Lorsqu’on souhaite réaliser un audit de sa flotte automobile pour optimiser sa rentabilité, il est primordial de réaliser un cahier des charges. Ce document permet de synthétiser les conclusions de l’audit tout en mettant en avant les objectifs à tenir à court, moyen et long terme. Il est idéal pour avoir en tête la ligne de conduite à suivre jusqu’au prochain audit, tout en permettant de briefer ses collaborateurs si besoin. N’oubliez jamais que vous rédigez ce cahier des charges de Gestion de Flotte pour les autres et non pour vous.
Le volume d’information à fournir dépendra de la qualité des réponses attendues ainsi que de vos enjeux.
1. Analyse et Objectifs de la Flotte Automobile
Dans les collectivités et établissements publics, le parc automobile représente un poste budgétaire à optimiser. Pour cela, voici quelques questions incontournables :
- Combien de véhicules constituent la flotte actuelle ?
- De quelles catégories ?
- Quel âge moyen ?
- Quelles échéances de renouvellement ?
- Quelle répartition (par service, population) ?
- Quelles motorisations ?
- Quels usages (urbain/extra-urbain, quotidiens/irréguliers…) ?
- Quels modes de fonctionnement ?
- Quel budget actuel (investissement/fonctionnement, coûts directs : achat, entretien… et indirects : temps de gestion, personnel dédié, gestion des sinistres…) ?
Déterminer ses objectifs :
- Financiers (réduction des coûts directs / indirects) ?
- Développement durable (nombre de véhicules électriques pour respecter la loi LOM, réduction des émissions de CO2, de la consommation carburant, amélioration de la sécurité des conducteurs) ?
- Communication (image de l’établissement : rajeunissement du parc, véhicules affichés « propres »…) ?
- Quel mix énergétique ?
Etablir la vision de la flotte à trois ans : quels types de véhicules ? Quelles énergies ? Quels modes d’utilisation (véhicules attribués, autopartage) ? Quels modes de fonctionnement ?
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2. Formalisme du Marché
Le formalisme du marché doit être adapté à son volume et à ses enjeux. S’il est trop lourd, il aura tendance à démotiver les candidats, donc à limiter la concurrence. Marché ordinaire ? Accord-cadre ?
L’accord cadre qui ne fixe pas toutes les stipulations contractuelles mais simplement le socle de base des engagements de chacun. Il peut permettre de sélectionner plusieurs prestataires qui seront remis en concurrence lors de la survenance du besoin, ce qui conduira à la conclusion de marchés subséquents. Il offre la souplesse de faire profiter à l’acheteur des évolutions du marché, puisqu’il remet en concurrence à chaque besoin.
L’accord cadre qui fixe précisément les obligations de chacune des parties et qui s’exécute par l’émission de bons de commande. Il est adapté à des renouvellements échelonnés sur plusieurs années, quitte à ne pas avoir une visibilité exacte sur les volumes concernés.
3. Présentation du Parc Automobile et des Attentes
Présenter son parc automobile, ses contraintes, ses attentes, ses objectifs est une étape trop souvent oubliée dans les cahiers des charges. L’Ordonnance de 2015 impose de raisonner en termes de spécifications techniques ; elle n’autorise donc pas la référence à des marques ou modèles.
Or un CCTP imposant de manière trop stricte et sans marge de manœuvre l’énergie, la puissance fiscale, la puissance réelle, un taux de CO2 et de consommation carburant pourra se révéler trop restrictif pour permettre aux candidats de proposer quelque modèle que ce soit.
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Les prestations de services (entretien, assistance, véhicule relais, remplacement des pneus…) sont un incontournable des cahiers des charges, quel que soit le mode de gestion choisi. Pour être efficace, le cahier des charges doit présenter clairement les objectifs de l’acheteur (ex : mobilité immédiate en cas de panne…) plutôt que de s’attacher à rédiger en détail le contenu de la prestation attendue.
Critères de Choix et Analyse des Coûts
Gages de la réussite de la consultation, les critères de choix doivent répondre aux objectifs que s’est fixés l’acheteur. En matière de prix, l’analyse, pour être pertinente, doit se faire en coût global. Ce n’est pas parce que le carburant ne fait pas partie du marché d’achat ou de location des véhicules, que la collectivité n’en supportera pas le coût.
Pour s’assurer de la performance économique de son achat, l’acheteur doit donc intégrer l’analyse de la consommation carburant et des dépenses qui en découleront, dans son marché de véhicules. Enfin, l’article 58 du Décret du 25 Mars 2016 a développé les possibilités offertes à l’acheteur s’agissant des variantes.
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