L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels ouvre droit au salarié, sous conditions, au remboursement des frais kilométriques par l’employeur, sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel. Le calcul des frais kilométriques et de l’indemnité kilométrique répond à des normes strictes. Les frais professionnels, pour mémoire, correspondent aux dépenses que les salariés engagent dans le cadre de leur activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’entreprise. Le remboursement de ces frais est encadré et peut prendre différentes formes.
Qui peut bénéficier de ces remboursements ?
Seuls les salariés d’une entreprise et son dirigeant peuvent prétendre aux indemnités kilométriques. Il n’est pas possible de les mettre en place pour un sous-traitant ou un client.
Barème des Indemnités Kilométriques en 2024
Le barème des indemnités kilométriques de 2024 est équivalent à celui de 2023, contrairement aux années précédentes. Il est différent selon le type de véhicule utilisé.
Pour les Voitures
Le montant calculé dépend de la puissance fiscale de la voiture. Plus celle-ci est puissante, plus il sera important. Ainsi, le conducteur d’une voiture de 4 CV fiscaux qui parcourt 3000 km à l’année peut bénéficier de 1818 € d’indemnités kilométriques.
Pour les véhicules électriques, le barème des indemnités kilométriques est majoré de 20 %.
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Voici le barème des indemnités kilométriques 2024 pour les voitures thermiques :
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5000 km | De 5001 à 20000 km | Au-delà de 20000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0.529 | (d × 0.316) + 1065 | d × 0.370 |
| 4 CV | d × 0.606 | (d × 0.340) + 1330 | d × 0.407 |
| 5 CV | d × 0.636 | (d × 0.357) + 1395 | d × 0.427 |
| 6 CV | d × 0.665 | (d × 0.374) + 1457 | d × 0.447 |
| 7 CV et plus | d × 0.697 | (d × 0.394) + 1515 | d × 0.470 |
d = distance parcourue à titre professionnel en km
Pour les Deux Roues
Pour les deux-roues, les barèmes varient en fonction du véhicule dont vous disposez. La encore pour les motos et scooters électriques, le barème est majoré de 20%.
Voici le barème des indemnités kilométriques 2024 pour les motocyclettes :
| Puissance fiscale | Jusqu'à 3000 km | De 3001 à 6000 km | Au-delà de 6000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0.395 | (d x 0.099) + 891 | d x 0.248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0.468 | (d x 0.082) + 1158 | d x 0.275 |
| Plus de 5 CV | d x 0.606 | (d x 0.079) + 1583 | d x 0.343 |
d = distance parcourue à titre professionnel en km
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Et le barème des indemnités kilométriques 2024 pour les cyclomoteurs :
| Kilométrage parcouru | Jusqu'à 3000 km | De 3001 à 6000 km | Au-delà de 6000 km |
|---|---|---|---|
| Montant des IK | d × 0.315 | (d × 0.079) + 711 | d × 0.198 |
d = distance parcourue à titre professionnel en km
Que couvre cette indemnisation ?
Ce barème prend en compte :
- La consommation de carburant,
- L’amortissement du véhicule,
- L’assurance,
- L’entretien,
- Les réparations éventuelles,
- L’usure de pneumatiques.
Ce qui veut dire qu’en cas de crevaison, par exemple, le collaborateur ne peut pas demander le remboursement de la réparation. Elle est comprise dans son forfait.
Si votre collaborateur est muni de la Carte carburant pro, l’entreprise prend déjà à sa charge les frais de carburant. Dans ce cas, il convient de rédiger un accord pour une indemnisation hors frais de carburant : l’amortissement du véhicule, l’assurance, l’entretien et les réparations, les pneumatiques.
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Les frais de péage et de stationnement sont-ils pris en compte dans le barèmes des indemnités kilométriques ? Non, ils ne font pas partie de l’indemnité kilométrique et doivent faire l’objet d’un accord entre l’entreprise et le collaborateur. En règle générale, ils sont remboursés via une note de frais, sur présentation des factures.
Comment est calculée la distance liée aux indemnités kilométriques ?
En règle générale, on emploie un calculateur objectif, par exemple, un logiciel de calcul d’itinéraires GPS en ligne.
Les indemnités kilométriques sont-elles soumises à la TVA ?
Non. Ces frais ne peuvent donc pas faire l’objet d’une récupération de TVA.
Qui contrôle le remboursement des frais kilométriques professionnels ?
C’est l’Urssaf qui est en charge de cette mission auprès des entreprises. C’est l’Etat qui décide ou non de faire évoluer les montants des indemnités kilométriques en 2025. Chaque année, en février, le nouveau barème est publié.
Calcul des Frais Réels vs. Indemnité Kilométrique Forfaitaire
Calcul des frais réels en application du barème kilométrique ou indemnité kilométrique forfaitaire pour la gestion de son véhicule personnel : la question revient régulièrement pour calculer la déduction fiscale applicable au moment de la déclaration de revenus. 2 possibilités en effet : la déduction forfaitaire de 10 %, ou la déduction des frais kilométriques pour leur montant réel, en application du barème fiscal. Lorsque le montant des dépenses engagées à but professionnel sont visiblement supérieures, l’administration fiscale autorise à faire le calcul des frais kilométriques sur la base du calcul des frais réels. C’est-à-dire que le collaborateur peut déduire ses frais kilométriques réellement engagés, en application du barème kilométrique, pour bénéficier d’un avantage fiscal d’autant plus intéressant.
L’indemnité kilométrique vise à couvrir toutes les dépenses liées à l’usage d’un véhicule personnel à l’occasion d’un déplacement professionnel.
En cas d’option pour la déduction sur la base du calcul des frais réels, le bénéfice de l’indemnité kilométrique forfaitaire est exclu. Pourtant, il est possible de déduire certains frais non intégrés au barème des frais kilométriques.
Notes de Frais Kilométriques : Comment ça Marche ?
Dans le cadre de son activité professionnelle, un employé peut se trouver dans l'obligation d'utiliser son propre véhicule. Si cette situation se produit, l'employeur doit alors rembourser ces frais de déplacement en versant des indemnités kilométriques pour l'utilisation de la voiture, du scooter ou de la moto du salarié. Elles permettent de couvrir les coûts associés à l'usage de ce véhicule personnel.
Et justement, pour recevoir ces indemnités, l'employé doit fournir une preuve de ses déplacements professionnels en soumettant une note de frais, souvent désignée sous les termes de "note de frais kilométriques" ou "note de frais de déplacement". Il s’agit d’un formulaire que l'employé complète pour demander le remboursement des frais kilométriques encourus. Habituellement, il doit y attacher des justificatifs pour confirmer les dépenses réalisées. L'employeur, de son côté, vérifie ensuite la note pour vérifier son exactitude et sa légitimité avant de procéder au remboursement.
L’indemnité kilométrique n'est pas applicable aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail du salarié.
Les informations obligatoires à inclure dans la note
La loi française n'impose pas de format spécifique pour les notes de frais kilométriques. Ainsi, chaque entreprise peut les personnaliser selon ses propres exigences et particularités.
Le plus souvent, une note de frais kilométrique comprend :
- Les coordonnées du salarié (nom, prénom, adresse, etc.) ;
- Les coordonnées de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.) ;
- La date du déplacement professionnel ;
- Le montant des dépenses ;
- Les modalités de paiement ;
- Le motif du déplacement ;
- Des détails sur le trajet (point de départ et d'arrivée, kilométrage parcouru, etc.) ;
- Les signatures du salarié et de l'employeur.
Les justificatifs à fournir pour éviter les refus de remboursement
Pour éviter tout refus, les notes de frais kilométriques doivent venir avec des justificatifs solides. Ils permettent de prouver la réalité des déplacements professionnels et les dépenses associées. Dans les justificatifs couramment demandés, nous pouvons citer :
- Une copie des itinéraires indiquant les lieux de départ et d’arrivée ;
- Les distances parcourues (par exemple, via un calculateur de trajet) ;
- Les relevés kilométriques ou les relevés de compteur pour attester de l’utilisation réelle du véhicule ;
- Les reçus de péage ou de stationnement, si applicables, pour les trajets concernés ;
- Une preuve de la nécessité du déplacement, comme une convocation à un rendez-vous professionnel ou une attestation signée par l’employeur.
L’absence de justificatifs complets peut entraîner un refus de remboursement ou un retard dans le traitement des notes de frais kilométriques !
La fréquence et les délais de soumission des notes de frais
Il faut savoir que chaque entreprise est libre de définir ses modalités concernant la fréquence et les délais de remise des notes de frais kilométriques. Toutefois, pour assurer une gestion fluide, nous vous conseillons d’établir des règles claires en interne :
- Délais de soumission : les salariés doivent généralement transmettre leurs notes de frais dans un délai de 30 jours après la réalisation du déplacement. Ce délai peut néanmoins varier selon les politiques internes de l’entreprise.
- Fréquence de soumission : les entreprises peuvent choisir une remise mensuelle, bimensuelle ou à chaque déplacement (tout dépend de leur organisation comptable).
Formalités et Procédures de Remboursement des Frais Kilométriques
À qui s’adresser pour soumettre une note de frais ?
Quant à savoir qui gère les notes de frais, c’est au salarié de rédiger sa note de frais kilométrique et de la transmettre à sa hiérarchie accompagnée des justificatifs nécessaires. Autrement dit, lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel (voiture, scooter, moto) pour des déplacements professionnels, il doit remplir et déposer une note de frais auprès du service comptable de son entreprise.
Quels sont les délais de traitement et de remboursement ?
En moyenne, les frais kilométriques sont remboursés dans un délai de 7 à 15 jours après la soumission de la note (à condition que celle-ci soit complète et conforme). Tout dépend de l’organisation interne de l’entreprise et du volume de demandes en cours !
Le traitement des notes de frais kilométriques comprend ainsi plusieurs étapes :
- Vérification des informations : le service comptable ou la hiérarchie s’assure que la note est correctement remplie et accompagnée des justificatifs requis.
- Validation : une fois approuvée, la note est intégrée dans le processus de paiement.
- Remboursement : les frais sont remboursés par virement bancaire ou parfois intégrés à la fiche de paie du mois en cours.
Que faire en cas d’erreur ou de litige ?
Une erreur est détectée dans une note de frais kilométrique ? Ou bien un litige survient ? Dans ce cas, il est important de réagir rapidement :
- Identifier l’erreur : vérifiez si l’erreur provient des informations saisies (montant, kilométrage, justificatifs manquants) ou d’un traitement incorrect par l’entreprise.
- Contacter le service concerné : en cas de problème, adressez-vous directement à la hiérarchie ou au service comptable pour clarifier la situation.
- Fournir des explications ou des pièces complémentaires : si nécessaire, apportez des preuves supplémentaires pour justifier votre demande.
- Échanger avec l’employeur : en cas de désaccord persistant, organisez une discussion pour résoudre le problème à l’amiable.
Comment Simplifier la Gestion des Notes de Frais Kilométriques ?
Pour simplifier et automatiser le suivi des frais professionnels, le logiciel RH Kelio permet de gagner en efficacité tout en réduisant les erreurs administratives. Ces plateformes offrent des fonctionnalités avancées, idéales pour vos notes de frais kilométriques :
- La soumission en ligne des notes de frais par les collaborateurs, accessible via une interface conviviale ;
- L’automatisation du calcul des remboursements, basée sur les barèmes en vigueur ;
- La centralisation des justificatifs numériques, pour éviter la perte de documents importants ;
- Le suivi en temps réel des demandes et des remboursements, pour une meilleure transparence.
Grâce à des solutions comme celles proposées par Kelio, les entreprises peuvent simplifier la gestion des notes de frais kilométriques, mais aussi améliorer leurs processus internes. Les avantages sont nombreux :
- Réduire ses tâches administratives : l’automatisation des processus de soumission, validation et remboursement diminue la charge de travail pour les équipes comptables.
- Assurer une meilleure conformité fiscale : en intégrant les barèmes officiels et en générant des rapports détaillés, nos logiciels limitent les risques d’erreurs ou de redressements.
- Gagner du temps pour les salariés et managers : les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais en quelques clics, tandis que les responsables disposent d’outils de validation rapides et intuitifs.
- Avoir une meilleure visibilité sur les dépenses : les tableaux de bord et analyses fournies par ces logiciels aident les entreprises à suivre et maîtriser leurs coûts professionnels.
Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter dans la rédaction des notes de frais kilométriques ?
- Erreurs de calcul: Une mauvaise multiplication du kilométrage par le taux applicable ou l’utilisation d’un barème incorrect.
- Manque de justificatifs: L’absence ou l’insuffisance de justificatifs. Les documents comme les relevés de compteur, les reçus de péage ou les preuves de rendez-vous professionnel sont indispensables pour valider la note de frais kilométrique.
- Non-respect du barème kilométrique: L’utilisation d’un barème non conforme aux règles en vigueur (comme un barème dépassé ou inapproprié au type de véhicule utilisé) peut entraîner des incohérences dans le montant demandé.
L'impact fiscal des notes de frais kilométriques
Comment les frais kilométriques sont-ils imposés ?
Les frais kilométriques remboursés par l’employeur ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu, à condition qu’ils respectent les limites fixées par le barème fiscal en vigueur. En effet, ces remboursements sont considérés comme des indemnités destinées à couvrir des dépenses professionnelles réelles, et non comme un revenu imposable.
Peut-on bénéficier d’exonérations fiscales ?
Oui, les notes de frais kilométriques peuvent être exonérées de charges sociales et fiscales (sous certaines conditions). L’exonération s’applique lorsque :
- Les déplacements sont justifiés par des motifs professionnels ;
- Les remboursements respectent les barèmes fiscaux en vigueur ;
- Les justificatifs nécessaires sont conservés et fournis en cas de contrôle.
Limites et plafonds à connaître
Le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale fixe des plafonds précis en fonction de la puissance administrative du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Par exemple, au-delà de 20 000 km annuels, un taux dégressif est appliqué pour éviter les abus.
Pour les entreprises, des plafonds de déductibilité s’appliquent également dans la gestion des notes de frais kilométriques, notamment en ce qui concerne les frais liés aux véhicules de fonction. Par exemple, les frais liés à des véhicules particulièrement onéreux ou puissants peuvent être plafonnés en fonction de leur émission de CO₂.
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