Un logiciel de gestion de flotte est conçu pour faciliter la gestion du parc de véhicules d'une entreprise : voitures de fonction, véhicules de service, véhicules utilitaires, deux roues… Il permet d’intégrer de nombreuses données relatives aux véhicules et à leur gestion dans une perspective d’optimisation de leur utilisation et de leur organisation.
Pour atteindre ces objectifs, il est nécessaire d’être en capacité de s’adapter aux fluctuations du marché, d’être réactifs mais aussi de faire preuve d’une rigueur organisationnelle tout en ayant une vision d’ensemble de son parc.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte est intéressante pour les entreprises, si elles exploitent au moins 5 véhicules. Elle assure une meilleure rentabilité de leur flotte automobile en baissant significativement le budget alloué à leur parc, aussi appelé coût de possession (ou TCO). La centralisation des données et l’automatisation d’un certain nombre de tâches engendrent un gain de temps significatif et contribuent à une gestion améliorée du parc.
Fonctionnalités Clés d'un Logiciel de Gestion de Flotte
Pour être performant, un logiciel de gestion de flotte automobile doit posséder un certain nombre de caractéristiques. Voici quelques-unes des fonctionnalités essentielles :
1. Analyse des Besoins et Sélection des Véhicules
A l’échelle d’une grande entreprise, recenser les besoins de tous vos conducteurs n’est pas chose aisée. Dans ces deux catégories, plusieurs critères sont à prendre en compte afin de fournir à vos collaborateurs un véhicule adapté.
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Kilométrage journalier, environnement, capacité d’électrification, ZFE, etc. tout est pris en compte afin d’accompagner au mieux vos conducteurs dans le choix de leur véhicule.
2. Maîtrise des Coûts
Une flotte automobile représente un poste de dépenses important pour une entreprise. L’un des moyens de maitriser vos coûts est de mettre en concurrence les loueurs et ainsi, obtenir la meilleure offre disponible. Lorsqu’un conducteur commande un nouveau véhicule, les loueurs reçoivent tous une notification qui indique le lancement d’une enchère. Par la suite, ils vous proposent, dans un temps limité, une ou plusieurs grilles de loyer comportant jusqu’à 540 couples durée/kilométrage.
3. Personnalisation et Flexibilité
Sur le marché, il existe plusieurs logiciels de gestion de flotte automobile, plus ou moins flexibles, offrant chacun différents niveaux de maitrise. Certains proposent des fonctionnalités standardisées, avec une mise en place plus simplifiée. D’autres peuvent s’adapter intégralement aux spécificités de votre Car Policy et vos processus. C’est l’idéal pour les grandes entreprises, leur organisation complexe et leurs flottes importantes.
4. Satisfaction des Conducteurs
Assurer la satisfaction de vos conducteurs est un des facteurs clés de succès dans votre stratégie de gestion de votre flotte automobile. Ainsi, via un logiciel de gestion de flotte automobile, votre fleet manager doit être capable de les mettre en relation avec des équipes aptes à les accompagner de la commande à la restitution de leur véhicule de fonction mais aussi de répondre à l’ensemble de leurs questions. C’est le canal de communication dédiée à destination de vos conducteurs. Cette plateforme réunit toutes les informations utiles à vos collaborateurs : accès au catalogue, relevé kilométrique, numéros d’urgence, procédures, etc.
5. Analyse des Données et Rapports
En effet, ces informations autour de vos véhicules et de leur utilisation vous aident à vous assurer que votre stratégie est bien appliquée, à l’améliorer si nécessaire mais aussi à avoir une meilleure maitrise de votre TCO. Basé sur la technologie Power BI, cet outil vous accompagne dans l’analyse de l’état de votre parc et aussi de vos coûts à travers la mise à disposition de reportings détaillés.
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6. Adaptabilité et Évolutivité
Cela permet de s’ajuster plus facilement aux besoins changeants de l’entreprise notamment en termes de fonctionnalité ou d’intégration avec d’autres systèmes liés à la gestion de flotte automobile. De plus, un tel logiciel offre la possibilité de se développer et de s’adapter à mesure que l’entreprise grandit, évitant ainsi la nécessité de changer de solution à chaque étape de croissance.
Autres Fonctionnalités Importantes
- Suivi de la consommation de carburant: La consommation d'énergie dépend du véhicule et du comportement du conducteur. L’outil de gestion de flotte permet de suivre les données relatives à ces deux aspects, pour décider ou non du remplacement d’un véhicule trop énergivore et identifier les conducteurs à sensibiliser pour qu’ils adoptent une conduite plus vertueuse.
- Planification de l’entretien: Le logiciel de gestion de flotte offre la possibilité de planifier les entretiens et les interventions techniques sur l’ensemble des véhicules du parc.
- Suivi en temps réel: Ainsi, le suivi des véhicules permet aux entreprises de localiser rapidement le professionnel le plus proche pour intervenir à la demande d’un client et de fournir des infos sur le temps d’attente estimé.
- Gestion des assurances: Ces « boites noires » offrent la possibilité de déterminer si le conducteur conduit de façon vertueuse. Elles peuvent faire bénéficier d’une baisse des coûts d’assurance.
Logiciels de Gestion de Flotte: Exemples et Caractéristiques
Voici quelques exemples de logiciels de gestion de flotte disponibles sur le marché, chacun avec ses propres caractéristiques et avantages :
FleetNote
FleetNote est le logiciel SaaS (pas de téléchargement) conçu pour simplifier la gestion d’une flotte automobile pour les gestionnaires. Accessible depuis n’importe où, cette solution intuitive centralise toutes les données essentielles pour une gestion proactive et efficace.
Grâce à des fonctionnalités simples et avancées telles que le suivi des kilométrages, la gestion des contrats, le calcul de la TVS et les alertes personnalisées, FleetNote répond aux besoins des entreprises modernes. Il offre également une application mobile pour les conducteurs, facilitant la communication et le suivi en temps réel.
FleetNote intègre des interfaces fournisseurs dédiées pour simplifier la gestion de vos factures et optimiser votre TCO.
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GAC Car Fleet
GAC Car Fleet est le logiciel de gestion de flotte automobile de référence sur le marché. Disponible en mode SaaS, il vous permet d’accéder à votre parc automobile depuis n’importe quel ordinateur disposant d’une connexion Internet.
Doté de nombreuses fonctionnalités, il couvre l’ensemble du processus de gestion de flotte automobile, depuis l’intégration du véhicule au sein du parc jusqu’à sa restitution ou sa vente, en passant par le pilotage financier. GAC Car Fleet est connecté à plus de 250 fournisseurs (assureurs, loueurs, pétroliers, autoroutiers, etc.) et à l’Etat (SIV, infractions ANTAI, etc.) qui composent le Hub GAC.
WinFlotte
Développé par OptiXT, Winflotte redéfinit les standards de la gestion de flotte automobile. L’outil s’intègre avec l’ensemble de votre écosystème : JATO, ANTAI, SIV, SAP, outils RH, télématiciens, loueurs, etc.
FleetWave
La société britannique Chevin est l’éditeur du logiciel FleetWave de gestion en ligne présent à l’international et gérant près d’un million de véhicules. Les tableaux de bord proposés par FleetWave sont intuitifs et intégralement paramétrables pour pouvoir anticiper et prendre rapidement des décisions éclairées.
SIP2
Basé sur 30 années d’expériences, le logiciel SIP2 est personnalisable et s’adapte à vos objectifs de gestion ainsi qu’à la taille de votre flotte. Le logiciel de gestion du parc auto InfoParc SIP2 est « à la carte » et embarque un catalogue d’interfaces standards avec tous les plus grands fournisseurs du marché.
Tableau Comparatif des Logiciels de Gestion de Flotte
| Logiciel | Type | Principales Fonctionnalités | Avantages |
|---|---|---|---|
| FleetNote | SaaS | Suivi Kilométrages, Gestion Contrats, Calcul TVS, Application Mobile | Facilité d'Utilisation, Modularité, Interface Fournisseur |
| GAC Car Fleet | SaaS | Gestion Complète, Connexion Fournisseurs, Pilotage Financier | Couverture Étendue, Intégration Données, Hub GAC |
| WinFlotte | Logiciel | Vision Globale du Parc, Intégration Écosystème | Connectivité Totale, Contrôle |
| FleetWave | En Ligne | Tableaux de Bord Paramétrables, Suivi Budgétaire | Industrialisation des Procédures, Communication Conducteurs |
| SIP2 | SaaS | Personnalisable, Interfaces Standards | Adaptabilité, Collecte et Analyse des Données |
Choisir le bon logiciel de gestion de flotte est essentiel pour optimiser les coûts, améliorer l'efficacité et assurer la satisfaction des conducteurs. En évaluant attentivement les besoins de votre entreprise et en comparant les différentes options disponibles, vous pouvez trouver la solution idéale pour gérer votre parc automobile de manière efficace et rentable.
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