Une flotte automobile, ou parc automobile, est l’ensemble des véhicules que possède une entreprise.
Cette flotte comprend tous les véhicules nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise : voitures de fonction, véhicules utilitaires, poids lourds, véhicules de service… D’autres moyens de transport peuvent venir compléter la flotte, comme les deux-roues par exemple.
Pourquoi Gérer Sa Flotte Automobile ?
Pour certaines entreprises, comme celles du transport de marchandises, du transport de passagers ou du bâtiment, il est inévitable de disposer d’une flotte de véhicules. La gestion de flotte auto doit alors être optimisée pour atteindre plusieurs objectifs :
- Fournir des véhicules adaptés à l’activité des salariés : les véhicules doivent permettre aux salariés de remplir leurs missions dans les meilleures conditions.
- Réduire les coûts liés à la flotte auto : l’achat de véhicules représente un investissement considérable pour une entreprise. Il faut donc veiller à ce que celui-ci soit rentable, en choisissant un mode de financement adéquat, mais aussi en limitant les frais d’utilisation (entretien, consommation de carburant, assurance, taxes…).
Comment Choisir Sa Flotte de Véhicules ?
Bien choisir la flotte de véhicules est l’un des principaux enjeux auxquels doit faire face un gestionnaire de flotte auto. Ce dernier doit avant tout s’appuyer sur la Car Policy, ou charte automobile, souvent intégrée à un système de gestion de flotte automobile. Ce document définit la politique de l’entreprise en matière de parc automobile.
La Car Policy précise notamment le nombre et le type de véhicules nécessaires selon les diverses fonctions de l’entreprise, les équipements, les options ou encore les émissions maximales de CO2 par type de véhicule.
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D’autres facteurs sont à prendre en compte, comme les zones de circulation des véhicules et l’évolution des contraintes environnementales. Ainsi, un gestionnaire pourra par exemple choisir une flotte de véhicules hybrides pour la circulation des collaborateurs dans les zones à faibles émissions (ZFE), tout en limitant le montant de la TVS (taxe sur les véhicules des sociétés) et les dépenses en carburant.
Comment Financer Sa Flotte Auto ?
Autre enjeu de la gestion du « fleet management » : le financement de la flotte automobile. Le choix se fait en accord avec la direction des affaires financières de l’entreprise. Il existe plusieurs types de financement :
- L’achat comptant.
- La location longue durée (LLD), avec paiement d’un loyer mensuel fixe sur une période déterminée. L’entreprise rend les véhicules à la fin du contrat.
- La location avec option d’achat (LOA), aussi appelée « leasing » ou « crédit-bail » : les véhicules sont loués pour une durée déterminée, moyennant un loyer mensuel fixe. À la fin du contrat, l’entreprise peut acheter les véhicules au loueur ou en louer d’autres.
- La location moyenne durée (LMD), qui dure généralement de 1 à 12 mois.
Comment Sécuriser Son Parc Automobile ?
Sécuriser une flotte de véhicules passe par l’entretien et l’assurance des véhicules. L’entretien est essentiel pour optimiser la durée de vie des véhicules, maximiser leur valeur de revente, mais aussi pour assurer la sécurité des conducteurs. Plusieurs solutions existent :
- confier l’entretien des véhicules à une enseigne partenaire ;
- assurer l’entretien en interne par vos propres équipes ;
- une solution intermédiaire consiste à effectuer des opérations de maintenance simples en interne (pression des pneus, vidange, contrôle des niveaux, nettoyage…) et de confier les opérations plus complexes à une enseigne.
L’assurance responsabilité civile est obligatoire pour assurer votre flotte de véhicules. Votre contrat d'assurance peut inclure d’autres garanties : dommages aux véhicules, vol, incendie, bris de glace, panne, etc. Pour souscrire une assurance flotte, l’entreprise doit posséder au moins 5 véhicules.
D’autres mesures peuvent vous permettre de sécuriser votre parc auto, comme la formation des conducteurs à l’éco-conduite. Celle-ci permet notamment de diminuer la consommation de carburant et l’usure des véhicules.
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Gestion de Flotte : Concepts et Technologies
La gestion de flotte est un terme qui décrit les pratiques et technologies utilisées par les entreprises pour gérer leurs flottes de véhicules. Elle inclut diverses activités telles que la maintenance des véhicules, la gestion du carburant, la sécurité des conducteurs et la planification logistique.
La gestion de flotte vise à gagner en efficacité, à réduire les coûts et à optimiser les performances globales de la flotte. Les solutions de gestion de flotte peuvent inclure des logiciels, des systèmes de géolocalisation par GPS, des solutions télématiques et d'autres technologies avancées qui fournissent des informations en temps réel pour aider les entreprises à optimiser leur activité.
Avantages d'un Système de Gestion de Flotte
Un système de gestion de flotte vous aide à :
- Localiser vos véhicules 24 h/24 et 7 j/7 grâce à la géolocalisation et au suivi en temps réel.
- Prendre de meilleures décisions, plus rapidement, en analysant les données de performance de la flotte.
- Protéger vos conducteurs et vos véhicules grâce à des outils qui évitent les accidents et réduisent les immobilisations.
- Éviter les amendes et protéger la réputation de votre entreprise en vous assurant que vos conducteurs, vos véhicules et votre entreprise restent en conformité.
- Effectuer plus de tâches et réduire les coûts grâce à la gestion optimisée du flux de travail et des commandes.
- Réduire vos émissions de CO2 et économiser du carburant en fonctionnant de manière plus durable et en gérant efficacement vos véhicules électriques.
Fonctionnalités Clés des Solutions de Gestion de Flotte
Voici quelques fonctionnalités clés proposées par les solutions de gestion de flotte :
- Géolocalisation en temps réel : Suivez vos véhicules en temps réel par GPS, réduisez vos coûts de gestion de flotte et gagnez du temps et de l’argent sur la route.
- Sécurité et protection : Bâtissez une culture de la sécurité routière dans l'ensemble de votre flotte.
- Gestion du flux de travail : Optimisez la gestion de votre activité, améliorez la satisfaction client et accomplissez davantage de missions.
- Conformité de la Flotte : Assurez la conformité sans effort grâce à l'automatisation des tâches et à la précision des données.
Technologies de Gestion de Flotte
Les technologies de gestion de flotte incluent :
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- Géolocalisation par caméra embarquée : Obtenez le contexte complet des incidents de conduite grâce à une caméra embarquée dotée de l'IA et à la géolocalisation par GPS.
- Géolocalisation par OEM : Connectez vos véhicules grâce à la solution télématique du constructeur (aucun matériel supplémentaire requis).
Optimisation de la Gestion de Flotte
L’optimisation de la gestion de flotte automobile est une pratique qui consiste à contrôler, organiser et optimiser l’utilisation des véhicules au sein d’une entreprise. Elle revêt une importance capitale, non seulement pour assurer le bon déroulement des activités et fournir une bonne qualité de service aux collaborateurs, mais aussi pour réaliser des économies significatives sur le long terme.
Mesures Incontournables pour une Gestion Efficace
Voici les quatre stratégies essentielles à mettre en place pour assurer une gestion efficace des véhicules de l’entreprise :
- Sélection de logiciels performants.
- Anticipation des dysfonctionnements.
- Motivation des conducteurs.
- Externalisation des services.
Rôles et Responsabilités du Gestionnaire de Flotte
Les gestionnaires de flotte jouent un rôle clé dans l'efficacité opérationnelle d'une entreprise. Ils doivent notamment assurer la gestion des véhicules, le suivi du comportement de conduite et la mise en conformité. Un gestionnaire de flotte contribue au succès des opérations de la flotte.
Facteurs Clés de l'Efficacité Opérationnelle
L'efficacité de la flotte implique plusieurs aspects clés :
- Sécurité des cargaisons et respect des délais de livraison.
- Communication avec les conducteurs et respect des évolutions de la réglementation.
- Réduction des coûts de carburant et de maintenance.
Gestion des Véhicules et des Conducteurs
La gestion des véhicules joue un rôle majeur dans la gestion de flotte, en veillant à ce que chaque véhicule soit en bon état et utilisé de façon optimale. La gestion des conducteurs joue un rôle central dans l'efficacité, la sécurité et la productivité de la flotte.
Maintenance de la Flotte
La maintenance de la flotte favorise l'efficacité opérationnelle et la mise en conformité. En veillant à ce que vos véhicules soient en parfait état, vous pouvez améliorer la sécurité et gagner en productivité.
Gestion du Carburant et des Coûts
Mettre en place une stratégie efficace et des bonnes pratiques pour réduire les dépenses en carburant de votre flotte. Contrôle des coûts de la flotte pour éviter des pertes financières.
Technologies et Législation
Tirer parti de la technologie pour rationaliser la gestion de votre flotte. Simplifier la mise en conformité grâce aux avancées technologiques.
Gestion des Incidents
Une flotte intelligente est parée à l'imprévu. La gestion des incidents de la flotte est une préparation essentielle pour minimiser l'impact des perturbations opérationnelles.
Externalisation de la Gestion de Flotte
Externaliser la gestion de votre flotte automobile est une solution stratégique qui permet avant tout de gagner un temps précieux. Cette délégation se traduit également par des économies significatives : les économies réalisées par les entreprises sont de l’ordre de 15 à 20 % sur les coûts par rapport à une gestion en interne.
En choisissant un gestionnaire externalisé, vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure. Chaque décision stratégique est prise en collaboration, avec une consultation systématique lorsque nécessaire.
Les Enjeux Actuels de la Gestion de Flotte
Examinons les enjeux d’aujourd’hui, qui pèsent justement sur les choix des entreprises en termes de gestion de flotte :
- Verdissement des véhicules (ZFE, normes antipollution) : une flotte plus “verte”, c’est une flotte qui évolue avec son temps. Les véhicules à motorisation électrique ou hybride ont le vent en poupe !
- Évolution des réglementations (malus à l’achat de véhicules polluants, loi LOM, etc.) : le changement climatique oblige le gouvernement à mettre en place des règles pour limiter les émissions de gaz à effet de serre.
- Digitalisation : des logiciels ont vu le jour ces dernières années pour simplifier le travail des gestionnaires de flotte.
Optimisation des Coûts et Performance Managériale
Le gestionnaire de parc devra mener avant toute chose un audit afin de déceler d’éventuels dysfonctionnements avant de définir et d’explorer les multiples pistes d’optimisation des coûts de gestion. Qualifiés de coûts variables d’utilisation, c’est sur ces postes que le gestionnaire de parc pourra agir de manière positive en vue d’améliorer la performance managériale de la flotte automobile.
Leviers d'Optimisation des Coûts
Les cinq leviers les plus couramment utilisés par ces gestionnaires de flotte dans l’optique d’optimiser la gestion de leurs véhicules professionnels sont :
- le financement et le choix de véhicules adaptés ;
- le contrôle du budget carburant ;
- la maîtrise des coûts d’entretien ;
- la sensibilisation des collaborateurs ;
- la limitation du nombre de fournisseurs.
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