Votre entreprise met à disposition des voitures de fonction pour les salariés, mais que faire lorsqu’un des véhicules est accidenté ? Quelles sont les démarches à entreprendre auprès de votre assurance suite à un sinistre ? Et quid de la franchise et du coût des réparations ?

Obligations de l'Entreprise en Matière d'Assurance

Quelle que soit sa taille, l’entreprise qui utilise des véhicules (auto, moto, engin de chantier…), lui appartenant ou non, pour l’exercice de son activité doit se préoccuper de leur assurance. L’assurance est obligatoire pour tout véhicule mis en circulation. Il appartient en principe au titulaire du certificat d’immatriculation de s’en charger. Dans le cas d’une voiture de fonction appartenant à l’entreprise, c’est donc à l’employeur qu’il incombe d’assurer les véhicules.

L’entreprise qui souscrit le contrat d’assurance ; le propriétaire du véhicule ; tout conducteur d’un véhicule de l’entreprise, même s’il a pris le volant contre le gré du chef d’entreprise. La garantie couvre les dommages matériels et corporels subis par les tiers, qu’ils résultent d’un accident de la route, d’un incendie ou d’une explosion dans lesquels est impliqué un véhicule terrestre à moteur. Les conséquences d’accidents provoqués par la chute d’accessoires, d’objets ou de substances transportées sont également prises en charge. Le contrat d’assurance définit les conditions d’application de la garantie vol ainsi que les modalités d’indemnisation.

Types de Contrats d'Assurance

Les véhicules de l’entreprise peuvent être assurés par des contrats individuels ou par un contrat flotte. Dans les contrats de flottes fermées, pour bénéficier de la garantie, l’entreprise doit déclarer à l’assureur chaque véhicule qu’il met en service. Dans les contrats de flottes ouvertes, l’entreprise se limite à indiquer à l’assureur la composition de son parc au début et à la fin de chaque année. Les engins de chantier ont parfois la double fonction de véhicules et d’instruments de travail et doivent être garantis en tant que tels à la fois au titre de la responsabilité civile automobile obligatoire et de la responsabilité civile exploitation.

En cas de sinistre, il peut être difficile de déterminer si celui-ci relève de l’exploitation de l’entreprise ou de la circulation du véhicule.

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Garanties Complémentaires

Les garanties obligatoirement attachées aux garanties dommages facultatives Si le contrat comporte une garantie dommages au véhicule (tous accidents, dommages collision, vol, incendie…), le véhicule est automatiquement couvert en cas de catastrophe naturelle, catastrophe technologique, tempête et attentat. La garantie émeutes et mouvements populaires A la différence de la garantie attentat, elle n’est pas obligatoirement acquise. La garantie de protection juridique La garantie de protection juridique peut être proposée soit dans le contrat d’assurance automobile, soit plus fréquemment lorsqu’il s’agit d’entreprises dans un contrat autonome. Une franchise kilométrique ou une restriction concernant les pays étrangers traversés peut être prévue. L’assurance de certains transports spécifiques La réglementation sur l’assurance obligatoire comporte des exclusions (transport de matières dangereuses…).

Par exemple, un opérateur aéroportuaire tracte un avion dans une zone de maintenance. En manœuvrant son tracteur, il endommage le train avant de l’avion.

Déclaration d'un Accident

En cas d’accident, l’entreprise doit déclarer l’accident à l’assureur dans les cinq jours ouvrés. Comme pour n’importe quel accident de la route, les conducteurs des véhicules de fonction impliqués dans un accident doivent remplir un constat amiable. Que cet accident ait lieu sur le temps de travail ou le temps libre, c’est au salarié qui conduisait le véhicule de procéder au constat, sauf accident nécessitant une prise en charge par les secours. Une fois le constat rempli par les conducteurs impliqués, il est nécessaire de contacter votre compagnie d’assurances pour l’informer du sinistre. L’accident doit être déclaré dans les 5 jours ouvrés suivant l'accident.

Une fois que vous avez complété le constat amiable, vous devez le faire parvenir à votre assureur dans le délai prévu par le contrat. Ils relèvent l'identité des conducteurs impliqués, des passagers, des piétons et des témoins éventuels. Même si les autorités établissent un procès-verbal, vous devez signaler l'accident à votre assureur, avec le constat à l'amiable version papier obligatoirement. Si vous êtes blessé, vous devez faire établir un certificat médical par un hôpital ou par un médecin. Le certificat doit préciser la nature et l'importance de vos dommages corporels. Vous devez envoyer le certificat médical à votre assureur le plus tôt possible. Vous pouvez lui demander une avance sur l'indemnisation de vos dommages corporels. Si vous n'aviez pas signalé de blessé lors de l'établissement du constat amiable et que vous ressentez des douleurs quelques heures plus tard, il faut consulter le plus vite possible un médecin. Il pourra constater vos blessures et établir un certificat médical. Vous devez prévenir votre compagnie d'assurance le plus rapidement possible pour que cette information soit ajoutées à celles qui étaient notées sur le constat amiable.

Constat Amiable

Le constat amiable d'accident est un document papier qui permet de noter les informations sur les circonstances d'un accident de la route entre 2 ou plusieurs véhicules. Il doit être rempli par toutes les personnes impliquées dans l'accident. Il facilite la déclaration du sinistre auprès des compagnies d'assurance, qui s'appuient sur ce document pour déterminer les responsabilités de chacun. Bien qu'il ne soit pas obligatoire légalement, il est fortement recommandé car il simplifie les démarches d'indemnisation. Chaque assureur fournit son propre modèle de constat amiable à la signature du contrat. Il est préférable d'en avoir toujours un exemplaire dans votre véhicule.

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À savoir Si vous n'avez pas de constat papier dans votre voiture, vous pouvez noter sur papier les informations qui y sont demandées : identité et permis de conduire des conducteurs, immatriculation et numéro d'assurance des véhicules, circonstances de l'accident. Vous pouvez utiliser le constat amiable papier en cas d'accident en France, dans les pays de l'Espace économique européen et dans les autres pays qui ont adhéré au système de la Carte Verte. Le constat est standardisé et disponible dans toutes les langues européennes avec les mêmes rubriques, permettant ainsi aux conducteurs de nationalités différentes de remplir un seul et même document dans leurs langues respectives.

Le constat amiable papier doit être utilisé si vous vous trouvez dans l'un des cas suivants :

  • L'accident implique au moins 2 véhicules
  • L'un des véhicules est étranger
  • L'accident implique des blessés
  • L'un des conducteurs refuse d'utiliser le e-constat auto
  • L'accident a lieu dans une zone sans réseau mobile.

Comment remplir le constat amiable ?

Vous devez remplir le recto (partie constat) sur les lieux de l'accident, avec l'autre conducteur, le tout sur un seul exemplaire de constat. Le constat doit être signé par les 2 conducteurs pour être valable. Une fois que le recto a été complété et signé par les 2 parties, vous ne devez plus rien y écrire. Chaque partie conserve un exemplaire du constat après avoir complété la partie commune. Le verso (partie déclaration) peut être complété plus tard, individuellement par chacun des conducteurs. Utilisez pour vous aider le mode d'emploi incorporé au constat à l’amiable. Si l'accident implique plus de 2 véhicules, vous devez remplir un constat amiable avec le conducteur du véhicule qui vous précède et un autre avec celui qui vous suit. Vous pouvez compléter d'avance la partie A du constat concernant vos coordonnées et celles de votre compagnie d'assurance. Vous pouvez également joindre des photographies de l'accident.

Que faire en cas de refus de l'autre conducteur ?

Si l'autre conducteur refuse de compléter le constat électronique ou s'il refuse de le signer, il est important de relever le numéro d'immatriculation de son véhicule, et d'essayer d'obtenir le témoignage des personnes qui ont assisté à l'accident. Si vous avez des témoins, il est utile de prendre leurs coordonnées pour qu'ils puissent être recontactés éventuellement par la suite. Vous pouvez appeler la police ou la gendarmerie. Vous devez remplir complètement le constat en signalant le refus de l'autre conducteur dans la partie "Observations" au recto.

Que faire si l'autre conducteur prend la fuite ?

Si l'autre conducteur prend la fuite après l'accident, il est important de noter le numéro de sa plaque d'immatriculation et de prévenir la police ou la gendarmerie. Vous pourrez porter plainte pour délit de fuite. Complétez un constat papier en indiquant la fuite du conducteur dans la partie "Observations".

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Accident à l'étranger

En cas d'accident de la circulation intervenu lors d'un déplacement à l'étranger, vous devez compléter un constat européen d'accident (ou "constat amiable"). Il n'y a pas de langue imposée. Chacun remplit dans la langue qu'il maîtrise. Le document est standardisé et les rubriques sont les mêmes dans toutes les langues.

Cependant, dans la pratique, lorsqu’un accident survient entre un véhicule conduit par un Français et un véhicule conduit par un étranger, il est fréquent qu’aucun des deux conducteurs ne dispose d’un constat européen sur place. Il est donc vivement recommandé de prévoir ce document avant tout déplacement à l’étranger.

Attention Il faut vérifier que votre compagnie d'assurance fonctionne dans le pays où vous voulez aller. La liste des pays dans lesquels votre compagnie d'assurance vous couvre figure sur la carte verte.

Vous devez remplir le document de la façon la plus claire et la plus complète possible. Vous devez indiquer les informations relatives aux autres conducteurs impliqués dans l'accident (coordonnées, identité, assureur, numéro de police et immatriculation du véhicule notamment). Vous pouvez trouver des informations sur la manière de remplir le document dans le mode d'emploi incorporé au constat amiable. Toutes les parties impliquées dans l'accident doivent signer sur un seul et même exemplaire la partie commune (recto) du constat amiable. Le verso (partie déclaration d'accident à l'assureur) peut être complété plus tard, individuellement par chacun des conducteurs. S'il y a des témoins, il faut relever leurs identités et leurs coordonnées. Si l'accident implique plus de 2 voitures, vous devez remplir un constat amiable avec le conducteur du véhicule qui vous précède et un autre avec celui qui vous suit.

Rappel Le e-constat, qui permet de remplir un constat sous forme numérique avec son smartphone, ne peut pas être utilisé en cas d'accident à l'étranger.

Signalement d'un accident avec un conducteur non assuré

Si l'autre conducteur n'est pas assuré, vous pouvez compléter le constat amiable avec les informations disponibles et indiquer dans la partie "Observations" qu'il n'a pas d'assurance. Votre compagnie d'assurance ne pourra pas vous indemniser si c'est l'autre conducteur qui est responsable de l'accident. Mais vous pouvez demander une indemnisation auprès du Fonds de garantie des assurances obligatoires de dommages (FGAO).

Franchise et Réparations

Les contrats d’assurance automobile prévoient souvent une franchise en cas d’accident, c’est-à-dire une somme dont l’assuré - donc l’entreprise - devra s’acquitter. À noter que demander au salarié qui conduisait le véhicule de fonction accidenté de payer cette franchise est interdit par le Code du Travail. En effet, le salarié ne peut pas se voir imposer le paiement des réparations des dommages causés par sa faute sur un bien appartenant à l’entreprise. Cette interdiction s’applique même si le salarié vous propose lui-même de prendre en charge le remboursement de cette franchise. En tant qu’employeur, vous êtes tenu de refuser. En effet, le paiement de tels frais de réparation ou de franchise par le salarié est considéré comme une sanction pécuniaire.

Quel que soit son montant, la franchise prévue au contrat est à la charge la société, propriétaire du véhicule de fonction. Le salarié n’a pas à payer la somme due, même si l’employeur le lui demande. La retenue sur salaire n’est pas envisageable par exemple. Cela est considéré comme une sanction pécuniaire, ce que le code du travail interdit. Il faut savoir que le collaborateur ne peut également pas proposer de lui-même de payer la franchise en cas d’accident avec une voiture de fonction.

La déclaration de l’accident avec une voiture de fonction se fait auprès de l’assureur de la société. Il n’y a aucune intervention du salarié dans la gestion du sinistre même s’il est responsable de l’accident. Le montant des réparations et des dégâts matériels est pris en charge par la compagnie d’assurance de l’entreprise. Selon l’article L.1331-2 du code du travail, l’entreprise n’est pas en droit de solliciter le salarié pour le paiement des réparations, comme d’effectuer une retenue sur salaire. Il s’agirait d’une sanction pécuniaire, interdite par le code du travail. Et cela quand bien même le salarié le proposerait spontanément.

S’il s’agit d’un véhicule loué, la société de location de voiture s’occupe des formalités administratives et prend en charge les réparations à réaliser sur la voiture de fonction. Le loueur s’occupe de toute la gestion du sinistre :

  • Expert pour les travaux
  • Véhicule de remplacement
  • Facturation du garage
  • Remboursement par l’assurance

Une voiture de fonction louée facilite les démarches à effectuer en cas d’accident.

Responsabilité du Salarié et Sanctions

Un accident au volant d’une voiture de fonction peut-il justifier le licenciement d’un salarié ? Cela dépend. En effet, si le salarié est victime d’une erreur d’un autre conducteur ou si l’accident est dû à une erreur de conduite involontaire de la part du salarié, sans comportement fautif, il ne s’agit pas d’un motif de licenciement recevable. La conduite en état d’ivresse ou sous l’emprise de stupéfiant est considérée comme un comportement fautif du conducteur et peut entraîner une déchéance de garantie de la police d’assurance.

Si un salarié provoque un accident de la route avec un véhicule de fonction, l’employeur ne peut pas lui demander de payer les réparations du véhicule. En revanche, le salarié peut être sanctionné s’il a eu un comportement fautif. Si un salarié endommage son véhicule de fonction en faisant une erreur de conduite, l‘employeur ne peut pas lui demander de payer les réparations. Il s’agit en effet d’une sanction pécuniaire interdite (Code du travail, art. L. Il ne peut pas non plus prévoir dans le contrat de travail, une clause prévoyant qu’en cas d’accident responsable ou sans tiers identifié survenu avec le véhicule fourni par l’entreprise au salarié, le salarié paiera une franchise. En effet, il faut prouver que le salarié avait l’intention de nuire à l’entreprise.

La faute lourde est la seule exception qui puisse amener le salarié à devoir payer des frais. Cette faute lourde est caractérisée par une intention de nuire à l’entreprise. L’employeur ne peut pas sanctionner un salarié au simple motif qu’il a eu un accident de la circulation ou a commis une erreur de conduite avec un véhicule de l’entreprise. C’est ce qu’a rappelé la Cour de cassation dans une affaire où un conducteur avait renversé le camion qu’il conduisait avec à son bord deux collègues. Le salarié estimait que la simple absence de port de la ceinture de sécurité était dépourvue de lien de cause avec l’accident. Mais les juges ont validé le licenciement pour faute grave. Ils ont en effet considéré que le défaut de maîtrise du véhicule et l’absence de port de la ceinture de sécurité étaient établis. En pratique ce n’est pas tant le degré de gravité de l’infraction au Code de la route qui sera pris en compte mais le comportement fautif du salarié (notamment des antécédents d’infraction routière).

Si le salarié à qui est confiée la voiture de fonction a fait preuve d’un comportement fautif, d’une intention de nuire à l’entreprise, une sanction pécuniaire voire disciplinaire peut être envisagée. Elle peut même aller jusqu’à un licenciement pour faute grave. La sanction n’est pas liée aux dégâts causés par l’accident mais à l’origine du sinistre (intention de nuire, prise d’alcool, consommation de stupéfiants, etc.). Il revient à l’employeur de démontrer l’intention de nuire à l’entreprise. En pratique, la faute lourde est difficile à prouver. Si l’employeur réussi à l’établir et que la faute est prononcée, le collaborateur devient juridiquement responsable. Le conducteur salarié porte également la responsabilité financière des dégâts causés.

Bonus-Malus

Quelque soit les circonstances de l’accident, aucun malus personnel n’est appliqué. Le contrat d’assurance de voiture de fonction est souscrit au nom de l’entreprise. Le bonus malus personnel n’existe donc pas dans le cadre des voitures de fonction. Si le collaborateur possède un contrat d’assurance auto à titre privé, l’accident de voiture n’a aucune conséquence.

Véhicule de Fonction vs Véhicule de Service

Un véhicule de service est utilisé exclusivement pour les trajets professionnels : pour se rendre du siège de l’entreprise jusque sur un chantier par exemple. Une voiture de fonction est confiée au salarié non seulement pour ces déplacements professionnels mais aussi personnels. Il peut l’utiliser en dehors de son temps de travail, le weekend par exemple. Cette mise à disposition est considérée comme un élément de la rémunération. En principe, un véhicule de service est donc réservé aux déplacements professionnels. L’employeur peut par exemple accepter qu’un salarié l’utilise pour ses trajets domicile-lieu de travail.

Le prêt de la voiture devient-il pour autant un avantage en nature ? La Cour de cassation répond par la négative (Cass. Soc. Lorsque l’employeur tolère une telle utilisation, il s’engage tacitement à ne pas la reprocher au salarié par la suite. Toute sanction sera considérée comme injustifiée (Cass. Soc. 14 septembre 2016, n°15-13.740). En revanche, il conserve le droit de retirer à tout moment le véhicule de service au salarié, sans que cela puisse être considéré comme une modification du contrat du travail. En principe le salarié n’est pas tenu responsable d’un accident subi avec son véhicule de service. Les coûts de réparation du véhicule et de franchise d’assurance sont à la charge de l’employeur. La clause du contrat de travail qui stipulerait le contraire est nulle (Cass. Soc. 6 mai 2009, n°07-44.485). La réparation des dommages causés aux éventuelles victimes de l’accident incombe également à l’employeur.

Infractions Routières

Depuis 2017, un salarié qui commet une infraction routière se voit obligatoirement dénoncé par son employeur. Cette obligation pour les entreprises s’applique dans le cas des infractions constatées de manière automatique (excès de vitesse notamment). Le collaborateur conducteur du véhicule est alors redevable du montant de la contravention.

Mais dans certains cas, l’amende devra être acquittée par l’employeur. Par ailleurs, en tant que propriétaire de la carte grise, l’employeur reste redevable des amendes pour stationnement gênant, pour excès de vitesse et pour non-respect des feux tricolores. En aucun cas l’employeur ne peut procéder à une retenue de salaire pour compenser l’amende dont il s’est acquitté. Une clause du contrat de travail qui oblige le salarié à rembourser ses amendes est nulle (Cass. Soc.

Tout assuré qui utilise régulièrement sa voiture pour les besoins de l’entreprise doit en faire la déclaration à son assureur. En cas de bonne foi, l’assureur réduit l’indemnité de sinistre proportionnellement au rapport entre la cotisation payée et la cotisation effectivement due. En cas de mauvaise foi, l’assureur peut opposer la nullité du contrat d’assurance et aucune garantie ne joue. En outre, l’assureur est en droit de conserver les cotisations perçues.

Il est important de déclarer à l'assureur :

  • du changement de lieu de garage habituel ;
  • du changement d’utilisation des véhicules ;
  • des modifications apportées aux véhicules ou à leurs équipements.

Ainsi, si l’assuré est ultérieurement impliqué dans un accident, la non déclaration de l’aggravation constatée après sinistre peut générer les deux sanctions : la nullité du contrat ou la réduction proportionnelle de l’indemnité en l’absence de mauvaise foi.

Prévention des Accidents

L’assurance ne permet pas de compenser la totalité d’un préjudice subi par une entreprise en cas d’accident de la circulation : pénalités pour non-respect des délais, perte d’image de marque, immobilisation des véhicules, indisponibilité des collaborateurs… C’est pourquoi les entreprises ont tout intérêt à mettre en œuvre des plans de prévention. Cela permet de préciser les déplacements, leurs types, leurs kilométrages, leurs durées et leurs fréquences. Ces éléments permettent d’appréhender le type de sinistralité et de déterminer les facteurs sur lesquels il est possible d’agir. Elles pourront par exemple avoir trait aux manœuvres, aux trajectoires, aux vitesses, aux délais nécessaires. Chaque année, des objectifs de réduction du nombre et de la gravité des accidents de la circulation sont fixés. Le suivi de la sinistralité devant être méthodique et régulier, il est conseillé de confier le déroulement des opérations à une personne spécialisée dans l’entreprise ou à un partenaire extérieur (assureur, « préventeur »…).

Le transport et la sécurité Les dispositions relatives au transport de personnes et aux charges de marchandises doivent être respectées. Le permis de conduire Il est très important que l’entreprise contrôle régulièrement la validité des permis des salariés appelés à conduire. Dans ce cas, néanmoins, l’assureur a le droit d’exercer un recours contre le conducteur responsable pour récupérer les indemnités versées aux victimes.

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