Si vous lancez votre entreprise en France et que votre activité concerne la vente ou l’achat d’objets d’occasion, de métaux précieux ou encore de véhicules, il est probable que vous soyez soumis à l’obligation de tenir un livre de police. Le livre de police, aussi appelé registre de police, est un document obligatoire qui permet de recenser les transactions d’objets mobiliers, notamment d’occasion ou de valeur. C’est un outil de contrôle pour les services de police et de gendarmerie.
Concrètement, le livre de police est un registre dans lequel vous consignez les détails des biens acquis ou vendus, ainsi que l’identité des personnes concernées. En tant que jeune entrepreneur, tenir un livre de police rigoureux renforce votre crédibilité et vous protège en cas de contrôle.
Le livre de police est bien plus qu’une simple formalité administrative. Il incarne la rigueur, la transparence et la légalité de votre activité. Que vous optiez pour une version papier ou numérique, veillez à ce qu’elle soit conforme, complète et régulièrement mise à jour. N’oubliez pas : en cas de doute, rapprochez-vous de votre chambre de commerce ou d’un conseiller juridique. Mieux vaut poser une question que risquer une amende.
Qu'est-ce qu'un Livre de Police ?
Aussi appelé le « Registre des Objets Mobiliers », le livre de police est un registre obligatoire qui doit être tenu par tout commerçant qui achète et/ou vend des objets d’occasion et métaux précieux. Ces derniers doivent compléter le livre de police dès qu’une transaction est conclue, y inscrire le prix d’achat du produit, son origine, ainsi que sa destination.
Le livre de police ou registre d’objets mobiliers (ROM) est un registre de contrôle que tout commerçant effectuant de l'achat et de la vente d'objets mobiliers d'occasion, de métaux précieux ou bien encore de véhicules d'occasion doit tenir. Le registre de police doit identifier très clairement l'origine du produit, le prix d'achat et la destination du produit. Le livre de police doit être tenu à jour par les professionnels et refléter l'état des stocks physique de l'établissement.
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Ce document permet d’enregistrer les transactions et ainsi de garder une trace de l’origine des objets et de leur prix d’acquisition.
Qui est Concerné par le Livre de Police ?
Tous les professionnels qui achètent ou vendent des objets d’occasion, précieux ou recyclés sont concernés. Cela inclut les brocanteurs, bijoutiers, garagistes, recycleurs, etc. Tout Antiquaire, Brocanteur, Garagiste, Bijoutier ou Négociant d’objets d’occasion a l'obligation de s'assurer de l'origine des biens, voitures, bijoux, meubles, œuvres d'art ou autres objets qu'il acquiert.
Le livre de police doit être tenu par toute personne, physique ou morale, se livrant au commerce d'objets d'occasion. Cela concerne donc notamment les acheteurs revendeurs de véhicule d'occasion (VO), tels les garagistes, les responsables de dépôt-vente de VO y compris sur internet, les commissaires-priseurs, les professionnels du négoce automobile. Il s'agit de lutter contre le recel de voitures volées et contre la fraude fiscale.
À partir du moment où l’auto-entrepreneur fait de la vente, achat ou dépôt d’objets d’occasion, oui, il doit tenir un carnet de police.
Les particuliers effectuant des vides-greniers et brocantes ne sont quant à eux pas concernés par la tenue d'un registre de police.
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Activités particulièrement concernées :
- Brocante et vente d’antiquités
- Dépôt-vente d’objets d’occasion (friperie, bijoux, vide grenier, galerie d’art…)
- Achat et revente d’objets précieux (bijoux en or, en argent…)
- Négoce automobile ou revente de véhicules d’occasion (livre de police automobile)
- Récupération et revente de fers et métaux…
En revanche, elle ne s’applique pas aux particuliers qui achètent ou revendent leurs objets personnels dans les vide-greniers ou sur internet. De fait, cette action ne leur offre aucun profit.
Pour les garages filiales d'un même groupe, chaque établissement doit tenir son propre registre de police automobile.
Comment Tenir un Livre de Police Automobile ?
Le fonctionnement et la tenue du livre de police est simple : les professionnels concernés doivent remplir ce registre des mouvements de biens d’occasion pour y renseigner l’identité des clients. Le livre de police doit être rempli à la suite, à l’encre ineffaçable, sans laisser de page blanche, sans effectuer de rature, ni utiliser d’abréviation. Néanmoins, en cas d’erreur, une rature claire doit être visible.
Il convient de toujours remplir le carnet de police de façon séquentielle avec de l’encre ineffaçable. Aucune page blanche ne doit donc être laissée. Il est également important d’éviter les ratures et les abréviations.
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Comme les autorités peuvent contrôler à tout moment le livre de police, il est primordial qu’il soit accessible facilement sur le lieu de l’établissement.
Informations à Inclure dans le Livre de Police
Un livre de police en bonne et due forme doit contenir des pages numérotées et inamovibles. Ceci étant pour empêcher la dissimulation et l’arrachage de certaines feuilles. Les pages du registre se présentent sous forme de tableaux qu’il faut remplir après chaque transaction. Ces colonnes comprennent :
- Le numéro d’ordre ou référence, c’est-à-dire le numéro d’entrée de l’objet
- La date des entrées
- L’origine des achats : nom, prénom, adresse et qualité du fournisseur (vendeur ou déposant)
- La désignation des objets vendus ou confiés et/ou le numéro d’inscription dans un catalogue comptable officiel : description de l’objet et signes distinctifs (numéro de série, signature)
- La nature des objets achetés ou confiés par les tiers : type d’objet, poids des métaux précieux (si nécessaire)
- La date de sortie des objets revendus
Chaque page du livre/registre de police inclut également une colonne pour les observations.
En cas d’achat d’un véhicule destiné à la revente, il faut indiquer :
- Numéro de police (numéro d’entrée du VO)
- Date d’entrée du véhicule dans le parc automobile (et non sa date d’achat)
- La description du véhicule : Marque, modèle, version, couleur, kilométrage, type mine, immatriculation, numéro VIN et le pays d’origine du véhicule.
- L’identité du fournisseur : Si c’est un professionnel : numéro de SIRET et coordonnées complètes. Dans le cas d’un particulier : numéro de pièce d’identité et adresse
- Le montant de l’achat du véhicule : Coût d’acquisition du VO, Mode de règlement
La sortie du VO du livre de police automobile garage :
- Identification de l’acheteur final et date de sortie du véhicule
- Destination : vente, dépôt-vente, restitution (annulation de vente)
- Coût de la vente
- Date de la vente
Parapher le Livre de Police
À noter qu’avant toute utilisation du registre, il est impératif qu’il soit coté et paraphé par l’autorité compétente : commissariat de police, gendarmerie ou la mairie.
Le livre de police en version papier doit être tamponné et paraphé par le maire, dans laquelle le professionnel est établi, ou dans un commissariat de police ou encore dans une brigade de gendarmerie.
Il faut faire signer le cahier de police avant de commencer à le remplir par le maire ou le commissaire.
Livre de Police Numérique
Le livre de police électronique est de plus en plus répandu. Des outils comme Livre-de-police, Bookpolis sont conçus pour faciliter la gestion de ce registre. La version numérique est fortement recommandée. Il évite les erreurs, facilite la recherche d’information et est plus simple à contrôler par les autorités.
Depuis 2013, les revendeurs d’objets d’occasion peuvent tenir leur registre de police de manière informatisée. L’utilisation d’un logiciel spécialement conçu à cet effet est ainsi requise. Toutefois, la fiabilité et la conformité à la loi de ce livre de police numérique doivent pouvoir être prouvées. Il faut donc qu’il génère des écritures chronologiques infalsifiables. Mais aussi des feuilles informatiques numérotées et datées sans aucune possibilité de modification. En plus, la loi impose au revendeur l’impression journalière de chaque nouvel enregistrement de ce carnet de police électronique.
Le livre de police automobile numérique est autorisé. Contrairement au livre papier, il n'a pas besoin d'être paraphé par une autorité publique. En revanche, il doit faire l'objet d'une déclaration à la CNIL, la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Important : en vertu de l’article 23 de la Loi 78-17 du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’utilisation de ce type de fichier informatique doit faire l’objet d’une déclaration à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Durée de Conservation du Livre de Police
Le registre doit être conservé pendant un délai de cinq ans à compter de sa date de clôture.
À sa date de clôture, un registre de police version papier devra être conservé pendant encore 5 ans. Pour les versions informatisées, par contre, les données enregistrées dans un livre de police devront être sauvegardées pendant 10 ans.
Où Acheter un Livre de Police ?
Un livre de police automobile en version papier (broché) peut être acheté en ligne, dans une maison de la presse ainsi que dans certaines librairies. Les prix varient d'une dizaine d'euros à plus de 50€.
Les papeteries spécialisées vendent en magasin et sur internet des livres de police. Par exemple Gouchon, d’où provient la photo d’illustration. Il y a des registres spécialisés en fonction de l’activité : livre de police automobile, pour bijoutiers, pour les métaux, pour les brocanteurs (registre de police d’objets mobiliers), etc. Ces cahiers de police spécifiques permettent de présenter l’information de manière optimisée pour l’activité en question.
Contrôle du Livre de Police et Sanctions
La police peut vous demander à tout moment de consulter votre livre de police. Un bon réflexe : préparez un mémo affiché dans votre local avec les règles à suivre.
Le livre de police peut être contrôlé par les forces de l'ordre, par les douanes et par l'Administration fiscale.
Les sanctions sont lourdes : jusqu’à 30 000 € d’amende et même de la prison en cas de récidive. En tant que professionnel du secteur automobile, vous devez remplir un livre de police spécial pour tout achat d'un véhicule destiné à la revente. Pensez également à effectuer votre déclaration d'achat sous 15 jours.
Comme le livre de police est un obligation légale, ne pas tenir un livre/registre de police peut faire l’objet d’une sanction. Cela vaut aussi pour la falsification de ce document. Le revendeur d’objets d’occasion risque alors de payer une amende qui peut aller jusqu’à 30 000 €. À cela s’ajoute une peine d’emprisonnement de 6 mois.
Les articles 321-7 et 321-8 du Code pénal indiquent qu'une peine de 6 mois de prison et une amende de 30.000€ peuvent s'appliquer aux délits suivants :
- le refus de présentation du livre de police,
- l'inscription d'informations mensongères,
- l'absence de tenue d'un livre de police.
Textes de Lois de Référence
- Code pénal : Article 321-1 à 321-8.
- Code pénal : Article R321-1 à R321-12 avec les Modalités pour la déclaration préalable et du livre de police.
- Arrêté du 21 juillet 1992 fixant les modèles pour le registre sur les ventes et les échanges d’objets mobiliers.
- Arrêté du 29 décembre 1988 - Article 1 fixant la valeur unitaire des objets qui peuvent être regroupés sue le registre d’objets mobiliers.
- Arrêté du 16 décembre 2009, Publié au JO du 12 janvier 2010 relatif au registre dit Livre de police.
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