En France, le véhicule d’entreprise occupe une place majeure dans l’organisation du travail. Choisir entre voiture de fonction et voiture de service est bien plus qu’une simple question d’usage : c’est un levier de fidélisation des talents, de gestion RH et de maîtrise budgétaire.

Différence entre Voiture de Fonction et Voiture de Service

Il est important de distinguer la voiture de fonction de la voiture de service :

  • Voiture de fonction : Elle est mise à disposition de façon permanente à un salarié, y compris pendant ses week-ends et congés. Il s’agit d’un avantage en nature inscrit dans le contrat de travail. Son usage, sa restitution et sa fiscalité doivent être précisés.
  • Voiture de service : Elle est affectée à une mission professionnelle précise et peut être affectée ponctuellement. L’employeur peut la retirer sans concertation, car elle ne constitue pas un avantage en nature.

Alors que la voiture de service fait partie d’une flotte des véhicules réservés aux déplacements professionnels, le second point s’applique également à l’usage privé du salarié, c’est-à-dire, un usage en dehors des heures de travail et au-delà des trajets domicile-travail. Il s’agit ainsi d’un avantage en nature considéré dans le Code du travail comme étant partie intégrante de la rémunération de l’intéressé et soumis aux cotisations sociales.

Obligations de l'Employeur

Responsabilité du Parc Automobile

Qu’il s’agisse d’une voiture de service ou d’une voiture de fonction, la loi est claire : c’est l’employeur qui est responsable de l’état de son parc automobile. Ainsi, c’est à l’entreprise de financer les différentes opérations d’entretien des véhicules qu’elle met à la disposition des salariés.

En effet, la réglementation considère qu’un véhicule professionnel entre dans la catégorie des avantages en nature proposés aux salariés - lesquels ne sont pas propriétaires du bien. L’expression « véhicule professionnel » concerne à la fois les véhicules de fonction et les véhicules de service.

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Si l’entreprise doit assumer financièrement la charge de l’entretien de ses véhicules, elle est en droit de déléguer la réalisation de ces opérations à chaque collaborateur. Au-delà des opérations périodiques d’entretien, le salarié reste responsable de son outil de travail.

L’employeur doit fournir un moyen de paiement dédié à ces dépenses (et à celles de carburant). Ainsi, il assume financièrement le nettoyage, intérieur et extérieur de la voiture.

Obligation de Sécurité

L’employeur est tenu à une obligation de sécurité envers ses collaborateurs, notamment lorsqu’il met à leur disposition un véhicule. C’est pourquoi, s’il n’organise pas l’entretien périodique, sa responsabilité civile peut être engagée. Il peut alors être condamné à une peine pénale.

Dénonciation des Infractions

Depuis 2017, l’employeur est tenu de dénoncer le conducteur en cas d’infraction constatée, sous 45 jours.

Depuis la création de l’article L121-6 du Code de la route, l’employeur a l’obligation de communiquer l’identité du conducteur responsable de l’infraction. L’employeur « dénonce » le salarié : le salarié doit s’acquitter du paiement de l’amende.

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L’employeur refuse de dénoncer le conducteur : l’entreprise est tenue au paiement du montant de l’amende, auquel s’ajoute l’amende de 750 € sur le fondement du manquement à son obligation de communiquer l’identité du salarié. Aucun retrait de points ne peut être effectué.

Aujourd’hui, l’entreprise est dans l’obligation de dénoncer un conducteur qui a commis une infraction du code de la route.

Obligations du Salarié

Les obligations quant à l’usage de son véhicule de fonction sont définies dans le contrat de travail. Le document fixe ainsi ses obligations concernant l’entretien, les indemnités prévues dans le cadre des déplacements et les conditions de restitution du véhicule. Des clauses concernant les frais d’entretien peuvent également s’ajouter.

En tant que bénéficiaire, le salarié est alors considéré aussi comme responsable de l’état du véhicule. Le salarié a l’obligation de déclarer et de payes des charges sociales sur ses avantages en nature.

Reste une question : la propreté de la voiture est-elle de la responsabilité de l’employeur ou du salarié ?

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Le salarié, pour sa part, peut faire l’objet de rappels et d’avertissements s’il ne prend pas soin du véhicule qui lui a été confié, ou s’il l’utilise à des fins qui n’ont pas été prévues ou acceptées par l’employeur.

Utilisation Privée et Limites

Le principe de base du véhicule de fonction est qu’il peut être utilisé à des fins privées par le salarié. Il peut donc servir pour les déplacements personnels, y compris pendant les week-ends et les vacances, et pas seulement pour le trajet domicile - lieu de travail. La voiture de fonction peut servir pour un usage personnel comme professionnel.

Cependant, cette utilisation privée constitue un avantage en nature, qui est soumis à des charges sociales pour l’entreprise et à l’impôt sur le revenu pour le salarié. Ainsi, si un employeur omet de mentionner cet avantage sur le bulletin de salaire, il pourrait faire l’objet d’un redressement par l’Urssaf.

Bien que l’usage privé du véhicule de fonction soit autorisé, il existe des limites. Par exemple, prêter le véhicule à un tiers sans avoir remis le certificat d’immatriculation peut être sanctionné, tout comme utiliser le véhicule pour faire du covoiturage et en tirer un bénéfice.

La jurisprudence a clairement établi que l’usage privé du véhicule de fonction ne peut pas entraîner un enrichissement personnel. L’utilisation du véhicule de fonction pour le covoiturage a été jugée suffisante pour lier ces actes à la vie professionnelle et non à la vie privée, ce qui a des implications disciplinaires.

Les employeurs sont donc invités à insérer dans le règlement intérieur de l’entreprise et dans le document de mise à disposition du véhicule une clause précisant qu’il est interdit aux salariés de prêter leur véhicule de fonction à un tiers ou de l’utiliser pour du covoiturage.

De même, il est fortement recommandé d’interdire l’utilisation du véhicule de fonction pour une activité qui pourrait entraîner un bénéfice personnel.

L’inscription sur une plateforme de covoiturage du salarié disposant d’une voiture de fonction est possible. La loi n’interdit pas de covoiturer avec une voiture de fonction et, à l’heure actuelle, il n’existe pas de réglementation claire et précise.

Pour une voiture de fonction, l’essence est prise en charge par l’employeur lorsque le véhicule est utilisé dans le cadre des missions professionnelles du salarié. Pour les frais de carburant liés à l’utilisation personnelle du salarié, l’employeur peut décider de les prendre en charge (intégralement ou partiellement), ou de demander au salarié d’en supporter le coût.

Suppression de la Voiture de Fonction

La suppression de la voiture implique obligatoirement la modification du contrat de travail du salarié. Le salarié doit y consentir. S’il refuse, l’employeur ne peut imposer la suppression du véhicule de fonction.

La suppression de cet avantage en nature ne peut être imposée au salarié sans son consentement, car il s’agit d’une modification du contrat de travail.

Sanctions en Cas de Non-Respect des Règles

Si un salarié ne respecte pas ces règles, l’employeur peut lui imposer des sanctions. Il pourrait s’agir d’un avertissement, d’une rétrogradation, d’une suspension du contrat de travail ou même d’un licenciement pour faute grave.

La Cour d’appel de Rennes a déjà confirmé qu’une telle utilisation du véhicule de fonction pouvait justifier un licenciement pour faute grave.

Évaluation de l'Avantage en Nature

Il existe deux façons de calculer le montant de l’avantage en nature d’une voiture de fonction. Son prix dépend donc intégralement de l’option choisie par l’employeur : au forfait ou au réel.

Nouvelles Dispositions (Arrêté du 25 Février 2025)

L’arrêté du 25 février 2025, publié au Journal officiel du 27 février, augmente substantiellement les pourcentages d’évaluation forfaitaires des véhicules mis à disposition par l’employeur à compter du 1er février 2025.

  • pour un véhicule acheté, l’évaluation est de 9 % (ou 6 % si le véhicule a plus de 5 ans) du coût d’achat TTC hors carburant.
  • pour un véhicule acheté, l’évaluation passe à 15 % (ou 10 % si le véhicule a plus de 5 ans) du coût d’achat TTC hors carburant.

L’augmentation des pourcentages de valorisation de cet avantage en nature alourdit significativement le coût pour l’employeur.

Pour les véhicules 100 % électriques, des dispositions spécifiques s'appliquent :

  • Pour les véhicules 100 % électriques mis à disposition entre le 1er janvier 2020 et le 31 janvier 2025 : les dépenses prises en compte pour le calcul de l’avantage en nature (assurance, entretien, coût de location, etc.) sont minorées des frais d’électricité payés par l’employeur pour la recharge du véhicule.
  • Pour les véhicules 100 % électriques éligibles au bonus écologique mis à disposition entre le 1er février 2025 et le 31 décembre 2027 : les dépenses ne tiennent pas compte des frais d’électricité engagés par l’employeur pour la recharge du véhicule, et sont évaluées après application d’un abattement de 70 %, dans la limite de 4 582 € par an en 2025.

Il convient de souligner que l’arrêté prolonge également le régime de l’avantage en nature « borne électrique » jusqu’au 31 décembre 2027, sans modification.

Important : depuis le 1er février 2025, pour bénéficier de ces abattements, le véhicule électrique doit respecter l’éco-score minimal. Pour cela, il doit figurer dans la liste des versions de voitures particulières électriques ayant atteint le score environnemental minimal conditionnant l'éligibilité à certaines aides à l'achat ou à la location de véhicules peu polluants (arrêté du 14 décembre 2023, mis à jour le 8 avril 2025).

Géolocalisation

L’employeur peut équiper le véhicule de fonction d’un système de géolocalisation, à condition d’installer un dispositif adapté et justifié par la nature du travail du salarié.

Accident

En cas d’accident, le sinistre est pris en charge financièrement par l’assureur ou l’entreprise. Mais au-delà de l’aspect financier, l’employeur peut-il sanctionner le salarié lorsque celui-ci est responsable de l’accident ? En cas de faute grave de ce dernier, les sanctions encourues peuvent aller jusqu’au licenciement.

Toutefois, un salarié, même s’il est responsable de l’accident, ne peut être sanctionné sans comportement fautif avéré, d’où l’importance d’encourager des pratiques de bonne conduite.

Pneus Hiver

Si l’employeur n’a pas obligation légale d’équiper les véhicules de fonction de pneus neige, il ne doit pas laisser circuler les salariés dans des véhicules non adaptés aux conditions hivernales.

Notez-le : depuis le 1er novembre 2021, les pneus hiver peuvent être imposés dans certains territoires comme les zones de montagne et les zones contiguës qui constituent ensemble un massif. Les massifs visés sont les suivants : Alpes, Corse, Massif central, Massif jurassien, Pyrénées, Massif vosgien.

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