessaire.

Depuis 2017, les entreprises doivent désigner les conducteurs des véhicules, une tâche pouvant être automatisée pour gagner du temps. Le gestionnaire de flotte ne connaît ni l’état extérieur ni le kilométrage du véhicule à un instant précis. Cette veille lui permet de communiquer tous changements aux collaborateurs et d’éviter tout impact sur le Total Cost of Ownership (TCO). Aussi, des manquements tels que la non-dénonciation d’infractions ou des erreurs dans le calcul des taxes peuvent entraîner de lourdes amendes voire des peines pénales.

Dans ses nombreuses missions et tâches, il est le véritable gestionnaire de sa flotte incluant l’acquisition, la location, le suivi des livraisons, la maintenance, l'entretien, la vente ou la restitution des véhicules (et ce dans les délais négociés avec les loueurs). Cela comprend la négociation avec les offres des fournisseurs pour la recherche des meilleurs prix (et ainsi optimiser les coûts) et conditions pour les offres des nouveaux véhicules de sa flotte et équipements. Il est crucial de maîtriser le matériel technique nécessaire pour la flotte afin d'assurer une gestion optimale.

Il doit également planifier le remplacement des véhicules et gérer l’élimination des véhicules hors d’usage. Son rôle implique de maintenir les véhicules de son parc dans un état optimal pour ainsi assurer la sécurité des conducteurs et la fiabilité des services. Ces missions incluent la mise en place de politiques de maintenance préventive et la gestion des réparations essentielles. Il doit s’assurer également que tous les véhicules passent les contrôles techniques nécessaires et respectent les normes de sécurité.

Un gestionnaire de flotte doit surveiller et réduire les coûts d’exploitation de son parc à travers une gestion efficace du carburant, une planification stratégique des achats (en ayant des accords carrosseries par exemple) et locations, ainsi qu’une maintenance préventive. Un indicateur qu’il devra constamment surveiller est son coût total de détention. Cela inclut également la gestion des assurances et l’optimisation des dépenses liées aux interventions carrosseries ou aux déclarations de sinistres et contraventions.

Cet emploi comprend la gestion des documents tels que les cartes grises, les contrats de location, et les polices d'assurance. Il concerne aussi la préparation des rapports pour la hiérarchie, la gestion des badges de télépéage, et le suivi du kilométrage des véhicules.

Compétences et Qualités Requises

  • Expertise Multidisciplinaire : il doit posséder des compétences variées englobant l'automobile, la finance, et la fiscalité.
  • Gestion Financière : la capacité de créer et gérer des budgets de flotte est essentielle.
  • Capacité d'adaptation, réactivité et gestion des imprévus : cet emploi met face aux urgences, accidents, ou pannes nécessitent une forte capacité d'adaptation, un sens du service, et une réactivité indéniable.
  • Présentation et rapport : la capacité de présenter ses missions et des rapports de manière concise et convaincante au sein de son organisation, surtout à la direction générale et/ou direction des achats est indispensable pour promouvoir des programmes efficaces de gestion.

La Car Policy est cruciale pour une gestion efficace d’une flotte. Le gestionnaire joue un rôle essentiel dans la négociation de contrats pour de nouveaux véhicules et équipements pour sa flotte. Gérer les livraisons et les restitutions des véhicules est une tâche complexe qui requiert une planification minutieuse. La maintenance préventive est essentielle pour maintenir les véhicules en bon état de fonctionnement.

Impact de la Gestion de Flotte sur Divers Services

Avec l’impact de la gestion de flotte sur de nombreux services comme la comptabilité, les achats, les ressources humaines et la direction financière, il devient difficile de tout maintenir à jour et d’en analyser les données de manière efficace, surtout pour les parcs de taille conséquente.

Cependant, diverses solutions technologiques existent pour simplifier la vie quotidienne du gestionnaire de parc automobile. Avec plus de 16 ans d’expérience dans l’édition de logiciels de gestion de flotte automobile, GAC Technology est un partenaire de confiance pour les gestionnaires de flotte au quotidien.

Le Rôle Évolutif du Gestionnaire de Flotte

Le rôle d’un gestionnaire de flotte automobile est devenu incontournable en particulier dans les hubs animés comme la France et sa capitale, Paris. Cet emploi, non seulement essentiel pour garantir l’efficacité et la rentabilité, englobe un large éventail de responsabilités et missions qui vont au-delà d’un poste de gestionnaire d’une flotte de véhicules. Une aptitude pour ce rôle peut avoir un impact significatif sur les résultats financiers d’une organisation (notamment à minimiser les coûts) et sur sa capacité à fournir des services fiables, rendant la profession à la fois stimulante et gratifiante.

Les besoins de l'entreprise en matière de gestion de flotte sont variés et incluent notamment la maintenance des véhicules, le contrôle des coûts et le respect des réglementations. À mesure que l’industrie continue de se développer, la demande de gestionnaires de flotte avec de l’expérience augmente, marquant ce cheminement de carrière avec la promesse d’offres d’emploi en CDI et d’un environnement de travail dynamique au sein des entreprises.

Concernant le type de contrat, des postes sont également ouverts en alternance dans des plus petites structures sur site, également en intérim et CDD. En approfondissant ce qu’il faut réaliser pour devenir un gestionnaire de flotte automobile performant, vous découvrirez les compétences et qualités clés requises, le savoir-faire technique et les capacités interpersonnelles nécessaires.

Solutions Proposées par Handishare

Pour certaines entreprises, externaliser la gestion de leur parc automobile à des spécialistes peut être une stratégie coût-efficace. Depuis 12 ans, Handishare gère les flottes auto de ses clients. Elle est amenée à travailler sur différents outils spécialisés du marché et notamment sur le logiciel de GAC technology plébiscité par de nombreux clients, mais aussi par l’entreprise adaptée elle-même.

Outre les missions évoquées précédemment, Handishare gère également pour le compte de ses clients les PV et amendes de leurs salariés sur Antaï. Handishare a même conçu des guides d’éco conduite à destination de ses clients. Confier la gestion de la flotte auto à Handishare, c’est gagner du temps sur des missions chronophages et s’assurer de la fiabilité du suivi des divers événements concernant les véhicules de l’entreprise ainsi que leurs conducteurs.

Gestion de l'Impact Environnemental

En tant que gestionnaire de flotte, évaluer l’impact environnemental de ses véhicules est crucial. Cela inclut l’adoption de stratégies pour réduire les émissions de carbone de sa flotte. Avec le temps, le rôle des gestionnaires de flotte inclut des actions et des offres d’emploi au-delà des responsabilités traditionnelles pour inclure la gestion stratégique de la mobilité des collaborateurs. Ce changement est motivé par la nécessité d'une exploitation de flotte plus respectueuse de l'environnement et du respect de nouvelles normes juridiques.

Tableau Récapitulatif des Missions du Gestionnaire de Flotte

Mission Description
Acquisition et Location Gérer l'acquisition, la location et le financement des véhicules.
Maintenance et Entretien Assurer la maintenance préventive et les réparations nécessaires.
Gestion Administrative Gérer les documents, les assurances et les contraventions.
Suivi des Véhicules Surveiller le kilométrage, la consommation de carburant et les émissions de CO2.
Conformité Réglementaire Veiller au respect des lois de roulage et des normes environnementales.
Analyse des Coûts Calculer et optimiser le coût total de possession (TCO).

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