La sous-traitance du transport peut constituer une solution organisationnelle particulièrement avantageuse pour les entreprises, quelle que soit leur taille ou l’importance de leurs moyens. Faire appel à un sous-traitant pour la livraison de ses marchandises semble évident et incontournable pour une entreprise en phase de démarrage d’activité. Mais, cette externalisation présente aussi de nombreux avantages pour les entreprises de plus grandes tailles. Il importe néanmoins de choisir ses sous-traitants avec soin.
Qu'est-ce que la sous-traitance ?
L’Association française de Normalisation (Afnor) définit la sous-traitance comme l’opération par laquelle une entreprise dite « donneuse d’ordres » confie à une ou plusieurs autres appelées « sous-traitant » la réalisation de certaines parties de la mission que lui a confiée le client final, désigné par « maître d’ouvrage », et qu’elle ne peut ou ne souhaite pas exécuter en interne.
La sous-traitance, c’est « l’opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie du contrat d’entreprise ou d’une partie du marché public conclu avec le maître de l’ouvrage ». C’est-à-dire qu’une entreprise délègue à une autre une partie de sa production, certains éléments nécessaires à sa production ou tout ou partie de la réalisation d’un contrat.
Dans le domaine industriel, la sous-traitance peut porter sur la conception, la production, la mise en service, l’entretien ou la maintenance du produit faisant l’objet du contrat initial. Le recours à ce système donne à l’entreprise titulaire, notamment si elle est une TPE ou une PME, un accès à des compétences ou des moyens pour accomplir des travaux d’envergure, comme les marchés publics. Deux contrats distincts sont donc établis pour matérialiser cette relation triangulaire. Par conséquent, le sous-traitant et le maître d’ouvrage n’ont aucun lien contractuel.
Ensuite, le donneur d’ordres élabore le cahier des charges, avec toutes les spécifications techniques et directives particulières. Le sous-traitant a ainsi l’obligation de se conformer exactement à ces exigences, mais travaille en toute autonomie.
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Il est important de noter que le non-respect de ce critère d’indépendance, et l’identification d’un lien de subordination entre le sous-traitant (ou ses employés) et l’entreprise principale, le contrat de sous-traitance entraîne la requalification de la convention en contrat de travail ou en opération de prêt de main-d’œuvre à but lucratif, selon que le sous-traitant a des salariés ou non.
De manière générale, il appartient au donneur d’ordres de mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires pour la légalité de l’opération de sous-traitance, qui ne doit pas dissimuler un prêt illicite de main-d’œuvre.
Les avantages de la sous-traitance
La sous-traitance présente des avantages multiples pour l’entreprise donneuse d’ordre :
- L’accès à des ressources spécifiques: Son équipe ne possède pas nécessairement toutes les compétences requises pour honorer un contrat conséquent. En s’adressant à un spécialiste du domaine qu’elle ne maîtrise pas, elle bénéficie d’une expertise complémentaire, d’un matériel bien précis, etc. Elle s’évite ainsi des investissements importants pour répondre à une demande ponctuelle.
- Le gain de flexibilité: Au lieu de recruter du personnel supplémentaire et d’acheter des équipements, l’entreprise s’appuie sur les forces du sous-traitant. Son engagement avec ce dernier prend fin avec l’accomplissement de la mission, elle n’a pas à se préoccuper de la réaffectation de ces ressources devenues superflues. Elle est ainsi plus réactive face aux fluctuations du marché. Aussi bien dans les périodes de croissance qu’en cas de ralentissement, il suffit d’adapter le contrat avec le sous-traitant.
- Le gain d’efficacité et de productivité: Grâce aux ressources du sous-traitant, l’entreprise accroit sa capacité de production et réduit ses délais, avec un moindre risque de défaillances techniques. Enfin, collaborer avec un spécialiste l’aide à améliorer continuellement sa propre offre, voire proposer de nouveaux produits ou services.
En effet, par définition, dans la mesure où, en sous-traitant, une entreprise se décharge de certaines tâches, de la production de certains éléments ou d’une partie d’un contrat, elle s’autorise plus de flexibilité et peut accéder à du matériel/compétences/technologies/etc. qu’elle ne possède pas en interne.
Par exemple : une entreprise récupère un gros contrat qui demandera, ponctuellement, plus de capacité de production/des compétences complémentaires/du matériel spécifique/etc. Acheter le matériel/embaucher du personnel supplémentaire/etc. : le coût est élevé avec quelques incertitudes. Pourra-t-elle exploiter pleinement le matériel/personnel/etc. intégré à l’entreprise ?
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De plus, avec l’appui d’un professionnel sur certains aspects, elle peut se consacrer pleinement à son cœur de métier et à la croissance de son activité. En outre, ce faisant, elle peut se concentrer sur son cœur de métier ou sur des projets à moyen et long terme, notamment en recherche et développement par exemple. C’est souvent dans cette logique que, dans les petites entreprises, la comptabilité, la prospection ou d’autres tâches commerciales et administratives sont sous-traitées. Une meilleure utilisation de la division du travail et donc de la spécialisation.
Le sous-traitant ayant une obligation de résultat envers l’entreprise, celle-ci dispose d’un recours juridique et peut facturer des pénalités en cas de retard ou de problème de qualité.
Les inconvénients de la sous-traitance
Si les avantages de la sous-traitance sont indéniables, elle s’accompagne de certains risques qu’il est indispensable d’anticiper :
- La dépendance au sous-traitant: Lorsqu’une entreprise fait régulièrement appel aux services d’un sous-traitant, elle risque d’en devenir partiellement ou totalement dépendante. Or, ses équipes ne sont pas forcément disposées à faire davantage d’efforts pour donner un meilleur rendu.
- La perte de savoir-faire: En sous-traitant tout ou une partie d’une activité, voire de plusieurs activités, l’entreprise doit affecter ses collaborateurs à d’autres tâches. Ces derniers risquent par conséquent de perdre la maîtrise de ce champ d’action, alors que les réglementations, les pratiques, les technologies, etc. évoluent en permanence.
- Les difficultés de gestion: Le recours à de multiples sous-traitants pour la production fragmente le travail, entraîne une gestion multipartite complexe. Outre des problèmes de coordination des différents intervenants, cette situation amenuise les avantages potentiels, tels que les économies d’échelle, et nuit à la qualité et à la performance globales.
- La confidentialité des données: La sous-traitance implique la plupart du temps le partage d’informations avec le fournisseur, et certaines sont souvent sensibles, notamment les détails sur les nouveaux produits et processus.
Malgré ces avantages, il ne faudrait pas croire que la sous-traitance est la solution magique à tous les problèmes des entreprises. En effet, sous-traiter implique également un certain nombre d’inconvénients plus ou moins lourds qu’il faut connaître pour pouvoir les contourner. Par exemple, en premier lieu, en sous-traitant (et surtout en sous-traitant régulièrement), l’entreprise se rend partiellement voire totalement dépendante de l’entreprise sous-traitante.
Et à la moindre défaillance de ce dernier (problèmes de qualité, retards…), le donneur d’ordre s’expose à des retombées négatives vis-à-vis de son propre client, et à subir des pénalités commerciales et/ou financières, puisque la responsabilité de la bonne exécution de la mission lui incombe totalement. Pour minimiser ces risques, il convient d’instaurer une communication régulière avec le prestataire, et de mettre en place un contrôle de la qualité rigoureux et continu.
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En cas de réintégration des fonctions sous-traitées après des mois ou des années d’externalisation, une période de réajustement s’avère souvent nécessaire, avec une obligation de former les salariés concernés pour une mise à niveau de leurs connaissances et compétences.
Egalement, il peut y avoir des surprises sur la qualité des produits/prestations livrés par l’entreprise sous-traitante : il faut mettre en place un contrôle de la qualité et une communication performante pour contrer cela.
La meilleure solution est donc de mettre en place une véritable collaboration horizontale entre les différentes entreprises. Les processus collaboratifs d’innovation partagée entre les différents acteurs les impliquent tous dans un projet et les fait tous gagner en compétence et en compétitivité.
Comment bien choisir son sous-traitant ?
Faites preuve de bon sens pour choisir votre partenaire en sous-traitance transport. Commencer par contrôler la réputation de la qualité du travail de l’intervenant. Vous pouvez tout simplement chercher des infos sur Internet ou privilégier le bouche-à-oreille et les recommandations. Jugez aussi de la transparence de vos interlocuteurs en matière de clients et de réalisations passées.
Lorsque vous décidez d’avoir recours à un sous-traitant pour la livraison de vos marchandises, vous cherchez aussi de la flexibilité et de la réactivité sur le plan opérationnel. Ces critères de qualité commencent dès les premiers échanges. Le sous-traitant logistique doit être en mesure de vous répondre clairement et rapidement.
Enfin, le sous-traitant choisi doit présenter une excellente santé financière pour un partenariat serein. Il doit pouvoir vous assurer de l’équilibre de ses comptes et de la pérennité de l’entreprise. Une instabilité risque de mettre en péril vos propres opérations.
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