Vous avez un véhicule de société ? Vous n'êtes pas à l'abri d'une amende pour excès de vitesse ou stationnement non réglementaire bien entendu, mais qui est responsable ? La personne qui conduit ? La société propriétaire du véhicule de fonction ? La personne physique ou morale inscrite sur la carte grise ?

Immatriculation d'un Véhicule de Société

Quelle que soit la catégorie du véhicule terrestre : une camionnette, véhicule de tourisme, utilitaire ou camion, il doit obligatoirement être immatriculé. Lorsque vous achetez un véhicule pour votre société, vous devez l'immatriculer au nom de la société. En cas de changement de votre situation ou de la propriété du véhicule, vous avez un mois pour changer l'immatriculation au nom de la société.

Voici les situations qui requièrent l'intervention du représentant légal de l'entreprise pour créer ou changer l'immatriculation :

  • Achat du véhicule au nom de la société, neuf ou occasion
  • Vente du véhicule
  • Changement d'adresse de l'entreprise
  • Modification du nom de l'entreprise (raison sociale)
  • Perte, vol ou dégradation de la carte grise
  • Modification du véhicule (transformation en utilitaire par exemple)

Informations Spécifiques à la Carte Grise du Véhicule d'Entreprise

Sur une carte grise, on trouve une appellation dans la rubrique J.1 qui désigne le type de véhicule et sa fonction, voici les codes couramment trouvés :

  • CAM pour un utilitaire ou camion au PTAC de plus de 3,5 tonnes
  • CTTE pour une camionnette, utilitaire ou véhicule de société de moins de 3,5 tonnes
  • VP pour une voiture particulière (ex: voiture de fonction)
  • Deriv-VP si le véhicule particulier n'a que 2 places, et a une utilisation professionnelle

Classes d'Infractions et Montants des Amendes

Il existe 5 classes d'infractions au code de la route, impliquant chacune une amende et dans certains cas, des points retirés au permis, menant à un retrait de permis dans les cas les plus graves. Voici les différents échelons d'amendes qu'un conducteur en véhicule d'entreprise peut recevoir :

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  • 1ère classe (jusqu'à 38 euros) : non respect du stationnement
  • 2ème classe (jusqu'à 150€) : changement de direction sans clignotant, non-paiement d'un péage, absence d'attestation d'assurance
  • 3ème classe (jusqu'à 450€) : Excès de vitesse inférieur à 20 km/h (si la vitesse autorisée maximale est au dessus de 50km/h), dispositif de freinage non-conforme
  • 4ème classe (jusqu'à 750€) : Usage d'un téléphone portable tenu en main, circulation sur la bande d'arrêt d'urgence, conduite sans ceinture de sécurité, refus de priorité, non-respect d'un feu rouge ou stop, franchissement/chevauchement d'une ligne continue, absence de visite technique périodique, conduite en état alcoolique, circulation en sens interdit, non-respect de la distance de sécurité, excès de vitesse inférieur à 50km/h, dépassement dangereux, circulation sans éclairage, absence du certificat d'immatriculation (carte grise)
  • 5ème classe (jusqu'à 1500€ ou 3000€ en cas de récidive) : Excès de vitesse supérieur à 50km/h

Certaines contraventions des 4 premières classes sont punies d'une amende forfaitaire qui peut aller de 11€ à 135€.

Obligation de Désignation du Conducteur

En cas d'infractions sans interception (par appareil de contrôle automatique), dans le cas d'un véhicule appartenant à un particulier, il n'y a aucune obligation de dénoncer la personne qui était au volant pour contester une amende, si elle ne correspond pas à la carte grise par exemple. Mais ce n'est pas le cas pour une entreprise ! Une règle reste commune : la contestation doit être effectuée dans les 45 jours suivant l’envoi de l’avis de contravention.

En effet, si le véhicule appartient à une société et que le nom sur la carte grise désigne une personne morale, il est obligatoire de désigner la personne physique qui conduisait le véhicule. L'administration doit ensuite éditer un nouvel avis de contravention qui remplace le premier, cette fois au nom de la personne. C’est donc au dirigeant de la société de respecter l'obligation de désignation du conducteur, y compris s’il s’agit de lui-même.

Amende pour Non-Désignation du Conducteur

L'obligation de désignation du conducteur n'est pas à prendre à la légère ! En cas de non-désignation du conducteur responsable par le représentant légal dans les 45 jours suivant l’envoi de l’avis de contravention, la personne morale s’expose à une amende supplémentaire. Cette amende forfaitaire de 675 EUR, qui peut être minorée à 450€ ou majorée à 1875 EUR selon la date de paiement.

Si l'amende est adressée au représentant légal, son montant peut s’élever à 750 EUR. Ces amendes s'ajoutent au montant sur l'avis de contravention initial (infraction à l'origine de la première amende) dont le représentant légal est seul responsable en l’absence de désignation, et tenu de payer sur ses propres deniers.

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Attention : si le titulaire de la carte grise est une personne physique ayant immatriculé le véhicule en tant que personne morale, il faudra clarifier la situation avec l’administration en fournissant une copie de la carte grise du véhicule au nom de la personne physique, ainsi que ses coordonnées.

A savoir qu'une fausse déclaration (désigner le mauvais conducteur par exemple) peut coûter jusqu'à 15 000€ d'amende et 1 an de prison.

Responsabilité Financière et Remboursement des Amendes

Le représentant de l’entreprise qui est titulaire de la carte grise, est responsable pécuniairement de ces infractions. C’est donc à l’entreprise de les payer.

Dans les faits, il serait logique que le conducteur ayant fait une entorse à la réglementation ait à rembourser à son employeur l’amende qui en découle. Lorsqu’il s’agit du dirigeant lui-même, généralement non lié à la société par un contrat de travail, pas de difficultés particulières. Il est fort peu probable qu’il décide ensuite de contester cette demande de remboursement…puisqu’elle émane de lui-même.

Avec un salarié, cela se complique. En effet, cela pourrait être assimilé à une sanction pécuniaire et est lié au fait que l’employeur engage la responsabilité du salarié. Mais ce n’est en principe possible que dans le cas d’une faute lourde. En l’espèce, il paraît risqué de s’engager dans cette démarche. Évidemment, ceci ne vaut que dans le cadre de l’utilisation professionnelle du véhicule. Si le salarié en a la disposition à titre personnel, les amendes reçues dans cette situation lui incombent.

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Traitement Fiscal des Amendes

Rappelez vous également que les amendes ne sont fiscalement pas déductibles. Cela signifie que la société les paie, mais qu’elles ne viennent pas diminuer son résultat fiscal pour le calcul de l’impôt. C’est en quelques sorte, une double sanction…

Contestation d'une Amende

Une fois l'amende reçue, le mandataire social a 45 jours pour désigner le conducteur responsable de l'infraction routière ou contester l'amende. Attention : même si vous contestez l'amende, il faut d'abord désigner le conducteur du véhicule.

Pour contester une amende adressée à votre entreprise, il faut envoyer au ministère public des preuves que le représentant légal ou le salarié en cause n'était pas présent dans le véhicule à l'heure de l'infraction routière. Cela peut être une déclaration sur l'honneur de la présence de l'employé dans les locaux, ou un récépissé d'un dépôt de plainte, déclaration de perte du véhicule réalisé en gendarmerie par exemple.

Puisque les amendes d'infraction routière retombent toujours sur le conducteur au volant du véhicule au moment de l'infraction, il en est de même pour le retrait de points. Le salarié ou associé de l'entreprise qui était au volant doit non seulement payer l'amende mais aura aussi, dans certains cas, des points retirés de son permis personnel.

Pour contester une amende pour non désignation du conducteur, vous devez avoir un document prouvant que vous avez désigné le conducteur bien entendu. Il faudra donc une copie du courrier et une preuve de l'envoi du courrier (avis de réception) au ministère public. En cas de déclaration sur internet, une capture d'écran de votre déclaration de désignation, avec la date et les coordonnées peuvent aussi prouver que vous avez bien désigné le conducteur, dans le temps limite de 45 jours après réception de la contravention.

Véhicule Personnel Utilisé à des Fins Professionnelles

Même si vous utilisez votre véhicule personnel (avec votre nom sur la carte grise) dans un cadre professionnel, toute amende sera adressée directement à la personne présente sur votre carte grise. A moins d’une erreur d’immatriculation, si le véhicule est immatriculé à votre nom, vous êtes personnellement responsable de l’amende. Si le véhicule est immatriculé au nom de l’entreprise, le représentant légal de l’entreprise désigne la personne responsable pour l’amende.

Comptabilisation des Amendes

Si le véhicule utilisé lors de la commission de cette infraction appartient à l'entreprise, cette dernière est tenue de payer l'amende correspondante. Si l'entreprise concernée est une société (SARL, SA, SAS…), l'amende peut être enregistrée comptablement en compte courant d'associé. Bon à savoir : l'entreprise a l'interdiction de prélever le montant de l'amende sur le salaire du salarié fautif. Pour être remboursé, l'employeur doit donc demander le remboursement directement au salarié.

À noter : lorsqu'un salarié commet une infraction dans le cadre de ses fonctions avec son véhicule personnel, il est tenu de payer lui-même l'amende. Toutefois, l'entreprise peut décider de prendre en charge la contravention de manière exceptionnelle et si l'intérêt de l'entreprise le justifie. Dans ce cas, cette prise en charge sera considérée comme un avantage en nature, qui fait partie de la rémunération.

Comptabiliser une amende non payée en fin d’exercice

Selon le type de comptabilité, on peut choisir de comptabiliser les amendes au moment de leur paiement ou alors, sur la base de l’avis de contravention qui sert de pièce justificative. Le compte à utiliser au débit est le 6712 et au crédit, le 447 (ou 4486).

Le compte 447 (ou 4486) sera soldé au moment du règlement, l’année suivante.

Évolution de la Comptabilisation à partir de 2025

À compter des exercices ouverts le 1er janvier 2025, le règlement n°2022-06 de l'ANC fait évoluer le plan comptable, ainsi que la définition du résultat exceptionnel. Seuls les charges et produits « liés à un évènement majeur et inhabituel » pourront désormais être comptabilisés en exceptionnel. Les amendes et contraventions ne devraient donc plus être considérées comme des charges exceptionnelles. Dans ce cadre, le compte 6712 disparaît du plan comptable et est remplacé par le compte d'exploitation 6582 Pénalités, amendes fiscales et pénales.

Comptabilisation des amendes et contraventions en compte 6712

Quel compte de charges utiliser pour une contravention à la charge de l'entreprise ? En principe, lorsqu'un salarié commet une infraction au Code de la route, l'amende qui en résulte à un caractère personnel et n'est donc pas admise en charges pour l'entreprise.

Elle peut cependant être admise en charges dans plusieurs situations. C'est en particulier le cas si la contravention est infligée à un salarié dans le cadre de son activité professionnelle et utilisant un véhicule de société (immatriculé au nom de l'entreprise) et que l'entreprise ne désigne pas le salarié auteur de l'infraction.

Lorsqu'elle est à la charge de l'entreprise, une contravention doit être comptabilisée en compte 6712 Pénalités, amendes fiscales et pénales. Cette solution ne s'applique toutefois que pour les exercices ouverts jusqu'à fin 2024. À partir de 2025, c'est le compte 6582 qui remplace le compte 6712, car la notion de résultat exceptionnel ne s'appliquera plus qu'à certains cas précis et limités.

Écriture 2024

Numéro de compte Comptabilisation des pénalités Montant Débit Montant Crédit
6712 Pénalités amendes fiscales et pénales 100€
4486 Charges à payer 100€

Écriture 2025

Numéro de compte Comptabilisation des pénalités Montant Débit Montant Crédit
6582 Pénalités, amendes fiscales et pénales 100€
4481 État - Charges à payer 100€

Le paiement est comptabilisé en créditant le compte 512 Banque.

Lorsqu'il s'agit d'une contravention au nom du dirigeant, elle apparaît au niveau des comptes courants de l'entreprise. Le montant de la contravention payée par l'entreprise sera parfois porté au débit du compte 108 Compte de l'exploitant (s'il s'agit d'une entreprise individuelle) ou 455 Compte courant d'associé (s'il s'agit d'une société) et considéré comme une dépense personnelle.

Si le salarié refuse de rembourser la contravention (car l'entreprise n'a pas le droit d'en prélever le montant directement sur sa rémunération), le dirigeant pourra en référer directement auprès de l'administration fiscale qui pourra en exiger le paiement, et un retrait de points si applicable.

A compter du 1er janvier 2024, le retrait de point ne sera plus applicable pour les excès de vitesse de moins de 5 km/h.

Dans le cas où le salarié se voit infliger une contravention dans le cadre de ses activités professionnelles, avec cette fois, son véhicule personnel, il ne s'agit pas en principe d'une charge pour l'entreprise.

Si l'entreprise choisit de la prendre en charge, le montant payé par l'entreprise est traité comme un avantage en nature et soumis à cotisations sociales. La contravention du salarié est alors comptabilisée dans un compte 641 puisqu'elle apparaît sur la fiche de paie.

Réintégrer les amendes et contraventions sur la liasse fiscale

Il s'agit de charges non déductibles fiscalement (que l'on ne peut pas déduire du bénéfice imposable), la réintégration sur la liasse fiscale est obligatoire.

Feuillet Case concernée
2058-A WJ
2033-B 350

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