Afin d’atteindre ses objectifs ou de satisfaire les attentes de sa clientèle, une entreprise peut s’équiper de moyens techniques et matériels. Au nombre de ces moyens figure le véhicule de société. Une carte grise au nom d’une société autorise la mise en circulation du véhicule de fonction. Les véhicules de société sont également concernés par l'obligation d'immatriculation. Selon le code de la route, tous les véhicules à moteur doivent être immatriculés pour pouvoir circuler sur la voie publique, y compris ceux utilisés par les entreprises.

Qu'est-ce qu'un Véhicule de Société ?

Dans le cas d’une société, un véhicule qui lui appartient est une voiture utilisée à des fins commerciales. Elle peut servir pour le déplacement du personnel, ou pour la livraison des articles de la société. Dans tous les cas, le véhicule entre dans son patrimoine. C’est aussi le cas de la voiture de service. Le véhicule de service, utilisé pour le déplacement du personnel et des cadres de l’entreprise et possédant sa carte grise, peut servir hors de l’entreprise. C’est-à-dire qu’il peut être utilisé pendant les jours de repos, y compris le week-end. Chaque entreprise est libre de définir lequel de ses employés recevra une voiture de société. Elle peut se baser sur sa taille, ses fonctions et les tâches des employés.

Véhicule de Société vs Véhicule de Service

Une voiture de fonction est différente d'un véhicule de service. En effet, l'employé peut rentrer chez lui avec le véhicule de fonction à la fin de sa journée de travail. Dans certains cas, il peut même garder le véhicule pendant les week-ends quand le contrat le mentionne. À l'opposé, un véhicule de service doit être rendu à la fin des horaires de travail. Toutefois, il peut y avoir des exceptions, lorsque l'entreprise autorise l'employé à rentrer chez lui avec le véhicule de service.

Pourquoi faire établir une carte grise pour un véhicule de société ?

Pour immatriculer un véhicule de société et établir une carte grise au nom de cette dernière, un certain nombre de démarches doivent être effectuées. Les démarches de carte grise d'un véhicule de société diffèrent cependant selon les cas. Alors, comment faire la carte grise en ligne suite à l'achat d'un véhicule par la société ? Comment mettre la carte grise de sa voiture au nom de sa société ?

Les démarches de carte grise d'un véhicule de société diffèrent cependant selon les cas. Tout dépend de la démarche, qui peut concerner l'un des cas suivants :

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  • Achat ou location d'un véhicule par la société
  • Changement de carte grise pour mettre un véhicule personnel au nom de sa société
  • Changement de raison sociale (changement de nom de l'entreprise)
  • Changement de carte grise suite à la vente d'un véhicule de société à un particulier.

Comment effectuer les démarches ?

En premier lieu, il faut préciser que les démarches visant à obtenir ou faire sa carte grise s’effectuent sur Internet. Que ce soit pour obtenir la carte grise pour une entreprise en ligne ou physique, il est possible de se rapprocher d’un professionnel habilité qui prendra en charge toutes les démarches. Une autre méthode consiste à obtenir la carte grise auprès de l’ANTS.

Démarche en ligne

La demande se fait en ligne. Une fois votre demande envoyée, vous devrez patienter jusqu'à ce que le service en charge de votre dossier vous réponde. Le statut « en attente de paiement » signale que l'agent instructeur vous demande de régler les frais liés à votre démarche. Certaines informations n’apparaissent pas sur la carte grise (certificat d'immatriculation) : détails de l’adresse, deuxième prénom, nom d’usage, ... Inutile de demander la correction de votre nom.

Documents Nécessaires

La démarche de carte grise pour un véhicule de société diffère d'une autre par la nature des documents à fournir. En outre, la liste de ces derniers varie selon que le véhicule soit acheté neuf ou d'occasion.

Véhicule d'occasion

Voici les documents à fournir pour immatriculer un véhicule particulier d'occasion en voiture de société :

  • Formulaire de demande de certificat d'immatriculation Cerfa 13750, que vous devez remplir et signer en tant que responsable de la société qui va être titulaire de la carte grise ; n'oubliez pas d'y apposer le cachet de votre entreprise
  • Extrait Kbis pour carte grise société, datant de moins de 1 an
  • Certificat de cession rempli, signé et daté en deux exemplaires par le vendeur et l'acquéreur
  • Carte grise barrée, signée comportant la mention « vendu le » avec la date
  • Copie d'une pièce d'identité valide du gérant de la société (CNI, passeport ou titre de séjour)
  • Une attestation d'assurance auto ou un mémo véhicule assuré
  • Justificatif de contrôle technique si le véhicule y est soumis (1ère immatriculation supérieure à 4 ans)
  • Procuration originale par mandat Cerfa 13757 rempli et signé afin de permettre à Cartegriseminute.fr d'effectuer la démarche au nom du demandeur (l'entreprise).

Véhicule Neuf

Si le véhicule est acheté neuf par l'entreprise, les documents suivants sont requis :

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  • Justificatif d'achat délivré par un concessionnaire, tel qu'une facture
  • Extrait Kbis
  • Mandat d'immatriculation
  • Attestation d'assurance ou mémo Véhicule Assuré
  • Copie d'une pièce d'identité valide du demandeur.

Coût de la Carte Grise

Le budget à prévoir pour la création de la carte grise dépend de plusieurs facteurs. L’obtention de la carte grise est liée au paiement du prix d’une plaque d’immatriculation. C’est comme si le véhicule devait être réimmatriculé. Le coût d'une carte grise pour un véhicule de société est souvent plus élevé que celui d'un véhicule particulier, notamment parce qu'il inclut la taxe Y.2 appelée taxe pour la formation professionnelle.

Voici les différentes taxes entrant dans le calcul du prix de la carte grise pour un véhicule à usage professionnel :

  • La taxe Y.1 correspond à la taxe régionale, elle-même calculée en fonction du prix du cheval fiscal pratiqué dans le département ou la région de résidence ; si le véhicule de société est âgé de plus de 10 ans, le cheval fiscal est divisé par deux ;
  • La taxe Y.2 ou taxe professionnelle est calculée en fonction du poids total à charge (PTAC) du véhicule, et ne concerne que les utilitaires destinés au transport de biens et marchandises ;
  • La taxe Y.3 ou taxe sur les véhicules polluants, est calculée sur le niveau d'émission de CO² ; elle ne concerne pas les véhicules de société achetés neufs ;
  • La taxe Y.4 correspond aux frais de gestion de 11 € depuis janvier 2021 ;
  • La taxe Y.5, quant à elle, représente les frais d'acheminement, d'un montant fixe de 2.76 € ;
  • La taxe Y.6 est la somme des différentes taxes citées ci-dessus.

À l’issue de la démarche, la société obtient une carte grise provisoire. Celle-ci autorise la société à mettre le véhicule en circulation pendant une période d’un mois, en attendant de recevoir la carte grise au nom de l’entreprise.

Assurance pour Véhicule de Société

Comme dans le cas d’une voiture personnelle, l’assurance pour une voiture de société est nécessaire. Pour un véhicule de société, l’assurance couvre la responsabilité civile. C’est d’ailleurs la seule obligation légale. Celle-ci couvre l'indemnisation de tiers en cas de dommages physiques ou corporels impliquant le véhicule de société suite à un accident, une explosion ou un incendie. Par ailleurs, la portée de la couverture dépend des limites de responsabilité de la société. Ainsi, le conducteur, c'est-à-dire le salarié, ainsi que les passagers du véhicule, sont couverts par l'assurance, mais en tenant compte de certaines limites.

Les garanties facultatives, comme l’indique leur nom, sont librement choisies par l’entreprise. Suivant les choix de la société, des couvertures facultatives peuvent être incluses dans le contrat d'assurance, comme :

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  • Les dommages au véhicule suite à un accident
  • L'assistance au conducteur et aux passagers en cas de panne, telle qu'un dépannage, et qui fait partie des garanties de services
  • La garantie personnelle de l'employé ou du gérant qui conduit le véhicule au nom de la société.

Cas Spécifiques

Changement de titulaire

Une voiture de société peut changer de titulaire sur la carte grise uniquement lorsqu'il est vendu à un particulier. Pour changer la carte grise d'une voiture de société à celle d'un véhicule particulier, la démarche est identique à celle d'un changement de carte grise dans le cadre d'une vente entre particuliers. Sur le certificat de cession, le vendeur est représenté par la société et celle-ci doit y apposer son cachet en plus de sa raison sociale et de ses coordonnées d'entreprise.

Changement de raison sociale

Pour changer la raison sociale sur la carte grise de la société, il est nécessaire de la refaire. Au cours de cette opération, le numéro SIREN qui y apparaît ne doit pas changer. En effet, le changement du numéro SIREN équivaut à la création d’une nouvelle personne morale, donc d’une nouvelle société. Si l'entreprise propriétaire du véhicule change de raison sociale, la carte grise doit également être mise à jour. Il faut alors la refaire en faisant une nouvelle procédure. Toutefois, le changement de nom de l'entreprise ne doit pas s'accompagner d'un changement du numéro SIREN, qui sera considéré comme un changement de propriétaire.

Les documents à fournir sont les mêmes que pour obtenir une carte grise de véhicule de société.

Avantages et Inconvénients d'un Véhicule de Société

Utiliser une voiture de société présente quelques avantages, mais aussi des inconvénients dont il faut tenir compte.

Avantages

  • L'employé bénéficiaire n'a aucun frais à sa charge, même le prix de la carte grise pour véhicule à usage professionnel ;
  • Les frais d'assurance, de réparation ou d'entretien sont à la charge de l'entreprise ;
  • Les infractions commises par l'employé sont directement imputées à la société, ce qui signifie qu'il ne risque pas de perdre des points sur son permis ; en effet, la carte grise est établie au nom de la société et c'est cette dernière qui reçoit les PV et doit payer les amendes correspondantes.

Inconvénients

  • L'entreprise doit payer chaque année la taxe sur les véhicules de société TVS ;
  • L'amortissement du véhicule est directement prélevé sur les résultats annuels de la société ;
  • La TVA n'est pas récupérable ;
  • Il peut y avoir des limites quant à l'utilisation du véhicule de société par l'employé ; seul l'employeur peut déterminer les conditions dans lesquelles ce dernier peut utiliser le véhicule, en les précisant dans le contrat.

Tableau Récapitulatif des Taxes pour la Carte Grise d'un Véhicule de Société

Taxe Description Calcul
Y.1 Taxe régionale Basée sur le prix du cheval fiscal de la région
Y.2 Taxe professionnelle Calculée selon le PTAC du véhicule (pour les utilitaires)
Y.3 Taxe sur les véhicules polluants Basée sur le niveau d'émission de CO² (ne s'applique pas aux véhicules neufs)
Y.4 Frais de gestion Montant fixe de 11 €
Y.5 Frais d'acheminement Montant fixe de 2.76 €
Y.6 Total des taxes Somme de Y.1, Y.2, Y.3, Y.4 et Y.5

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