La gestion de parc automobile, ou gestion de flotte, est une activité qui consiste à planifier, organiser, suivre et contrôler l'utilisation et la maintenance des véhicules d'une entreprise ou d'une organisation. Synonyme de parc, le terme flotte est utilisé pour désigner l’ensemble des véhicules d’une entreprise. Elle désigne les opérations menées pour assurer la supervision, la maintenance, l’entretien et l’efficacité des véhicules utilisés par les entreprises. La gestion de flotte est inscrite dans la loi LOM, Loi d’Orientation Mobilité.
Il s’agit aussi bien de la gestion de l’utilisation ainsi que de la maintenance d’un parc de véhicules. Les objectifs sont d’augmenter la productivité et de réduire les coûts. On désigne gestion de flotte ou gestion de parc la gestion des véhicules d’une entreprise. La gestion d’un parc automobile passe par la mise en place d’une stratégie, qui permet d’optimiser les coûts liés au transport dans une entreprise, tout en favorisant le développement de ses activités et en assurant la sécurité des conducteurs.
La gestion de flotte regroupe l’ensemble des tâches liées à l’utilisation et à la maintenance d’un parc de véhicules. Une flotte automobile, par définition, est un ensemble de véhicules automobiles dont une entreprise dispose et que ses employés utilisent dans le cadre de leurs fonctions et activités. La composition d’une flotte automobile varie selon le secteur d’activité et les autres spécificités de l’entreprise.
Pourquoi la Gestion de Parc Automobile est-elle Importante ?
Il est important d'avoir un gestionnaire de parc automobile (interne ou externe) car cela permet d'optimiser l'utilisation et la maintenance des véhicules, ce qui peut avoir un impact significatif sur les coûts de l'entreprise ou de l'organisation. En général, plus la flotte de véhicules est grande, plus la gestion de parc est complexe et nécessite une attention accrue, un personnel dédié et des systèmes informatiques pour la suivre efficacement. La gestion d’un parc automobile englobe toutes les activités et responsabilités associées à la possession, à l’utilisation et à l’entretien des véhicules au sein d’une entreprise.
Cette tâche, souvent chronophage, nécessite une attention minutieuse, car elle affecte non seulement le budget de l’entreprise mais aussi sa productivité globale. Optimiser la gestion d’un parc automobile présente des avantages significatifs sur plusieurs plans. Économiquement, cela permet de minimiser les dépenses liées au carburant, à l’entretien et à l’assurance. Sur le plan de la sécurité, une gestion rigoureuse assure que tous les véhicules sont en excellent état de fonctionnement, réduisant ainsi les risques d’accidents.
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Les objectifs de la gestion de flotte
- Sécuriser ses véhicules
- Améliorer l’organisation du flux et l’utilisation des véhicules en milieu urbain.
Les Composantes Essentielles de la Gestion de Parc Automobile
1. La Car Policy
La mise en place d’une politique de gestion de parc automobile, communément appelée « Car Policy », est fondamentale pour une entreprise. Elle définit les règles relatives à l’utilisation des véhicules, incluant la gestion des coûts, les critères d’éligibilité pour l’usage d’un véhicule de service par chaque collaborateur, et les responsabilités des conducteurs. La Car Policy est un document sur lequel un gestionnaire de parc peut s’appuyer. Elle est rédigée entre la direction générale, le gestionnaire de la flotte automobile, les conducteurs et le service financier de l’entreprise. Elle réglemente l’utilisation des véhicules dans le cadre des activités de l’entreprise.
2. Veille Réglementaire
Une veille réglementaire active est une solution cruciale pour assurer que l’entreprise respecte toutes les lois de roulage et réglementations environnementales en vigueur. Cela comprend, mais sans s’y limiter, le suivi des changements législatifs, la mise en œuvre de pratiques d’éco conduite et la gestion des contraventions.
3. Entretien Régulier
L’entretien régulier est vital pour maintenir la flotte en bon état, prolongeant ainsi la durée de vie des véhicules et optimisant leur performance. Cela inclut des inspections régulières, la maintenance préventive et les réparations nécessaires de tout matériel critique.
4. Suivi des Véhicules et Gestion des Sinistres
La gestion des sinistres et le suivi méticuleux de chaque véhicule sont essentiels pour maintenir un contrôle efficace sur le parc automobile. Cela inclut la surveillance des indicateurs critiques tels que le kilométrage (“sur” ou “sous” roulage), les émissions de CO2, le nombre d’incidents de conduite, et le respect des règles d’éco conduite.
Le Rôle du Gestionnaire de Parc Automobile
Le gestionnaire de parc automobile joue un rôle clé dans l’optimisation de l’utilisation des véhicules et la réduction des coûts opérationnels. Ses principales responsabilités incluent la sélection des véhicules, la négociation des contrats de leasing ou d’achat, la mise en œuvre de politiques de gestion, et la supervision de l’entretien et de la conformité réglementaire.
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Aussi appelé agent de parc, le gestionnaire de parc s’occupe de la gestion administrative, logistique et technique des véhicules d’une entreprise. La carrière de gestionnaire de parc automobile offre diverses opportunités dans de nombreux secteurs, y compris les entreprises de transport, les corporations multinationales, et les administrations publiques. Les environnements de travail varient de bureaux traditionnels à des rôles plus mobiles où des déplacements fréquents sur le terrain sont nécessaires pour inspecter les véhicules et rencontrer les fournisseurs.
Pour exceller dans le domaine de la gestion de parc automobile, une combinaison de formations académiques et de compétences pratiques est essentielle. Les diplômes en logistique, gestion d’entreprise ou ingénierie automobile peuvent fournir une base solide. De plus, des certifications spécifiques à l’industrie, comme celles offertes par l’Association pour la Gestion de Flotte Automobile, peuvent renforcer les compétences nécessaires pour gérer efficacement un parc automobile.
Stratégies pour une Gestion Efficace
1. Analyse des Coûts
Une gestion efficace du parc automobile nécessite une analyse approfondie des coûts à tous les niveaux. Cela implique d’évaluer les dépenses immédiates, telles que les réparations et l’entretien, ainsi que les coûts à long terme, comme la dépréciation des véhicules et les frais de remplacement. Le calcul préalable du TCO met en évidence les pôles de dépenses à optimiser. Il comprend les coûts directs et les coûts indirects ou appelés « coûts cachés ».
2. Achat vs Location
La décision d’acheter ou de louer des véhicules a un impact significatif sur les finances de l’entreprise. La location peut offrir des avantages comme des coûts initiaux plus bas et une gestion simplifiée de la flotte, tandis que l’achat peut être plus rentable à long terme. Le principe du leasing est de pouvoir utiliser une voiture, sans en être le propriétaire. Location Courte Durée, Location de Longue Durée et Location de Moyenne Durée. Le crédit bail est aussi appelé LOA, Location avec Option d’Achat.
3. Externalisation
Pour certaines entreprises, externaliser la gestion de leur parc automobile à des spécialistes peut être une stratégie coût-efficace. Il est également possible d’externaliser la gestion d’un parc automobile. Il s’agit de faire appel à un prestataire externe, qui s’occupera de tous les aspects liés à la gestion : administratifs, techniques, logistiques et humains, grâce à son équipe d’experts. L’externalisation est un avantage lorsque l’entreprise souhaite concentrer ses collaborateurs sur leur cœur de métier ou qu’elle ne possède pas au sein de son équipe, une personne ayant toutes les qualités requises pour ce poste.
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Confier la gestion de la flotte auto à Handishare, c’est gagner du temps sur des missions chronophages et s’assurer de la fiabilité du suivi des divers événements concernant les véhicules de l’entreprise ainsi que leurs conducteurs.
Solutions et Outils de Gestion
Pour optimiser la gestion de sa flotte automobile, votre entreprise doit se doter des bons outils de gestion. Leur choix doit donc lui aussi être pertinent. Certains logiciels de gestion de flotte automobile incluent l’ensemble de ces outils. Afin de vous aider dans la gestion d’un flux de véhicules, de nombreux outils et applications existent. Parmi eux, il y a les GPS à bord des véhicules ainsi que des logiciels d’aide au pilotage de la flotte automobile.
Les systèmes de géolocalisation des véhicules permettent de faire remonter de nombreuses informations particulièrement utiles à la gestion d’un parc auto. Ils enregistrent les itinéraires, mais aussi les comportements des conducteurs (respect des limitations de vitesse, des itinéraires définis par le gestionnaire du parc etc.). Les ERP, ou Prologiciels, disposent de nombreuses fonctionnalités qui permettent une gestion complète du parc, grâce à la collecte d’informations précises et de leur centralisation. Sur la base de ces données, les pôles de dépenses sont identifiés et les axes d’améliorations possibles sont mis en évidence.
En ce qui concerne les problématiques de stationnement, votre gestionnaire de parc automobile peut également avoir recours aux solutions proposées par Zenpark. Zenpark Pro Pool est la solution parfaite si votre entreprise cherche des places de parking à louer au mois ou à l’heure.
L'Entretien : Un Pilier de la Gestion de Flotte
L’entretien est un élément majeur dans la gestion de votre flotte automobile d’entreprise. En effet, il constitue à la fois un poste de dépenses important et un levier pour réduire les coûts. Un véhicule régulièrement et correctement entretenu est plus sûr, plus fiable, plus économique et plus durable. Il y a aussi un avantage moins direct, mais non négligeable : l’impact positif sur l’image de l’entreprise. Un véhicule visiblement mal entretenu évoque au contraire la négligence et le manque de sérieux.
D’abord, il convient de planifier et de suivre rigoureusement toutes les opérations d’entretien, de maintenance et de réparations. La maintenance prédictive procure d’ailleurs un avantage puissant en la matière. Enfin, il est bon de s’appuyer tant sur les outils de gestion que sur la sensibilisation des collaborateurs.
Les Défis Actuels et Futurs
Dans un contexte économique et environnemental de plus en plus contraignant, l’optimisation des coûts est devenue une priorité pour de nombreuses entreprises. Ce défi est encore plus important pour celles qui disposent d’un parc automobile, tant le transport est un secteur coûteux. Les réglementations entrées en vigueur en Europe concernant les émissions de gaz polluants contraignent les entreprises dans la gestion de leur parc. Elles doivent aujourd’hui se fixer des objectifs précis et mettre tout en œuvre pour les atteindre.
Depuis 2015, ce dispositif permet de bénéficier d’une prime pour la mise à la casse d’un VP ou d’un VUL ancien. La Loi d’Orientation des Mobilités est publiée depuis le 26 décembre 2019. Elle a pour objectif de favoriser la mobilité durable et incite les entreprises à verdir leur flotte. Les entreprises ayant plus de 50 collaborateurs et un parc automobile de plus de 100 véhicules légers sont concernées par cette loi. Dans chacune de ces flottes, 20% des véhicules doivent être à faibles émissions, d’ici 2021, il en faudra 30%.
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