Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut être amené à réaliser des déplacements réguliers ou occasionnels pour le compte de l’entreprise. Cependant, il est essentiel de bien encadrer cette mise à disposition dans le contrat de travail afin de définir clairement les règles d’utilisation, les responsabilités et les obligations du salarié. Pour cela, il est important de comprendre les différences fondamentales entre un véhicule de fonction et un véhicule de service.
Distinction entre Véhicule de Fonction et Véhicule de Service
Quelles sont les différences entre un véhicule de fonction et un véhicule de service ?
Une voiture de fonction est un avantage en nature qui permet au salarié de l’utiliser tant pour ses déplacements professionnels que personnels. Étant donné les coûts associés à un véhicule de fonction (entretien, assurance, carburant, etc.), ce dernier est considéré comme un revenu pour le salarié. De plus, étant un avantage en nature, l’employeur ne peut pas retirer ce véhicule de manière unilatérale.
Le véhicule de service, lui, est beaucoup moins permissible. Il doit seulement être utilisé pour les déplacements professionnels.
Rédaction de la Clause Contractuelle
Ensuite, vous devrez rédiger soigneusement la clause contractuelle du contrat de travail du salarié (ou son avenant) pour encadrer cette mise à disposition. Indiquez le titre de cette clause et la nature de la voiture. S’agira-t-il d’une voiture de fonction ou de service ?
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Exemple de formulation : « La Société Y met à disposition de Monsieur Z (nom et prénom), un véhicule de fonction/service qui appartient à la Société.
Il faut maintenant indiquer la finalité de l’attribution du véhicule. Si vous avez choisi le véhicule de service, l’attribution doit être réalisée à titre professionnel exclusivement.
Vous pouvez également prévoir des éléments plus techniques. Le véhicule de fonction est attribué à titre professionnel et à usage personnel.
Prise en Charge des Frais
Il est crucial de préciser qui prend en charge les frais liés à l'utilisation du véhicule.
Exemple de formulation sur les frais d’essence et de garage : « Les frais d’essence et de garage sont pris en charge par la Société Y sous réserve de présentation par Monsieur Z des justificatifs et factures afférentes.
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Avantage en Nature
Si le véhicule est utilisé à des fins personnelles, cela constitue un avantage en nature pour le salarié.
Exemple de formulation sur le montant de l’avantage en nature : « L’usage privé du véhicule constitue pour Monsieur Z un avantage en nature.
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