En tant que gestionnaire de parc automobile, vous savez à quel point le suivi de votre flotte importe. Pour la gestion de votre parc automobile, il convient de suivre l’évolution de sa flotte automobile, il est donc indispensable d’utiliser un outil de suivi d’entretien des véhicules. C’est pourquoi il convient de contrôler quotidiennement l’état de vos voitures. Et comme nos cerveaux, aussi puissants soient-ils, ne restent pas infaillibles, mieux vaut compter sur des outils informatiques.
Comme beaucoup de gestionnaires de flotte, vous utilisez peut-être un tableau Excel pour le suivi de votre flotte automobile. Dans le cadre de la gestion de votre flotte de véhicules vous pourriez vous demander si le tableur Excel est un outil adéquat. Aussi, dans cet article nous vous expliquons en quoi gérer sa flotte automobile avec Excel comporte certaines limites (et parfois même des risques).
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Pourquoi Utiliser un Tableau de Bord de Gestion de Parc Automobile ?
Dans une entreprise, chaque véhicule représente un poste de dépenses et un temps de gestion conséquent.
Que Contient le Tableau de Bord de Gestion Parc Automobile ?
Mais comment réaliser ce tableau de suivi d’entretien du parc automobile ?
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- Les différentes interventions sur le véhicule (avec description, date, coût, etc.).
- leur conduite (accidents, infractions, etc.).
- leur consommation de carburant.
💡 Astuce : rajoutez des formules sur Excel pour automatiser certaines opérations.
Les Autres Fiches de Contrôle
Notez également que le document inclut une fiche de suivi des utilisateurs, comme évoqué plus haut.
La Fiche de Suivi de Véhicule d’Entreprise
Grâce à la flexibilité d'Excel, vous pouvez construire l'outil de suivi de véhicule qui correspond parfaitement à votre besoin.
La Fiche de Suivi des Utilisateurs
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Avantages et Limites d’Excel
Pour un gestionnaire de parc automobile, le premier réflexe est souvent de se tourner vers un tableur classique pour gérer sa flotte, et notamment Excel. Il est vrai que ce logiciel est compris dans le Pack Office et que ses fonctions de base sont accessibles. Par ailleurs, toute personne travaillant devant un poste informatique a déjà utilisé ce logiciel, ou du moins, un tableur qui lui ressemble. Ainsi, Excel serait presque une évidence.
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En effet, les tableurs comme Excel n’ont été développés que pour répondre à des besoins génériques et non spécifiques. C’est un bon logiciel pour une suite bureautique, mais qu’en est-il pour la gestion d’une flotte automobile ? Est-il alors intéressant de changer ses habitudes ?
Les avantages d’Excel…
Les entreprises privilégient Excel, car la plupart d’entre elles l’utilisent déjà quotidiennement. De plus, le tableur se révèle très simple d’utilisation et n’exige pas de compétences techniques incroyables. Enfin, Excel se distingue par son haut degré de personnalisation.
… et ses limites
La première limite d’Excel réside dans le fait que ce logiciel n’est pas connecté. En effet, Excel est un outil « hors ligne ». Vous n’êtes donc pas en relation avec les bases de données et plateformes des constructeurs, fournisseurs divers, services tiers ou même avec vos propres services internes. Cette limite n’a rien d’insurmontable mais représente tout de même une perte de temps non négligeable.
❌ Pas d’intégration possible avec vos logiciels de comptabilité, de ressources humaines, de logistique, etc. Les informations doivent être saisies manuellement lors de tout changement.
❌ Des limites dans la traçabilité des informations : qui a opéré des changements récents sur le fichier ? Les dernières données sont-elles exactes et à jour ?
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❌ Des fonctionnalités réduites en matière de reporting : pas de mise à jour automatisée, à vous de l’effectuer à la main.
De plus, une solution comme Excel requiert parfois l’usage du format papier dans les échanges entre les collaborateurs et le gestionnaire de flotte. Qu’il s’agisse du stockage physique des documents et/ou de leur numérisation, ces actions sont chronophages. Par ailleurs, lesdits documents peuvent parfois être illisibles, incomplets, ou même se voir égarer. Ceci rend la saisie d’autant plus longue et/ou erronée, bien que la responsabilité ici ne soit pas à imputer à Excel.
Les tableurs comme Excel ne sont pas des logiciels particulièrement ergonomiques. L’interface y est peu engageante et non pensée pour mettre en avant les informations clés. Pour autant, ce n’est pas un reproche. En effet, ces outils ont notamment été conçus à des fins de polyvalence au travers d’un affichage épuré. Ce n’est qu’une question de confort pour les utilisateurs.
Le cumul de lignes, colonnes, tableaux, et feuilles propre à la création d’une base de données »fabrication main » finit par ralentir le gestionnaire de flotte automobile dans son suivi. Enfin, le manque d’ergonomie ne se fait pas ressentir que dans la feuille Excel. Une gestion de flotte automobile via un tableur, c’est généralement plusieurs fichiers Excel répartis dans divers dossiers.
De plus, chaque gestionnaire de flotte a sa propre utilisation d’Excel. C’est le côté quelque peu »artisanal » qu’induit ce système de gestion. Cela peut devenir un vrai problème, par exemple lors de la passation des données à un nouveau gestionnaire.
Vers des logiciels de gestion de parc automobile spécialisés ?
À l’évidence, pour mettre facilement à jour toutes les données concernant les véhicules de son infrastructure. Un logiciel de gestion de flotte automobile, quant à lui, est disponible, la plupart du temps, en mode SaaS. Accessible depuis n’importe quel poste de travail bénéficiant d’une connexion à internet, il vous permettra d’accéder à toutes vos données, chargées par vos soins ou intégrées automatiquement par vos fournisseurs. La sauvegarde des données et la mise à jour des calculs se font automatiquement. En revanche, cette action s’avère particulièrement chronophage. De plus, elle peut comporter son lot d’erreurs. Et en matière de gestion de flotte automobile, composer avec des données erronées n’est pas toujours sans risques.
Utiliser un logiciel de gestion de flotte automobile c’est bénéficier d’un accompagnement dans la saisie et l’intégration de vos données. Une fois votre logiciel paramétré, toutes les saisies sont dynamiques et/ou automatiques. Évitez ainsi toutes les erreurs liées à la saisie manuelle !
Un logiciel dédié à la gestion de flotte automobile est pensé et conçu pour une utilisation dans un contexte adapté et dans l’optique de simplifier le quotidien du gestionnaire de flotte automobile. L’utilisateur dispose ainsi de toutes les fonctions lui permettant de gérer son parc automobile. Chaque élément est classé clairement dans un module correspondant.
Excel et les autres tableurs ne sont pas dénués d’atouts. Au contraire, ces outils bureautiques rendent de grands services. Il n’est rien question de discuter de ce point ici. Par contre, il est tout aussi vrai de dire qu’Excel n’est pas un logiciel spécialisé dans la gestion d’une flotte automobile. Avec un tableur tout est à créer. Aussi, ce type de logiciels est limité quand il s’agit d’opérer la gestion efficiente d’un parc automobile.
Avant d’acquérir le logiciel GAC Car Fleet* « le choix du mode de gestion était laissé à l’appréciation de chaque administration et des outils avaient été développés de manière marginale. Certaines administrations disposaient d’un logiciel ou de tableurs alimentés par des enquêtes internes.
Un logiciel de gestion de flotte automobile est doté de toutes les fonctionnalités qui permettent de piloter tous les véhicules de son parc et de suivre tous les coûts associés. La gestion d’une flotte automobile est bien entendu possible avec Excel. Un logiciel spécialisé est cependant recommandé pour une gestion précise et efficiente au quotidien.
Nous venons de le voir, le recours à un tableur pour gérer un parc de véhicules a ses limites. Pour autant, quelle que soit la taille du parc, avec Excel le gestionnaire de flotte est confronté aux mêmes problématiques que celles vues précédemment.
« L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte est intéressante pour les entreprises, si elles exploitent au moins 5 véhicules. Faire le choix d’un logiciel spécialisé c’est opter pour une solution qui intègre toutes les problématiques de la gestion d’une flotte automobile. Ceci est vrai depuis la commande des véhicules jusqu’à leur sortie du parc.
En somme, vous augmentez votre productivité globale et évitez les mises à jour fastidieuses de vos différentes bases de données… ainsi que les erreurs qui en découlent.
HUBO Gestion de flotte est né de la demande d'un gestionnaire de flotte de véhicules de faire évoluer son outil Excel de suivi de véhicules automobiles. Nous avons construit HUBO Gestion de flotte sur une base un peu différente, le tableur Google Sheet, notamment pour faciliter la gestion des documents associés aux véhicules (cartes grises, attestations d'assurances, contrat de LOA ou LLD, etc.). HUBO Gestion de flotte offre des fonctionnalités standard de la gestion de flotte de véhicules et il peut être adapté aisément à vos besoins spécifiques.
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