Bon nombre d’entreprises font le choix de mettre voiture de fonction et voiture de service à disposition de leurs collaborateurs. Si dans la pratique, les deux semblent similaires, la différence entre ces deux solutions réside dans les règles d’utilisation.
Définitions
Qu'est-ce qu'une voiture de fonction ?
Un véhicule de fonction est une voiture fournie par l’entreprise à un salarié, qui pourra l’utiliser aussi bien pour des trajets professionnels que personnels. Un véhicule de fonction est une voiture mise à la disposition du salarié pour ses déplacements professionnels mais aussi pour ses déplacements personnels. C’est l’employeur qui est propriétaire ou locataire du véhicule. À la différence de la voiture de service, accessible uniquement sur le temps de travail, la voiture de fonction est utilisable par le salarié sur le temps professionnel et sur le temps personnel.
Qu'est-ce qu'une voiture de service (ou de société) ?
Une voiture de service, aussi appelée voiture de société, est un véhicule mis à disposition par l’employeur uniquement pour un usage professionnel. La voiture de service, aussi appelée, voiture de société est un véhicule mis à disposition par l’entreprise exclusivement pour les besoins professionnels.
Usages
Véhicule de société
Comme évoqué, le salarié ne peut l’utiliser que durant ses heures de travail et pour les missions professionnelles qui lui sont confiées. La voiture de société peut être attribuée à un salarié en particulier, ou intégrée à une flotte d’entreprise. Non, contrairement à la voiture de fonction, la voiture de service est strictement réservée aux déplacements professionnels. Certains employeurs font parfois preuve d’une certaine souplesse et acceptent que le véhicule soit utilisé pour des trajets entre le domicile et le travail. D’autres imposent au contraire, que le véhicule soit stationné chaque nuit, sur le parking de l’entreprise.
Véhicule de fonction
La voiture de fonction peut donc rouler aussi bien les jours travaillés, que les jours de congés et jours fériés. Le salarié n’est toutefois soumis à aucune limitation d’utilisation de ce moyen de transport aussi bien dans l’utilisation privée que pour les déplacements professionnels. Ce véhicule de société sert aux salariés pour réaliser des missions professionnelles tout en leur servant de véhicule personnel. Le collaborateur est ainsi autorisé à faire ses courses et à partir en vacances avec son véhicule professionnel.
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Gestion et Coûts
Véhicule de société
L’entreprise prend en charge l’intégralité des frais liés au véhicule (assurance, essence, entretien…), mais le salarié ne bénéficie pas d’un usage personnel. Tous les frais liés à la voiture de service sont pris en charge par l’employeur : carburant, assurance, entretien, etc.
Véhicule de fonction
La grande majorité voire parfois la totalité des frais liés à l’utilisation du véhicule, y compris dans le cas d’usages privés, est prise en charge par l’entreprise : assurance, réparations, entretien, etc. Dans certains cas le carburant utilisé dans le cadre de déplacements personnels reste toutefois à la charge du salarié. Très souvent, les entreprises demandent aux salariés bénéficiaires d’une voiture de fonction de prendre en charge les frais d’essence lorsqu’ils utilisent le véhicule en dehors du temps de travail. Mais cette règle n’est pas gravée dans le marbre et certaines sociétés prennent à leur charge le carburant dépensé sur le temps personnel. En revanche, sur le temps de travail, l’employeur paie le carburant.
Fiscalité
Véhicule de société
L’usage d’un véhicule de service n’est pas considéré comme un avantage en nature, car ce dernier ne peut être utilisé que dans un cadre professionnel. En tant qu’outil professionnel, le véhicule de service ou véhicule de société ne constitue pas un avantage en nature et n’est donc pas taxé par l’Urssaf contrairement au véhicule de fonction.
Véhicule de fonction
La voiture de fonction est considérée comme un avantage en nature, il est donc nécessaire de l’inclure dans les revenus imposables. Faisant partie des avantages en nature pour le salarié, il est intégré aux cotisations sociales. Lors du calcul de l’impôt sur le revenu, la possession d’une voiture de fonction est donc prise en compte. Oui, la voiture de fonction est considérée comme un avantage en nature et fait partie du revenu imposable du salarié. Fiscalement, les avantages en nature font partie de la rémunération du salarié. Par conséquent, ils sont imposables sur le revenu au même titre que les salaires. La voiture de fonction doit être déclarée aux impôts car c'est un avantage en nature.
Autres Aspects Importants
- Contrat de travail: L’usage d’un véhicule de fonction doit être intégré au contrat de travail du salarié, car il fait partie intégrante de sa rémunération. L’octroi d’une voiture de fonction doit être inscrit dans le contrat de travail du salarié. C’est un avantage contractualisé. Le véhicule de service doit apparaitre dans le contrat de travail et que celui-ci peut être utilisé par plusieurs salariées.
- Retrait du véhicule: Contrairement au véhicule de société le véhicule de fonction ne peut être retiré de façon unilatérale par l’entreprise. Supprimer la voiture de fonction du collaborateur sera alors considéré comme une modification du contrat de travail. Supprimer la mise à disposition d’un véhicule de service ne demande ni conditions, ni compensation financière.
- Responsabilité en cas d'infraction: En cas d’infraction, le salarié est responsable et doit régler l’amende. Il revient au salarié de payer l’amende lorsqu’il commet une infraction au Code de la route (comme un excès de vitesse ou une amende de stationnement). Le salarié supporte également le retrait éventuel de points sur son permis de conduire.
- Obligation de dénonciation: Depuis le 1er janvier 2017, le dirigeant d’entreprise est obligé par la loi de dénoncer les salariés qui commettent une infraction au Code de la route avec leurs véhicules de fonction ou de service. À défaut de dénonciation, le dirigeant pourra être saisis sur sur son compte personnel et écopera d’une amende pouvant aller jusqu’à 3 750 €.
Tableau Récapitulatif
| Caractéristique | Véhicule de Société | Véhicule de Fonction |
|---|---|---|
| Usage | Exclusivement professionnel | Professionnel et personnel |
| Avantage en nature | Non | Oui |
| Inclusion dans le revenu imposable | Non | Oui |
| Retrait unilatéral par l'entreprise | Possible | Non possible |
| Frais de carburant (usage personnel) | Non applicable | Généralement à la charge du salarié |
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