Dans un contexte économique et environnemental de plus en plus contraignant, l’optimisation des coûts est devenue une priorité pour de nombreuses entreprises. Ce défi est encore plus important pour celles qui disposent d’un parc automobile, tant le transport est un secteur coûteux. Il est donc impératif de mettre en place une gestion du parc automobile rigoureuse.
Définition d'un Parc Automobile
Un parc automobile désigne l’ensemble des véhicules qu’une entreprise ou une organisation possède et utilise pour ses activités quotidiennes. Un parc automobile est un ensemble de véhicules appartenant ou loués par un organisme, dans le cadre de ses activités. La gestion d’une flotte de véhicules, également appelée « fleet management », consiste en la coordination des différentes activités de transport.
Une flotte automobile, ou parc automobile, désigne l'ensemble des véhicules dont dispose une entreprise pour son activité. Elle comprend :
- Les voitures de fonction
- Les véhicules de service
- Les utilitaires
- Les poids lourds
- Les deux-roues
- Tout autre véhicule nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise
Qu'ils soient achetés, en location longue durée ou en leasing, ces véhicules représentent un investissement considérable et nécessitent une gestion rigoureuse.
Enjeux de la Gestion de Flotte Automobile
Une gestion optimisée d’un parc automobile revêt aujourd’hui plusieurs enjeux. Pour l’entreprise, la bonne gestion permet d’améliorer le confort de ses salariés, d’optimiser les coûts mais aussi de réduire son empreinte carbone.
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Adapter les Véhicules à l'Activité des Collaborateurs
Pour optimiser la flotte automobile, les véhicules doivent être sélectionnés en fonction des besoins réels des utilisateurs pour leur permettre d'accomplir efficacement leurs missions. Une analyse approfondie des usages professionnels est essentielle : types de déplacements, fréquence, distance, transport de matériel ou de personnes.
Réduire les Coûts Liés à la Flotte
L'achat ou la location de véhicules représente un investissement majeur. Le gestionnaire doit calculer le TCO (Total Cost of Ownership) pour connaître le coût global de possession. Pour le calculer, il faut prendre en compte :
- L'acquisition des véhicules
- Le carburant
- L'entretien et la maintenance
- Les assurances
- Les taxes et la fiscalité
Assurer la Sécurité des Collaborateurs
Disposer de véhicules bien entretenus et sécurisés est la clé pour protéger les conducteurs et limiter les risques d'accidents. La politique de sécurité doit couvrir à la fois les aspects techniques et humains. Un planning rigoureux d'entretien préventif, le renouvellement régulier du parc et le choix de véhicules équipés des dernières technologies de sécurité constituent le socle d'une flotte sûre.
Respecter les Contraintes Environnementales
La transition écologique impose aux entreprises de repenser leur stratégie de mobilité. La réglementation se durcit avec l'instauration de zones à faibles émissions, dans le cadre de la loi LOM. Le gestionnaire de flotte doit désormais intégrer ces paramètres environnementaux dans ses choix, en privilégiant les véhicules moins polluants : hybrides, électriques ou à hydrogène selon les usages.
La gestion d’un parc automobile passe par la mise en place d’une stratégie, qui permet d’optimiser les coûts liés au transport dans une entreprise, tout en favorisant le développement de ses activités et en assurant la sécurité des conducteurs. La gestion d'un parc automobile implique également de veiller à la sécurité des conducteurs. En effet, une bonne gestion vise à prévenir les risques d’accident en assurant un contrôle strict des véhicules.
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Les réglementations entrées en vigueur en Europe concernant les émissions de gaz polluants contraignent les entreprises dans la gestion de leur parc. Elles doivent aujourd’hui se fixer des objectifs précis et mettre tout en œuvre pour les atteindre.
Comment Choisir sa Flotte de Véhicules ?
Le choix des véhicules constitue le premier poste de dépenses (environ 45% du budget) d'une flotte automobile. Cette décision stratégique doit s'appuyer sur plusieurs critères fondamentaux pour garantir une gestion optimale du parc.
Établir une Car Policy Adaptée
La Car Policy, document qui définit la politique de l'entreprise en matière de parc automobile, précise :
- Le nombre et le type de véhicules selon les fonctions
- Les équipements autorisés
- Les contraintes environnementales
Ce référentiel indispensable permet de formaliser les règles d'attribution et d'utilisation des véhicules entre les différentes catégories de collaborateurs.
Prioriser les Critères Techniques Essentiels
Les critères de sélection techniques jouent un rôle déterminant dans le choix des véhicules. Quatre facteurs clés doivent être considérés :
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- La fiabilité du véhicule qui impactera les coûts de maintenance
- La consommation moyenne de carburant qui pèse directement sur le budget de fonctionnement ou la capacité de la batterie dans le cas d’une voiture électrique
- Le niveau d'émissions de CO2 qui influence la fiscalité
- L'adéquation avec l'usage (kilométrage annuel, de type de déplacements, capacité de chargement, etc.)
Intégrer la Dimension Écologique
La transition écologique s'impose progressivement dans les stratégies de flotte. L'intégration de véhicules hybrides ou électriques est prévue dans le cadre de la Loi d'Orientation des Mobilités (LOM). L’article 26A du texte impose des quotas progressifs de véhicules à faibles émissions (moins de 60 g/km de CO2) lors du renouvellement des parcs :
- 10% à partir du 1er janvier 2022
- 20% dès janvier 2024
- 40% en 2027
- Puis 50% en 2030
Le gestionnaire de flotte automobile doit donc arbitrer en choisissant des véhicules adaptés aux besoins des salariés tout en respectant les exigences du texte.
Externaliser ou Internaliser la Gestion du Parc Automobile
La gestion d’un parc automobile peut s’opérer différemment suivant la taille de l’entreprise, le nombre de véhicules qui constituent la flotte et ses besoins.
- Internaliser la gestion : Désigner une personne de l’entreprise comme gestionnaire du parc. La personne chargée de la gestion doit être à temps plein sur ses missions, tant elles nécessitent une grande polyvalence. Son objectif principal est de garder le TCO de l’entreprise au plus bas.
- Externaliser la gestion : Faire appel à un prestataire externe, qui s’occupera de tous les aspects liés à la gestion : administratifs, techniques, logistiques et humains, grâce à son équipe d’experts. L’externalisation est un avantage lorsque l’entreprise souhaite concentrer ses collaborateurs sur leur cœur de métier ou qu’elle ne possède pas au sein de son équipe, une personne ayant toutes les qualités requises pour ce poste.
Comment Financer sa Flotte Auto ?
Autre enjeu de la gestion du « fleet management » : le financement de la flotte automobile. Le choix se fait en accord avec la direction des affaires financières de l’entreprise. Il existe plusieurs types de financement :
- L’achat comptant.
- La location longue durée (LLD), avec paiement d’un loyer mensuel fixe sur une période déterminée. L’entreprise rend les véhicules à la fin du contrat.
- La location avec option d’achat (LOA), aussi appelée « leasing » ou « crédit-bail » : les véhicules sont loués pour une durée déterminée, moyennant un loyer mensuel fixe. À la fin du contrat, l’entreprise peut acheter les véhicules au loueur ou en louer d’autres.
- La location moyenne durée (LMD), qui dure généralement de 1 à 12 mois. Elle répond à certains besoins comme les opérations commerciales limitées dans le temps, les chantiers, les salariés en CDD, etc.
- La location courte durée (LCD) pour les besoins ponctuels.
En LLD comme en LOA, le loyer mensuel peut inclure des services complémentaires comme l’entretien et l’assurance des véhicules.
Comment Sécuriser son Parc Automobile ?
Sécuriser une flotte de véhicules passe par l’entretien et l’assurance des véhicules. L’entretien est essentiel pour optimiser la durée de vie des véhicules, maximiser leur valeur de revente, mais aussi pour assurer la sécurité des conducteurs. Plusieurs solutions existent :
- Confier l’entretien des véhicules à une enseigne partenaire.
- Assurer l’entretien en interne par vos propres équipes.
- Une solution intermédiaire consiste à effectuer des opérations de maintenance simples en interne (pression des pneus, vidange, contrôle des niveaux, nettoyage…) et de confier les opérations plus complexes à une enseigne.
L’assurance responsabilité civile est obligatoire pour assurer votre flotte de véhicules. Votre contrat d'assurance peut inclure d’autres garanties : dommages aux véhicules, vol, incendie, bris de glace, panne, etc. Pour souscrire une assurance flotte, l’entreprise doit posséder au moins 5 véhicules.
Logiciels de Gestion de Flotte : Un Allié Essentiel
C’est là qu’un logiciel de gestion de flotte automobile devient un allié essentiel. Les gestionnaires de parc automobile doivent jongler avec de nombreuses responsabilités, allant de la maintenance des véhicules à la gestion des conducteurs, en passant par le contrôle des coûts de carburant et des assurances. Pour relever ces défis, ils ont besoin d’outils et de logiciels spécialisés qui leur permettent de suivre et d’optimiser chaque aspect de la gestion de flotte.
Grâce à des systèmes de suivi GPS, les gestionnaires peuvent surveiller la localisation, la vitesse, et même le comportement de conduite de la base de données complète de leurs conducteurs. La gestion des ressources est également facilitée par ces outils.
Par exemple, un logiciel comme Fleeti permet de visualiser les trajets en cours, ce qui aide à détecter immédiatement des comportements dangereux, comme une conduite imprudente ou des excès de vitesse. En surveillant ces indicateurs clés disponibles directement depuis un tableau de bord, les entreprises peuvent intervenir rapidement pour corriger les comportements à risque, organiser des sessions de formation à propos de la sécurité routière, et établir des protocoles de conduite sécurisée.
Gestion Proactive de l'Entretien des Véhicules
Un autre aspect fondamental d’un logiciel de gestion est la gestion proactive de l’entretien des véhicules. Les plateformes modernes, comme ASK, Gac Car Fleet ou encore Phoenix, offrent des solutions avec des fonctionnalités de suivi d’entretien qui alertent les gestionnaires lorsque des réparations ou des maintenances sont nécessaires.
La maintenance préventive joue un rôle crucial en permettant de planifier des interventions avant que des problèmes ne surviennent. Par exemple, une simple vérification régulière des freins, des pneus et des niveaux de carburant peut faire une énorme différence dans la sécurité générale de la flotte automobile. Des données historiques sur l’entretien peuvent également être analysées pour identifier des tendances et prévoir des interventions nécessaires avant qu’un problème ne se transforme en incident.
Avec WeProov, les inspections de véhicules sont digitalisées, permettant aux gestionnaires de flotte de documenter facilement l’état de chaque véhicule avant et après utilisation. Cette documentation précise, basée sur des photos horodatées et géolocalisées, assure une traçabilité complète et aide à détecter rapidement tout dommage ou usure. Les entreprises peuvent ainsi agir de manière préventive, en réparant les dommages mineurs avant qu’ils ne deviennent de plus gros problèmes.
En cas de sinistre, les preuves collectées facilitent le processus de réclamation d’assurance en fournissant des données objectives et précises, ce qui accélère le traitement et minimise les coûts pour l’entreprise. De plus, les rapports d’inspection peuvent être utilisés pour former les conducteurs en identifiant des comportements à risque, tels que des manques d’entretien ou des négligences, permettant aux gestionnaires d’adopter des mesures correctives.
Analyse des Comportements de Conduite
Avec les outils d’analyse intégrés aux logiciels de gestion de flotte, les entreprises peuvent examiner les comportements de conduite et identifier des modèles de risque dans leur parc automobile. En fournissant des feedbacks sur ces comportements, les gestionnaires peuvent offrir des formations personnalisées aux conducteurs, les sensibilisant à l’importance d’une conduite responsable.
La formation des conducteurs est impérative pour améliorer la sécurité routière ; cela peut non seulement réduire le nombre d’accidents, mais aussi améliorer la consommation de carburant, entraînant ainsi des économies supplémentaires pour l’entreprise.
Sécurité Informatique et Protection des Données
Dans le domaine de la gestion de flotte automobile, la sécurité informatique est une priorité absolue. Les logiciels de gestion de flotte collectent et stockent une grande quantité de données sensibles, telles que les informations personnelles des conducteurs, les détails des véhicules et les historiques de trajets.
Les logiciels de gestion de flotte doivent donc intégrer des mesures de sécurité aguerries. Parmi celles-ci, le cryptage des données est fondamental pour empêcher l’interception et la lecture des informations par des tiers malveillants. De plus, l’authentification à plusieurs facteurs renforce la sécurité en exigeant plusieurs preuves d’identité avant d’accéder aux données sensibles.
Gestion des Sinistres et Réactivité
En cas de sinistre, un logiciel de gestion de flotte automobile facilite la documentation des incidents. La gestion des incidents est cruciale pour minimiser les impacts négatifs. Des fonctionnalités telles que les rapports d’accident en temps réel, la prise de photos et la collecte de données de l’accident aident les gestionnaires à évaluer rapidement la situation.
La réactivité est essentielle pour une gestion efficace des sinistres. Cette rapidité dans le traitement des sinistres non seulement réduit les coûts associés aux accidents, mais aide également à maintenir la confiance des clients, des partenaires et des fournisseurs.
Prévention des Sinistres et Réduction des Coûts
La prévention des sinistres grâce à un logiciel de gestion de flotte se traduit également par une réduction significative des coûts. La protection des données est essentielle dans ce contexte. Les accidents entraînent souvent des frais de réparation élevés, des pertes d’exploitation dues à l’immobilisation des véhicules, et une augmentation des primes d’assurance.
Rester à Jour avec les Évolutions Réglementaires et Technologiques
Enfin, l’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte automobile permet aux gestionnaires de rester à jour avec les évolutions réglementaires et technologiques. En intégrant des fonctionnalités de mise à jour automatique, ces logiciels assurent que les entreprises restent conformes aux normes de sécurité en vigueur, tout en bénéficiant des dernières innovations en matière de gestion de flotte.
Les systèmes modernes offrent également des options de personnalisation qui permettent aux entreprises de s’adapter rapidement aux changements dans leur environnement opérationnel, qu’il s’agisse de nouveaux types de véhicules, de modifications de la réglementation sur les poids lourds, ou de nouvelles exigences en matière de durabilité.
En synthèse, un logiciel de gestion de flotte automobile n’est pas simplement un outil de suivi, mais un véritable partenaire stratégique dans la prévention des sinistres. Adopter une telle solution, c’est faire le choix de s’engager à transformer la gestion de la flotte (propre ou en location), en une activité proactive, basée sur des données précises et des analyses approfondies.
Tableau des quotas de véhicules à faibles et très faibles émissions à incorporer lors du renouvellement des flottes de l’Etat
| Seuil de véhicules | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 | 2029 | 2030 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| VP/VUL 20 VFE | 50% | 50% | 50% | 50% | 50% | 70% | 70% | 70% | 70% |
| VP/VUL 20 VTFE | 37,4% | 37,4% | 37,4% | 37,4% | 45% | ||||
| Poids Lourds 20 VFE | 50% | 50% | 50% | 50% | 50% | 50% | 50% | 50% | 50% |
| Autobus/Autocar 20 VFE | 50% | 50% | 50% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% |
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